Когда нужна бухгалтерская справка по НДФЛ

Рассмотрим, в каких случаях оформляют бухгалтерскую справку по НДФЛ и что она должна включать, чтобы у проверяющих не возникло претензий к налоговому учету.

Ситуации

Действующее законодательство четко не регулирует, когда именно учетный специалист от имени налогового агента по НДФЛ должен оформить бухгалтерскую справку в отношении подоходного налога. Между тем можно выделить ряд ситуаций, которые встречаются практически повсеместно:

1. нужно посчитать НДФЛ с суточных, которые выданы на заграничную командировку в другой валюте свыше норматива по закону;
2. необходимо уменьшить налог с иностранного работника на фиксированный авансовый платеж, который он сделал за себя на основании п. 6 ст. 227.1 НК РФ;
3. обнаружено чрезмерное удержание НДФЛ;
4. организация выдала физлицу заем, у нужно посчитать налог с материальной выгоды по нему.

Как видно, в большинстве случаев имеет место перерасчет НДФЛ в бухгалтерской справке по данному налогу.

Обязательность

Согласно закону, бухгалтерская справка по НДФЛ – необязательный к составлению документ. Она просто фиксирует событие, которое бухгалтер потом отразит в бухгалтерском и/или налоговом учете. Между тем:

• инспекция может затребовать ее при налоговой проверке;
• справка оправдывает налоговый учет по НДФЛ;
• справка докажет, что первым обнаружил и исправил ошибку (недочет) по НДФЛ сам налоговый агент, а не инспекторы.

Обратите внимание: на основании п. 1 ст. 231 НК РФ налоговый агент обязан информировать физлиц о каждом факте чрезмерного удержания НДФЛ и соответствующей сумме налога в течение 10 дней со дня обнаружения этого. Обязательная форма такого сообщения законом не установлена. Поэтому для этой цели вполне может послужить и бухгалтерская справка по НДФЛ.

Если говорить об обратном документе – бухгалтерской справке на доначисления подоходного налога – то в ней в самом конце лучше предусмотреть такой реквизит, как подпись лица, которому пересчитан налог не в его пользу.

Форма

Обязательно установленной либо рекомендованной формы бухгалтерской справки по НДФЛ законом не утверждено. Поэтому любая организация вправе разработать собственный бланк и зафиксировать его распоряжением руководителя.

Самое главное – при формировании данной справки следовать требованиям главы 23 Налогового кодекса РФ.

Также см. «Бухгалтерская справка: как правильно составить».

Образец

Далее показан пример бухгалтерской справки с перерасчетом НДФЛ. При условии, что подоходный налог был ошибочно взят и с материальной помощи в сумме 3500 рублей. А она на основании п. 28 ст. 217 НК РФ под налог не попадает.

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «Гуру» Бухгалтерская справка № 17-ПН г. Москва 28 апреля 2017 г. 28 апреля 2017 года бухгалтером Е.А. Широковой выявлен факт излишнего удержания НДФЛ с доходов администратора гостевой зоны С.Н. Благомирова за январь – март 2017 года. В облагаемую базу по НДФЛ по ошибке включена материальная помощь в размере 3500 руб. Кроме этого, за январь – март 2017 г.: • доход указанного работника составил – 100 000 руб.; • сумма стандартных налоговых вычетов – 4200 руб.; • удержанный и перечисленный НДФЛ – 12 909 руб. После перерасчета сумма НДФЛ к удержанию за период с 01 января по 31 марта 2017 года составляет – 12 454 руб. Сумма излишне удержанного налога составила 455 руб. (12 909 руб. – 12 454 руб.). В бухгалтерском учете необходимо сделать следующую запись: Дебет 70 Кредит 68, субсчет «Расчеты с бюджетом по НДФЛ», «- 455 руб.» – сторнирована излишне удержанная сумма НДФЛ. Главный бухгалтер____________Пирогова____________/Н.Ю. Пирогова/ 28 апреля 2017 г.

Также см. «НДФЛ с материальной помощи».