Компенсация за неиспользованный отпуск: как она рассчитывается 2024 году

В первом случае – отгулять неиспользованные дни отпуска можно  только при увольнении по собственному желанию, а если освобождение от должности выполняется по вине работника, это невозможно.

Во втором случае – работник может быть уволен в день подачи заявления или по истечении срока отработки, а компенсация и все остальные суммы, в том числе зарплата выплачиваются в последний трудовой день (ТК РФ ст.140 часть 1). Если увольнение идет сразу после отпуска, то расчет и документы выдаются сотруднику в последний рабочий денб.

Особенности компенсации

Эти суммы начисляются работнику за дни отпуска, которые он не успел использовать для полноценного отдыха. В соответствии со статьей 127 Трудового кодекса, компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении получается вместе с компенсацией за неиспользованные дополнительные дни отпуска.

У каждого сотрудника есть право на ежегодный оплачиваемый отпуск и на момент ухода из компании по каким-либо причинам, часть отпуска может остаться неиспользованной. Есть случаи, когда он накопился за несколько лет.

Начисление не производится тем, кто:

• трудился по договору ГПХ;
• стаж работы в компании не больше двух недель.

Есть случаи, когда работодатель должен выплачивать деньги за не отгулянные дни отпуска, если речь идет о каких-то дополнительных мерах, за исключением основного, который составляет 28 календарных дней. Таким может стать дополнительный отпуск за то, что человек работал в режиме ненормированного дня.

Кроме этого, есть не стандартные отпуска, которые удлиняются  для некоторых категорий работников, к примеру, врачи, педагоги и др. Отпускные при увольнении рассчитываются на базе протяженности отпуска с учетом удлинения. Он может быть 42 дня, 58 и др. В отпуск не входят праздничные дни.

Если сотрудник не хочет отдыхать, он может попросить работодателя просто оплатить эти дни. Для этого ему нужно обратиться в отдел кадров с заявлением, после чего будет издан приказ и произведена выплата. При этом запрещено заменять денежными выплатами следующий отпуск:

• ежегодный – несовершеннолетним работникам и беременным женщинам;
• за работу в опасных и вредных условиях – 7 календарных дней;
• учебный – так как он предоставляется для определенных целей.

При заключении с работником срочного договора, отпускные рассчитываются из учета – один отработанный месяц в компании равен 2 дням отпуска. При обычной форме договора  2,33 календарных дня. Если последний день стажа работы в компании оказался неполным, то его принимают к расчету как полный, если он составляет более двух недель.

Формула для расчета

Компенсация за неиспользованный отпуск рассчитывается только после уточнения определенных нюансов:

• количество не потраченных дней;
• средний дневной заработок увольняющегося.

Согласно законодательству на 1 месяц расчетного периода предусмотрено 29,3 календарных дней. Расчетным периодом всегда считается 1 год, при этом месяц, в котором сотрудник увольняется, входит в него.

К примеру:

• дата увольнения 31 марта – расчетный период с 1 апреля прошлого года по 31 марта этого года;
• при увольнении 30 марта – период расчетов с 1 марта прошлого периода по 28 февраля текущего.

Если у работника расчетный период полностью охватывает отпуск по уходу за ребенком или декрет, то его нужно «отбросить» и взять данные за 12 месяцев, которые предшествуют этим периода.

Когда человек отработал в компании меньше года, то в расчет берутся только те месяцы, которые он числился на своей должности. Но основании письма Минтруда от 2 ноября 2018 году дни неиспользованного отпуска считаются за все время работы сотрудника в компании, даже если он составляет 10 лет и больше. Результат можно округлять, но только в большую сторону, т.е в пользу работника.

Теперь нужно рассчитать количество дней неиспользованного отпуска. Для этого есть формула:

(Продолжительность ежегодного отпуска за текущий год / 12 месяцев * количество отработанных месяцев) – число использованных дней отпуска

При этом последний показатель рассчитывается по определенному правилу:

• отработано от 2 недель до 4 недель – месяц принимается к расчету как целый;
• если отработано меньше 2 недель – то в расчет этот период не берется;
• от 5,5 до 11 месяцев – при расчете округляется до 1 года в случае обоснованного увольнения (призыв на военную службу, ликвидация организации, направление на работу или учебу, признание непригодным к работе);
• 11 месяцев – округляется до полного года.

Обратите внимание, если сотрудник пришел в компанию и отработал в ней меньше двух недель, то на компенсацию отпуска он может не рассчитывать, так как по закону он не успел его наработать.

• Если при вычислении получается не целое число, его нужно округлить в большую сторону до круглого числа, т.е. не по правилам математики.
• Чтобы рассчитать сумму компенсации нужно перемножить количество неиспользованных дней и величину среднего заработка в день.
• При этом величину среднего заработка можно посчитать достаточно просто: взять сумму доходов за последние 12 месяцев, разделить ее на 12 и на 29,3 (среднее количество дней в месяце).
• Помните, что не все доходы сотрудника можно принимать к расчету. В него не войдут оплата командировки, больничного и отпуска.

Тонкости начисления выплаты

В любых правилах есть исключения. Расчет компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении имеет некоторые нюансы.

1. Работник уволился до окончания периода, за который он уже отгулял отпуск полностью. При расчете бухгалтер должен удержать излишне перечисленные деньги. Но в законодательстве предусмотрены основания, когда увольняющийся имеет право получить все деньги в полном объеме, тогда бухгалтер не имеет права удержать эти средства.
2. Период отпуска имеет временные промежутки, которые не входят в трудовой стаж. Это начало отсчета года, которое следует за тем, которое включает такие промежутки. Сдвигать начало следующего года можно только тогда, когда продолжительность сдвига не больше 2 календарных недель.

Можно ли заменить прошлогодние дни отпуска на компенсацию?

Допустим, у сотрудника отпуск 28 календарных дней в год. По каким-либо причинам, он решил отгулять в нем только 14 дней. Согласно статье 124 ТК РФ оставшиеся 14 дней можно перенести на следующий период. Соответственно, следующий отпуск будет составлять 42 дня, т.е. 28 дней текущего периода нужно сложить с 14 днями, которые он не отгулял.

В соответствии с Трудовым Кодексом компенсация за неиспользованные дни отпуска прошлого периода не положена. Также эти две недели можно использовать не по графику, написав заявление для согласования с руководством.

Если работник так и не отгуляет эти дни, то они могут быть начислены, как компенсация отпуска при увольнении.

Пример расчета

Сотрудница Егорова О.А. принята на работу в СПК «Никольский» 3 декабря 2021 года. Она подала в отдел кадров заявление на увольнение 25 мая 2023 года.

В отпуске Егорова была в июле, продолжительностью 28 календарных дней. У нее нет периодов, которые не включаются в стаж по отпускам.

Расчетный период стандартный  – 12 месяцев и в данном случае он рассчитывается с мая 2022 года по апрель 2023. В это время бухгалтер рассчитал, что сотрудница заработала 632 400 рублей.

Теперь необходимо рассчитать стаж:

1. С 3 декабря 2021 года по 2 декабря 2022 года – 1 год.
2. С 3 декабря 2022 года по 2 мая 2023 года – 5 месяцев.
3. С 3 мая 2023 года по 25 мая 2023 года – 22 дня, а это больше половины месяца, поэтому их можно округлить до 1 календарного месяца.

Получается, стаж составит 18 месяцев (12+5+1=18).

Далее нужно рассчитать количество дней отпуска с момента трудоустройства:

18 месяцев * 2,33 (по обычному трудовому договору) =42 дня.

Затем рассчитывается количество дней отпуска, который не был использован:

42 дня – 28 дней (использованный отпуск)= 14 дней.

Для расчета среднедневного заработка нужно:

• полностью отработано в расчетном периоде – 11 месяцев;
• июль Егорова отработала не полностью, поэтому следует посчитать количество дней отпуска 29,3/31*(31-28)=2,84;
• средний заработок составит: 632400/(29,3*11 месяцев+2,84 дня)=1945 рублей.

Сумма компенсации за неиспользованные 14 дне составит 27 230 рублей (1945*14). При выплате компенсации требуется удержать НДФЛ в размере 13%. Получается на карту сотрудник получит 23 691 рубль.