Для подтверждения доходов физического лица необходимо предоставлять по месту требования справку 2 НДФЛ (налог на доходы физических лиц).
В большинстве случаев этот документ предоставляется налоговым агентом каждого наемного сотрудника с периодичностью один раз в год до 1 апреля.
Налоговым Кодексом РФ предусмотрены штрафные санкции за нарушение сроков сдачи справки 2 НДФЛ.
Кроме того, по заявлению работника справка может быть выдана неограниченное количество раз в 3-дневный срок.
Причины для требования справки 2 НДФЛ
Форма справки 2 НДФЛ:
Причины для требования сведений могут быть самыми разнообразными:
- смена места работы,
- получение въездной визы,
- оформление кредита в банке и т.д.
Заполнить справку 2-НДФЛ не трудно, если есть полные сведения об источнике полученных доходов, размере заработной платы и удержанных налогах за определенный период.
Образец заполнения справки 2 ндфл с инструкциями можно посмотреть на официальном сайте ФНС в Справочнике он лайн.
Все общие показатели в документе нужно отражать как в рублях, так и в копейках, используя символ десятичной точки, исключением является заполнение граф с суммами налога, эти показатели отражаются при использовании полного рублевого эквивалента.
В наш компьютеризированный век заполнить справку не сложно, бухгалтерское программное обеспечение самостоятельно формирует документ, используя ранее введенные данные.
Услугу по формированию этого распространенного документа предлагают также и многие интернет-сайты.
Однако в связи тем, что правила формирования справки периодически корректируются и есть риск получить некачественный документ – давайте сами изучим все нюансы заполнения справки.
Правила заполнения граф справки
По порядку рассмотрим процесс заполнения граф, вызывающих наибольшие затруднения даже у маститых бухгалтеров.
Признак – данная графа должна быть заполнена в обязательном порядке.
В случаях, когда справка фиксирует информацию о доходах и сумме налога, то в поле отображается цифровой символ «1».
Если же доход имел место, но налог не удерживался, то признак будет обозначен цифрой «2».
Практикующему бухгалтеру нужно знать, что во всех ситуациях, когда справка предназначается наемному работнику – в графе ставится единица.
Данные о физическом лице – получателе дохода – графа содержит информацию о месте жительства плательщика.
Возможна следующая проблема: классификатор населенных пунктов не может найти нужный вам адрес.
В поле справки укажите идентификационный номер лица, получившего доход. При отсутствии у данного физического лица-налогоплательщика ИНН данный показатель заполнять не нужно.
ФИО физического лица – налогоплательщика укажите в именительном падеже без сокращений, используя данные из документа, который удостоверяет личность.
Для иностранных плательщиков допускается при заполнении справки использовать латинские буквы.
Ведомость на выдачу заработной платы – полезная информация.
Подробное описание НДС читай здесь.
Для заполнения поля 2.3 используются цифровые символы:
- – 1 – плательщик налоговый резидент РФ;
- – 2 – налогоплательщик, не являющийся налоговым резидентом РФ;
- – 3 – налогоплательщик, не являющийся налоговым резидентом РФ, но в тоже время признается высококвалифицированным специалистом согласно законодательству Российской Федерации.
Код дохода – некоторые выплаты (сверхсрочные, компенсация за неиспользуемый отпуск и др.) не подходят ни под одно из описаний классификатора.
Совет профессионалов: если вы столкнулись с такой ситуацией – выбирайте категорию «иные доходы».
Код страны – информация также является обязательной для заполнения.
Здесь указывается гражданство того физического лица, по отношению которого заполняется данная справка. Причина появления данной графы в документе – различные правила взимания налогов с резидентов и нерезидентов.
Заполняя справку для российских граждан, используйте код 643.
При отсутствии гражданства в этой графе необходимо указать код страны, которая выдала документ, удостоверяющий его личность.
Код региона – указывайте номер региона, в бюджет которого перечислен налог дохода.
Особое внимание следует уделять правильному заполнению раздела 5 формы 2-НДФЛ. Эта графа содержит данные о видах и размер дохода, полученного за отчетный период физическим лицом.
Правила определения налоговой базы стандартны: в справке указываться разница между общим доходом и положенными налоговыми вычетами.
Помните: если налогоплательщик получал доходы, облагаемые НДФЛ по различным ставкам, то придется оформлять несколько справок 2-НДФЛ – примером такой ситуации может быть получение работником одновременно заработной платы и дивидендов от ценных бумаг на одном предприятии.
Советы специалистов
Нередко у специалистов возникает следующий вопрос:
есть ли необходимость отражать в отчете за год зарплату за декабрь, которая была выплачена в январе уже следующего года? Да, эти доход нужно отразить в документе.
Коды вычетов необходимо проставлять в соответствии со Справочником.
Не забывайте, что стандартные вычеты предоставляются сотруднику, только в заявительном порядке. И если такое заявление касается вычетов 2013 года, а принесут вам его в 2014 году – вы можете отказать. На наш взгляд, это будет верно.
Существуют несколько стандартных ситуаций, которые часто вызывают вопросы.
Рассмотрим их:
Ситуация № 1.
Работник выполнял трудовые обязанности несколько месяцев в году.
Бухгалтер должен заполнить бланк справки только по этим месяцам.
Ситуация № 2.
Как оформлять справки, если есть обособленные филиалы и подразделения?
В этом случае сведения о доходах физических лиц необходимо предоставлять по месту нахождения филиала или обособленного подразделения.
Как узнать задолжность по налогам для юридических лиц.
Планирование доходов и расходов: https://buhguru.com/finansy/poleznoe-finansy/costavlenie-byudzheta-dvizheniya-denezhny.html
Как изменить коды ОКВЭД здесь.
Ситуация № 3.
Как поступать, если на протяжении всего периода работник не получал доходов?
В этой ситуации налоговым органам представлять справку не нужно. По требованию работника предоставляется нулевая справка.
Сдавать заполненную справку 2-НДФЛ можно как лично, так и с помощью почтовых услуг и через Интернет.
Теоретически, заполнять и сдавать справки в электронном виде обязаны лишь организации со среднесписочной численностью за год более 100 человек.
Однако рекомендуем не портить отношения с инспекторами и сдавать справки на цифровых носителях во всех случаях.
При представлении сведений о доходах физических лиц налоговым органам настоятельно рекомендуем вместе со справками сдавать сопроводительный реестр.
Составьте его в 2 экземплярах, один передайте работнику налогового органа, а другой подпишите у инспектора и оставьте себе.
Этот документ будет служить достаточным основанием для подтверждения своевременности предоставления сведений о доходах физических лиц.