Начинается сезон отпусков – вспомним, по каким формулам рассчитывать отпускные и каких распространенных ошибок следует избегать.
Анастасия Хахулина, старший бухгалтер-консультант Линии консультаций компании «ГЭНДАЛЬФ».
Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер», бюджетный выпуск, июль 2019.
Порядок расчета
При расчете отпускных необходимо учитывать следующие моменты:
- Отпуск предоставляется согласно утвержденному графику отпусков.
- В качестве расчетного периода учитывается 12 месяцев, предшествующих началу отпуска, так, например, если сотрудник идет в отпуск в июне 2019 г., тогда определять средний заработок следует за период с июня 2018 г. по май 2019 г.;
- Из расчетного периода для расчета отпускных исключаются дни нахождения работника на больничном, в отпуске, дни ухода за детьми-инвалидами.
- Если в расчетный период имела место индексация зарплаты, то отпускные также необходимо проиндексировать.
- С сумм отпускных необходимо удерживать НДФЛ, а также проводить начисление страховых взносов.
- Отпускные должны быть выплачены сотруднику за три дня до начала отпуска.
При расчете отпускных обязательно должен быть учтен период, отработанный сотрудником. Если сотрудник отработал полностью все время, то формула расчета отпускных выглядит следующим образом:
СЗ = СВВР / 12 / 29,3,
где СЗ – это средний заработок за 12 календарных месяцев, предшествующих отпуск, СВВР – сумма выплат за 12 календарных месяцев, предшествующих отпуску, включаемых в расчет.
Суммы, которые необходимо учитывать при расчете среднего заработка – это выплаты, которые предусмотрены системой оплаты труда, начисленные в пользу сотрудника в расчетном периоде. К ним относятся зарплата, премии, надбавки и т. д. (ст. 139 ТК РФ). Наряду с этим не учитываются при расчете:
- социальные и иные нетрудовые выплаты (оплата проезда или оплата коммунальных услуг);
- суммы, которые были получены сотрудником, когда он не работал, но в соответствии с законодательством за ним был сохранен средний заработок (отпускные, пособия по временной нетрудоспособности).
Когда сотрудник отработал не все 12 месяцев или в периоде были исключаемые дни, о которых упоминалось ранее, для расчета среднего заработка используются другие формулы:
СЗ = СВВР / КДОП,
где СЗ – это средний заработок, СВВР – сумма выплат за 12 календарных месяцев, предшествующих отпуску, включаемых в расчет, КДОП – количество дней в отработанном периоде.
Количество календарных дней в отработанном периоде определите по формуле:
29,3 * КПОМ + ОКДНПМ,
где КПОМ – количество полностью отработанных месяцев, ОКДНПМ – общее количество дней в не полностью отработанных месяцах.
Количество календарных дней в не полностью отработанных месяцах расчетного периода рассчитайте так:
КОДМ / ЧКДМ * 29,3,
где КОДМ – количество отработанных дней в месяце, ЧКДМ – число календарных дней в месяце.
Распространенные ошибки при начислении
При расчете отпускных бухгалтер может допустить ряд ошибок, которые приводят к тому, что сотрудник получит больше или меньше положенной суммы. Если сумма отпускных больше, значит были завышены расходы на оплату труда, что грозит ответственностью для учреждения. Если суммы меньше – нарушение прав сотрудника.
Ошибка № 1. Неверно определен расчетный период.
Чтобы исключить наличие такой ошибки у себя, необходимо ознакомиться с п. 5 Положения №922, где указано время, которое следует исключить из расчета, а именно:
а) за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством РФ, за исключением перерывов для кормления ребенка, предусмотренных трудовым законодательством РФ;
б) работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;
в) работник не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника;
г) работник не участвовал в забастовке, но в связи с этой забастовкой не имел возможности выполнять свою работу;
д) работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
е) работник в других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством РФ.
Ошибка № 2. В расчет отпускных неправильно включены выплаты, произведенные в расчетном периоде.
Для расчета среднего заработка учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у соответствующего работодателя, независимо от источников этих выплат (п. 2 Положения № 922). Ключевыми словами здесь являются «предусмотренные системой оплаты труда». Для того, чтобы избежать эту ошибку, нужно:
- не включать в расчет среднего заработка выплаты, которые не являются заработной платой или выплатой за труд,
- зафиксировать в локальных нормативных актах выплаты, включаемые в расчет отпускных.
Ошибка № 3. В расчет отпускных включены все без исключения премии, начисленные сотруднику в расчетном периоде.
Чаще всего бывает так, что в расчет отпускных бухгалтер включает все премии сотрудника, следует отметить, что в расчет среднего заработка следует включать:
- только премии, предусмотренные локальными нормативными актами;
- только премии за труд;
- не более 12 ежемесячных, четырех ежеквартальных, двух полугодовых премий, начисленных в расчетном периоде, за один и тот же показатель.
- годовую премию только за предшествующий событию календарный год, независимо от времени начисления.