Какие документы могут истребовать
На основании ст. 80 Федерального закона от 31.07.2020 № 248-ФЗ «О государственном контроле (надзоре) и муниципальном контроле в РФ» истребование документов – это контрольное или надзорное действие, которое заключается в предъявлении или направлении инспектором контролируемому лицу требования о представлении необходимых и/или имеющих значение для оценки соблюдения им обязательных требований:
- документов и/или их копий;
- материалов фотосъемки, аудио- и видеозаписи;
- информационных баз;
- банков данных;
- носителей информации.
СПРАВКА
Обязательные требования – это содержащихся в нормативных правовых актах требования, которые связаны с осуществлением предпринимательской и иной экономической деятельности и оценка соблюдения которых происходит в рамках госконтроля (надзора), муниципального контроля, привлечения к административной ответственности, предоставления лицензий и иных разрешений, аккредитации, оценки соответствия продукции, иных форм оценки и экспертизы (ч. 1 ст. 1 Федерального закона от 31.07.2020 № 247-ФЗ «Об обязательных требованиях в РФ»).
Форма требования
Каждое министерство и ведомство, контролирующее соответствующие сферы деятельности и виды объектов, утверждает своим приказом/распоряжением типовую форму «Требования о представлении необходимых и (или) имеющих значение документов, сведений». Например, как это сделало МЧС России в Приложении № 5 к распоряжению от 03.09.2021 № 777 для целей федерального государственного пожарного надзора.
В шапке документа после истребования появляется отметка в виде QR-кода о том, что сведения о направлении требования размещены в Едином реестре контрольных (надзорных) мероприятий.
В какой форме направлять документы проверяющим
По общему правилу истребуемые документы направляют в контрольный (надзорный) орган в электронной форме в порядке ст. 21 Закона № 248-ФЗ. Их подписывают:
- простой электронной подписью;
- простой электронной подписью, ключ которой получен физлицом при личной явке за получением государственных и муниципальных услуг в электронной форме (соответствующие правила установлены постановлением Правительства РФ от 25.01.2013 № 33);
- усиленной квалифицированной подписью – в случаях, прямо установленных Законом № 248-ФЗ.
Прикладываемые материалы (фото, видео и т. п.) представляют тоже в электронном виде.
В то же время, контрольный (надзорный) орган может установить необходимость представления документов на бумажном носителе.
Обычное физлицо (без статуса ИП) в любом случае вправе направить истребуемые документы на бумаге, если:
- направило в адрес контрольного органа уведомление о необходимости получения документов на бумажном носителе;
- нет учётной записи на сайте Госуслуг либо регистрация не завершена.
Любые контролируемые лица могут представить документы на бумажном носителе:
- лично или через представителя;
- направить по почте заказным письмом.
Заверение и копирование документов
Представляемые в контрольный (надзорный) орган документы (копии) не нужно заверять у нотариуса, если закон этого прямо не требует.
На бумажном носителе представляют подлинники либо заверенные контролируемым лицом (не нотариусом) копии документов.
Изготовление копий документов на бумажном носителе и их доставка в контрольный (надзорный) орган происходят за счет контролируемого лица.
После завершения контрольного (надзорного) мероприятия подлинники документов возвращают контролируемому лицу.
Учтите, что в случае подачи заверенных копий истребуемых документов инспектор вправе ознакомиться с их подлинниками.
Срок представления документов
Соответствующий срок указан в требовании о представлении документов. Обычно это не менее 1 рабочего дня.
Если нет возможности представить истребуемые документы в течение установленного в требовании срока, нужно незамедлительно письменным ходатайством уведомить инспектора об этом. В нём нужно указать:
- причины, почему это невозможно;
- срок, в течение которого получится представить истребуемые документы.
В течение 24 часов со дня получения такого ходатайства инспектор продлевает срок представления документов или отказывает в этом, о чем составляет электронный документ и информирует контролируемое лицо любым доступным способом по правилам ст. 21 Закона № 248-ФЗ.
Когда могут истребовать документы
Согласно нормам Закона № 248-ФЗ о различных контрольных (надзорных) мероприятиях, истребование документов возможно в рамках:
- мониторинговой закупки;
- выборочного контроля;
- инспекционного визита (когда в соответствии с обязательными требованиями документы должны находиться в месте нахождения/ведения деятельности контролируемого лица, его филиалов, представительств, обособленных подразделений либо объекта контроля);
- рейдового осмотра;
- документарной проверки;
- выездной проверки.
Кроме того, истребование документов возможно при двух специальных режимах государственного контроля (надзора) – постоянном госконтроле (надзоре) и постоянном рейде (в последнем случае это те документы, которые в соответствии с обязательными требованиями должны находиться в транспортном средстве, на ином производственном объекте или у контролируемого лица).
Когда подавать документы не нужно
Это касается документов или их копий, ранее уже представленных в контрольный (надзорный) орган. Причём независимо от оснований их представления.
Обязательное условие при этом – уведомление контрольного (надзорного) органа о том, что истребуемые документы (копии) были поданы ранее, с указанием реквизита документа, которым (приложением к которому) они были представлены.
Ответственность
Статьей 19.7 Кодекса РФ об административных правонарушениях предусмотрена административная ответственность за:- непредставление сведений;
- несвоевременное представление сведений;
- представление неполных сведений;
- представление искаженных сведений.
Это влечет предупреждение или наложение штрафа:
- на граждан – от 100 до 300 рублей;
- на должностных лиц – от 300 до 500 рублей;
- на юридических лиц – от 3000 до 5000 рублей.