Что значит электронный больничный для работодателя
Больничный – это основание для назначения и выплаты пособия по временной нетрудоспособности или по беременности и родам (ч. 5 ст. 13 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ). Лист нетрудоспособности может выдаваться или на бумаге, или в электронном виде.
Что делать работодателю с электронным больничным в 2021 году?
У работодателей, использующих электронные больничные, нет необходимости обеспечивать сохранность листков нетрудоспособности. Ведь вся информация с момента открытия электронного листка нетрудоспособности хранится в системе ФСС, и работодатель может запрашивать ее неоднократно. А когда ФСС будет проводить проверку работодателя, представлять электронные листки нетрудоспособности не потребуется.
Чтобы начать работать с электронными больничными, нужно заключить соглашение с ФСС. И только в этом случае, а также при согласии на это работника можно принимать электронные больничные (п. 2 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 16.12.2017 № 1567).
Как выглядит электронный листок нетрудоспособности
Как выглядит электронный больничный в 2021 году? Где посмотреть фото?
По форме электронные и бумажные листки нетрудоспособности по сути одинаковые. Форма листка нетрудоспособности утверждена приказом Минздравсоцразвития от 26.04.2011 № 347н. А порядок формирования электронных листков нетрудоспособности – приказом Минздрава России от 01.09.2020 № 925н. Просто электронный больничный оформляется в виде файла, а не на бумажном носителе.
Когда в 2021 году выдают электронный больничный, а когда бумажный
Больничный лист в электронном виде выдают по желанию человека. Для этого он пишет согласие на получение листка нетрудоспособности в электронном виде. Никакой обязательности – нет.
Электронный больничный заверяют усиленной квалифицированной электронной подписью и размещают в информационной системе ФСС – Единой интегрированной информационной системе «Соцстрах». Бумажный аналог – не оформляют.
Подробнее об этом читайте на официальном сайте ФСС по здесь.
Для получения больничного листка нетрудоспособности в электронном виде нужно, чтобы медицинская организация и работодатель были участниками системы информационного взаимодействия «Соцстрах».
Работник может узнать, подключен ли работодатель к этой системе, в бухгалтерии или отделе кадров.
Для подключения к системе «Соцстрах» работодатели могут использовать собственное доработанное программное обеспечение, а также личный кабинет страхователя.
Работник сообщил, что у него электронный больничный: что делать работодателю?
Если больничный лист сформирован в электронном виде, работодатель получит от своего работника только номер электронного листка нетрудоспособности. По этому номеру, СНИЛС работника и регистрационному номеру страхователя работодатель запрашивает в системе «Соцстрах» сведения о выданном листке нетрудоспособности.
Узнать конкретный диагноз из листка нетрудоспособности работодатель не может. В листке стоит только код. Также не получится просмотреть больничные листки, которые сотрудник получил, когда работал у других работодателей.
С 2021 года пилотный проект ФСС “Прямые выплаты” распространён на все регионы России (Федеральный закон от 30.11.2016 № 401-ФЗ). Это значит, что работодатели должны продолжать оплачивать только:
- первые 3 дня больничного;
- дополнительные выходные для ухода за ребенком-инвалидом;
- пособие на погребение.
Остальные пособия ФСС платит сам.
В 2021 году по электронном больничному назначить пособие по временной нетрудоспособности, по беременности и родам нужно в течение 10 календарных дней со дня обращения работника с номером ЭЛН. А выплату пособия необходимо произвести в ближайший после назначения пособий день, установленный для выплаты заработной платы.
Если работник принес квиток электронного больничного, а работодатель не перешёл на электронное взаимодействие с ФСС, сотрудника попросят заменить электронный листок нетрудоспособности на бумажный.
Ранее в ФСС передавали реестр сведений для начисления пособий путём зачёта. В нем также указывали, в какой форме был получен больничный листок от работника — бумажной или электронной.
ИМЕЙТЕ В ВИДУ
В 2020 году сотрудники ФСС звонили в организации и требовали в кратчайшие сроки перейти на электронные больничные. Однако работодатель вправе отказаться использовать электронные больничные. Это правило распространяется на все компании.
Если работодатель не хочет иметь дело с электронными больничными, можно не подключаться к Единой интегрированной информационной системе ФСС “Соцстрах“. Тогда работникам будут по-прежнему выписывать больничные на бумаге. И даже если медучреждение оформит сотруднику электронный листок, ему придется вернуться за бумажным бланком. Работодателю это ничем не грозит (письмо ФСС от 11.08.2017 № 02-09-11/22-05-13462).
Технические особенности работы с электронными больничными в 2021 году
Введение ЭЛН позволяет сразу правильно сформировать реестр в соответствии с требованиями ФСС. В личном кабинете можно сразу составить заявление на выплату работнику и отдать ему на подпись. Также программа автоматически подтянет реквизиты поликлиники и банка, поэтому ошибки для получателя пособия исключены.
Также в личном кабинете можно за 1 раз отправить сразу несколько ЭЛН и реестров (актуально для крупных компаний с большим штатом). Также реестр и ЭЛН может отправить обслуживающая ваш бизнес компания или удаленный бухгалтер.
Сертификат ЭЦП автоматически проверяется на подлинность, а реестр проверяется на ошибки. Если допустили ошибки, их можно увидеть в протоколе и сразу исправить.
Если уже отправили реестр в ФСС по ЭЛН и заметили ошибку (например, в определении стажа), это легко исправить: необходимо сформировать новый реестр с уточненными данными и снова направить его в личном кабинете в Фонд.
Преимущества для работодателей с 2021 года
Работа с больничными по принципу прямых выплат позволяет работодателю не иметь резерв денежных средств на выплату пособия. Это улучшает финансовую стабильность страхователей.
При электронной обработке больничных листов нужно значительно меньше времени на их заполнение. Также при заполнении практически невозможно сделать ошибки (кроме расчетной части).
При подготовке отчетности в ФСС не нужно рассчитывать суммы, которые должны были пойти в зачет к сумме страховых взносов и выплаченных пособий. Это серьёзно облегчает работу бухгалтера.
Плюсы для работников с 2021 года
Что касается работников, то с 2021 года повсеместное применение ЭЛН исключает нарушения при назначении пособий. Работник больше не зависит от работодателя в этом плане.
Выплаты стали более прозрачными, что повысило социальную защищенность всех жителей РФ.
Информацию о сроках и размере предстоящей выплаты по больничному листку сотрудник может легко проверить в личном кабинете ФСС, получив доступ через сайт Госуслуг. Если интернета нет, это всегда можно сделать напрямую через сотрудников ФСС.
Введение электронных больничных листов позволяет получить пособие несколькими способами:
- почтовым переводом;
- на банковский счет;
- на платежную карту.
То есть, в этой части нет привязки к зарплатному проекту.
Если сотрудник знает только номер карты, пособие можно получить, указав в заявлении только этот реквизит (в идеале – БИК банка или корреспондентский счет).
Выводы
Итак, приведенные ниже тезисы помогут разобраться в вопросе оплаты электронных больничных в 2021 году:
- электронный больничный полностью заменяет бумажный. Работнику могут его выписать, только если и работодатель, и медучреждение подключены к ЕИИС “Соцстрах”;
- в ЕИИС электронный больничный появляется после его выписки медучреждением. Там же работодатель заполняет свою часть документа. Распечатывать и хранить электронные больничные не обязательно;
- для работы с ЕИИС организации нужен личный кабинет на сайте Госуслуг;
- работать с ЕИИС можно через личный кабинет страхователя на сайте ФСС или программное обеспечение ФСС либо через бухгалтерскую учетную программу, которая это позволяет.