Как сделать выписку из персонифицированных сведений: инструкция

Бухгуру

Actual for 17.04.2024

Работодатели обязаны выдать выписку из персонифицированных сведений при увольнении сотрудника, а также по его запросу. Существует несколько вариантов подготовки документа, о которых речь пойдет в этой статье.

Как сделать выписку из персонифицированных сведений, используя бланк РСВ

Расчет о страховых взносах собирает в себе персонифицированные данные сотрудника, его доходы и сумму страховых взносов за отчетный период. В разделе 3 находится готовый бланк выписки персонифицированные сведения о застрахованных лицах.

Его можно распечатать и передать сотруднику при увольнении или при получении от него заявления о выдаче документа.

Алгоритм формирования выписки из РСВ выглядит так:

За основу берется последний отчетный бланк РСВ, предоставленный в налоговый орган

Удаляются все разделы, кроме третьего

Вносятся изменение на титульном листе. При формировании отчета там стоит название бланка ставится «РСВ». Его нужно изменить на «Выписка из раздела 3 Расчета по страховым взносам». Также на титульном листе нужно убрать лишнюю информацию

Раздел 3 переименовать, назвав его «Сведения о застрахованном лице»

Включить в выписку информацию из подразделов 3.1-3.2.2

Каждую страницу заверить при помощи фиксации достоверности словом «Верно», указать дату и проставить подписи ответственных лиц. Это могут быть руководитель, главный бухгалтер.

При выдаче выписки из персонифицированных сведений необходимо зафиксировать этот факт. Работодатель может выбрать один из способов: на втором экземпляре выписки или в журнале выдачи. В любом из вариантов необходима личная подпись сотрудника, получившего выписку.

Как сформировать выписку из персонифицированных сведений о физлицах произвольным способом

Бланк документа содержит 4 раздела, каждый из которых содержит определенный набор информации.В первом разделе приводятся данные работодателя и название документа. В шапке выписки необходимо указать:

Полное и сокращенное (если имеется) название работодателя, например, «Общество с ограниченной ответственностью «Лабиринт» (ООО «Лабиринт»). Предприниматель указывает полное наименование статуса и ФИО, например, «Индивидуальный предприниматель Макеев Андрей Андреевич» (ИП Макеев А.А,)
ИНН
ОГРН
Адрес
Телефон.

Далее идет полное наименование документа с указанием соответствующего Федерального закона (27-ФЗ от 01.04.1996).

Второй раздел произвольной формы содержит сведения о физическом лице, которому выдается выписка:

ИНН физического лица
СНИЛС
Фамилия, имя, отчество заполняются на трех строках. При отсутствии отчества в строке проставляются прочерки
Дата рождения
Код гражданства страны. Для России применяется «643»
Пол сотрудника отмечается цифрой: «1» соответствует мужскому, «2» – женскому
Код документа, удостоверяющего личность. Чаще всего приводится код «21», который соответствует российскому паспорту
Серия и номер документа.

Третий раздел «рукописной» выписки содержит информацию о доходах физического лица и начисленных страховых взносов. Необходимо заполнить блоки со 120 по 170:

120 – месяц начисления дохода
130 – код категории ЗЛ. Наемному сотруднику соответствует «НР»
140 – Сумма начисленных доходов
Блоки 150-170 посвящены расчету страховых взносов. В строке «150» дублируется сумма общего дохода, в строке «160» – суммы, исключаемые из расчета страховых взносов, например, выплаты по листку временной нетрудоспособности, в строке «170» – сумма, причитающаяся уплате в бюджет.

Для того, чтобы «рукописный» бланк был понятен пользователям, в конце бланка рекомендуется расшифровать коды, указанные в форме: для обозначения документа, удостоверяющего личность, нужно расшифровать, что «21» соответствует «паспорту гражданина РФ», «НР» – наемному работнику.

В конце формы проставляется подпись ответственного лица и руководителя компании. Выписку может заверить главный бухгалтер, если имеется такая должность в компании. Также следует указать дату выдачи документа.

В программе 1С: Бухгалтерия выписку можно найти в РСВ. Для этого необходимо выбрать пункт меню «Отчеты», выбрать «Регламентированные отчеты», найти последний отчет РСВ, раздел 3. В нем необходимо выбрать нужного сотрудника.

Для корректного заполнения формы в программе на момент формирования отчета должны присутствовать все персонифицированные сведения. Также должны быть сформированы документы «Начисление зарплаты» и проведены.

Вопросы-ответы

Вопрос: Сотрудник написал заявление на увольнение во время отпуска. Он ни одного дня не работал после того, как отгулял отпуск. Как ему передать выписку и будет ли ответственность за невыдачу выписки о персонифицированных сведениях, если сотрудник не проявил инициативы для получения документа?

Ответ: нужно найти способ передать документ сотруднику. Он должен прийти и забрать трудовую книжку или выписку из нее, если кадровый документ ведется в электронном виде. Если кадровик будет отправлять документы по почте, целесообразно отправить выписку в составе пакета кадровых документов.

Вопрос: Наша компания применяет программу 1С: ЗУП. Как в ней сделать выписку о персонифицированных сведениях при увольнении?

Ответ: Здесь выписку можно сформировать при оформлении документа «Увольнение». Он находится в разделе «Кадры». Выписку можно распечатать из списка печатных форм.

Вопрос: Как правильно заверить листы выписки, если она берется из РСВ и содержит несколько страниц?

Ответ: Правила заверения схожи для всех выписок, которые выдает работодатель. Заверяется каждый лист, если их несколько. На всех листах ставится слово «Верно». Оно может быть написано от руки или проставляться в виде клише. Также на каждом листе ставятся подпись ответственного лица и число. Внизу последней страницы приводится информация, где хранится подлинник: название организации, отдел, номер дела, кабинета).

Внимание!
Данная статья является объектом авторского права и запрещена к перепечатке СМИ и информационными ресурсами. Редакция портала “Бухгуру” отслеживает факты перепечатки материалов.