Как правильно заполнить форму СЗВ-ТД: пошаговая инструкция

Какой использовать бланк

Действующий бланк отчёта СЗВ-ТД для заполнения утверждён Приложением 1 к постановлению правления ПФР от 25.12.2019 № 730п (далее – Постановление № 730п).

Официальное название формы СЗВ-ТД – «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица». Она занимает 1 лист и выглядит так:

Указанным постановлением ПФР также утверждён порядок заполнения формы СЗВ-ТД (Приложение 2).

Как видно, форма СЗВ-ТД состоит условно из 6 частей:

1. Сведения о страхователе (работодателе).

2. Сведения о зарегистрированном лице (работнике).

3. Отметки о фактах подачи заявлений (о продолжении ведения бумажной трудовой книжки, о предоставлении электронных сведений о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД).

4. Отчётный период.

5. Непосредственно информация о трудовой деятельности.

+ выходные данные.

По сути, отчёт СЗВ-ТД (вместе с СТД-Р для работника) – это и есть электронная трудовая книжка (выписка из неё). Он содержит сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица, его приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и об увольнении.

Далее рассмотрим порядок заполнения каждой из этих частей СЗВ-ТД, но сначала общие требования к оформлению отчета.

Где брать данные для СЗВ-ТД

Форму СЗВ-ТД заполняют на основании приказов (распоряжений), иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений. При этом СЗВ-ТД – документ персонифицированного учета.

Кого включать в СЗВ-ТД

СЗВ-ТД заполняют и сдают в территориальный орган ПФР на всех зарегистрированных лиц (вкл. совместителей и дистанционщиков):

• с которыми заключены или прекращены трудовые (служебные) отношения в соответствии с ТК РФ или иными федеральными законами;
• в отношении которых имели место другие кадровые изменения (в т. ч. перевод на другую постоянную работу, установление второй и последующей профессии или иной квалификации, отмена ранее произведенных мероприятий и др.);
• в случае подачи работником заявления о продолжении ведения бумажной трудовой (ст. 66 ТК РФ) либо о выдаче ему работодателем электронных сведений о трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК РФ).

При заполнении сведений об увольнении в СЗВ-ТД включают информацию о проведенных кадровых мероприятиях, по которым отчетный месяц не завершен либо сведения за предыдущий отчетный месяц не представлены.

Из Постановления № 730п до конца не ясно, нужно ли подавать СЗВ-ТД на директора – единственного учредителя. Как действовать, подсказывает КонсультантПлюс:

Особенности регулирования труда руководителя организации установлены в гл. 43 ТК РФ. Однако в ст. 273 ТК РФ сказано, что положения указанной главы не распространяются на директора, являющегося единственным учредителем.

Заполнение СЗВ-ТД в первый раз

При сдаче формы СЗВ-ТД на работника впервые работодатель отражает сведения о его трудовой деятельности (о последнем кадровом мероприятии) по состоянию на 1 января 2020 года у себя.

Если в течение 2020 года по работнику не было кадровых мероприятий и/или он не подавал заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки либо о представлении электронных сведений о трудовой деятельности соответствующие сведения по состоянию на 01.01.2020 у данного работодателя на такого сотрудника заполняют и сдают не позднее 15 февраля 2021 года.

Практика показывает, что заполнение формы СЗВ-ТД впервые чревато серьёзными недочётами. Посмотреть основные ошибки при оформлении отчёта СЗВ-ТД в первый раз можно в КонсультантПлюс: 

Работодатели, у которых с начала 2020 года были кадровые изменения, впервые сдали отчет по форме СЗВ-ТД. На практике самыми распространенными ошибками были следующие: … (читать далее).

Форма заполнения

Если численность работающих менее 25, может заполнять бумажную форму СЗВ-ТД. Когда 25 и более – заполняют только электронно.

На бумаге СЗВ-ТД заполняют чернилами, шариковой ручкой (любые цвета, кроме красного и зеленого) печатными буквами или на компьютере.

Помарки, исправления и любые сокращения в СЗВ-ТД недопустимы.

Поскольку СЗВ-ТД – это вид кадровой отчётности работодателя, предусмотрена соответствующая ответственность. Чем грозят просрочки и ошибки, обобщено в КонсультантПлюс:

За неподачу в срок, подачу неполных или недостоверных сведений о трудовой деятельности предусмотрено предупреждение или штраф. Он составляет: …

Заполнение сведений о работодателе

Поле «Регистрационный номер в ПФР»

Указывают регистрационный номер работодателя, присвоенный ПФР при регистрации в качестве страхователя по обязательному пенсионному страхованию.

Он должен состоять из 12 цифр по следующему формату:

XXX-XXX-XXXXXX

Поле «Работодатель (наименование)»

Это может быть название:

• организации – в соответствии с учредительными документами (допустимо в латинской транскрипции);
• отделения иностранной компании, ведущей деятельность на территории России;
• обособленного подразделения.

Если СЗВ-ТД заполняет ИП/адвокат/частный нотариус/глава КФХ он указывает его фамилию, имя, отчество (при наличии) полностью без сокращений в соответствии с документом, удостоверяющим личность.

Поле «ИНН»

Указывают идентификационный номер налогоплательщика.

Если ИНН из 10 знаков, в двух последних клетках ставят прочерк.

Поле «КПП»

Указывают код причины постановки на учет.

Заполнение сведений о работнике

Поля «Фамилия», «Имя», «Отчество (при наличии)»

Заполняют на русском языке в именительном падеже полностью, без сокращений или замены имени и отчества инициалами.

Поля «Фамилия» и/или «Имя» обязательны для заполнения.

Распространённая на практике ситуация – изменение работником фамилии. Нужно ли это отражать в СЗВ-ТД, объяснено в КонсультантПлюс:

В этом случае в бумажной трудовой книжке запись делают. Зачеркивают одной чертой прежнюю фамилию и вписывают новую. При этом на внутренней стороне обложки трудовой книжки указывают реквизиты подтверждающих документов и заверяют запись.

Поле «Дата рождения»

Указывают дату рождения работника.

Поле «СНИЛС»

Страховой номер индивидуального лицевого счета зарегистрированного лица, в отношении которого заполняют форму СЗВ-ТД.

СНИЛС должен состоять из 11 цифр. Формат может быть двух вариантов:

XXX-XXX-XXX-XX

или

XXX-XXX-XXX XX

Сведения в этих полях должны соответствовать документу, подтверждающему регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета ПФР.

У организации могут отсутствовать работники и не заключен отдельный договор с руководителем. Нужно ли заполнять и сдавать так называемую нулевую форму СЗВ-ТД, знает КонсультантПлюс:

Форма СЗВ-ТД заполняется и представляется страхователями в территориальный орган ПФР на всех зарегистрированных лиц (включая лиц, работающих по совместительству и на дистанционной работе), с которыми заключены или прекращены трудовые (служебные) отношения в соответствии с ТК РФ или иными федеральными законами, в отношении которых… (читать далее).

Заполнение сведений о дате подачи заявления о продолжении ведения трудовой книжки либо о предоставлении сведений о трудовой деятельности

Поле «Дата подачи»

Указывают дату подачи соответствующего заявления в формате ДД.ММ.ГГГГ.

Это поле заполняет тот работодатель, которому подано заявление.

Если нужно скорректировать дату подачи одного из заявлений, заполняют СЗВ-ТД, где в соответствующей строке указывают новую дату подачи заявления.

Поле «Признак отмены»

Указывают ранее указанную дату и проставляют знак «X» при необходимости отмены ранее представленных сведений о подаче заявлений.

Заполнение сведений об отчетном периоде

Заполняют при ежемесячной сдаче формы СЗВ-ТД.

Номер месяца календарного года указывают в формате ММ, а год, за который сдаете форму СЗВ-ТД, – в формате ГГГГ.

Заполнение сведений о трудовой деятельности

Графа «№ п/п»

Указывают порядковый номер кадрового мероприятия.

Графа «Дата (число, месяц, год) приема, перевода, увольнения»

Дата кадрового мероприятия в формате ДД.ММ.ГГГГ.

Графа «Сведения о приеме, переводе, увольнении»

Возможны следующие мероприятия:

На практике возможен перевод сотрудника с временной работы на постоянную. Но в правилах заполнения формы СЗВ-ТД эта ситуация не отражена. Нужно ли в этом случае сдавать СЗВ-ТД на работника, есть разъяснение с учётом позиции Роструда в КонсультантПлюс:

При переводе работника на другую работу работодатель обязан заключить с ним дополнительное соглашение (ст. 72 ТК РФ)…

При переименовании работодателя одновременно указывают:

• в графе «Дата (число, месяц, год) приема, перевода, увольнения» – дату, с которой произошло изменение наименования страхователя, в формате ДД.ММ.ГГГГ;
• в графе «Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение» – что «Старое наименование» с ДД.ММ.ГГГГ переименовано в «Новое наименование страхователя»;
• в графах «Наименование документа», «Дата», «Номер документа» – реквизиты приказов (распоряжений), иных решений или документов, подтверждающих изменение наименования.

Графа «Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение»

Указывают:

• наименование должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации;
• конкретный вид поручаемой работы;
• наименование структурного подразделения (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор).

Записи делают в соответствии со штатным расписанием работодателя.

Если в соответствии с федеральными законами выполнение работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано с предоставлением льгот либо наличием ограничений, то наименования этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать квалификационным справочникам или соответствующим положениям профессиональных стандартов (ст. 57 и 195.3 ТК РФ) или реестров соответствующих должностей.

Для государственных и муниципальных служащих также указывают код должности по соответствующему реестру должностей.

Установление (присвоение) работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации заполняют с указанием разрядов, классов или иных категорий. Это может быть класс, категория, классный чин и т. п.

Если по приговору суда осужденный и не отбывший наказание работник лишен права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью, делают запись, на каком основании, на какой срок и какую должность он лишен права занимать (какой деятельностью лишен права заниматься).

Иногда имеет место переименование должности работника. Является ли это кадровым мероприятием для целей заполнения отчёта СЗВ-ТД – вопрос спорный. Но хорошо аргументированная позиция на этот счёт есть в КонсультантПлюс:

Переименование должности возможно при условии, что трудовая функция работника остается неизменной. При этом важно учитывать, что переименование должности допускается только по соглашению сторон трудового договора и оформляется в письменной форме и отражается в штатном расписании (ст. 72 ТК РФ). При этом перевода по смыслу ст. 72.1 ТК РФ не возникает.

Графа «Код выполняемой функции (при наличии)»

Заполняют с 01.01.2021 и при наличии указывают соответствующий код, состоящий из семи цифро-буквенных знаков в формате XX.XXX-X-X, где:

• первые пять цифр, разделенные точкой – это код наименования вида профессиональной деятельности (берут из разд. I профстандарта), содержащего обобщенную трудовую функцию, к которой относится выполняемая сотрудником работа по должности (профессии), специальности (берут из разд. III профстандарта);
• последние два цифро-буквенных знака (берут из разд. II профстандарта) – буквенный знак кода обобщенной трудовой функции и цифровой знак – уровень квалификации, к которому относится данная обобщенная трудовая функция.

Графа «Причины увольнения, пункт, часть статьи, статья Трудового кодекса Российской Федерации, федерального закона»

Указывают без каких-либо сокращений:

1. Причину прекращения трудового договора в соответствии с положениями ТК РФ или иного федерального закона.
2. Пункт, часть статьи, статью Трудового кодекса РФ или иного ФЗ как основания для увольнения.

Учтите, что в связи с коронавирусом в 2020 году Правительству РФ пришлось быстрее ввести новые укороченные сроки сдачи СЗВ-ТД. О них сообщил сам Пенсионный фонд. Текст этого официального сообщения есть в КонсультантПлюс:

Изменение сроков подачи сведений о приеме на работу и увольнении вызвано сложившейся эпидемиологической обстановкой и принимаемыми государством мерами по снижению роста безработицы и напряженности на рынке труда.

Графа «Наименование документа»

Это данные документа, подтверждающего оформление (прекращение) трудовых отношений (приема, перевода, приостановления, увольнения и т. д.). Указывают:

• наименование документа;
• дату и номер (приказа, распоряжения, иного решения или документа работодателя).

Графа «Дата»

Указывают в формате ДД.ММ.ГГГГ.

Графа «Номер документа»

Номер приказа (распоряжения) или иного документа.

Знак «№» не указывают.

Графа «Признак отмены записи сведений о приеме, переводе, увольнении»

Проставляют знак «X», если нужно отменить ранее сданные сведения о трудовой деятельности. В этом случае сдают СЗВ-ТД, заполненную в полном соответствии с первоначальной записью, которую необходимо отменить.

Если же нужно скорректировать (исправить) ранее сданные сведения, необходимо:

1. Проставить знак «X».
2. В следующей строке указать скорректированные (исправленные) сведения.

Заполнение выходных данных

СЗВ-ТД заверяют подписью руководителя или доверенного лица и печатью организации (при наличии).

Работодатель, не являющийся юрлицом, заверяет личной подписью.

Позиции «Наименование должности руководителя», «Расшифровка подписи» (указывают Ф.И.О. полностью) обязательны к заполнению.

Электронную форму СЗВ-ТД подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью.

Пример заполнения СЗВ-ТД: образец

Допустим, что ООО «Гуру» заполняет форму СЗВ-ТД на бухгалтера Широкову Е.А., которая уволилась 21.08.2020 по собственному желанию.

Далее по ссылке показан правильный и полностью заполненный данным ООО образец отчёта СЗВ-ТД по уволенной сотруднице. Его можно посмотреть, бесплатно скачать и использовать в работе.

Понятно, что обязанность заполнять и сдавать в ПФР отчёт СЗВ-ТД не ограничивается только случаями увольнения. Другие примеры заполнения – для приёма на работу/при переводе/подаче заявления о выборе формы трудовой книжки – есть в КонсультантПлюс:

С 2020 г. надо сдавать в ПФР новую форму – СЗВ-ТД на каждого работника, которому вы внесли запись в раздел трудовой книжки “Сведения о работе”. Например, при приеме на работу, увольнении или переводе. Также надо сдать СЗВ-ТД при получении заявления о продолжении ведения трудовой книжки или об отказе от нее (п. 1.4 Порядка заполнения СЗВ-ТД).