Каждая организация и частный предприниматель обязаны соблюдать срок хранения первичных документов, которые необходимы для целей налогового учета. В законодательстве этот вопрос прописан не очень чётко, поэтому на помощь пришло Министерство финансов. В своих разъяснениях от 19 июля 2017 года № 03-07-11/45829 он уточнил, как правильно следует исчислять такой срок.
Общее правило
Общий срок хранения первичных документов в бухгалтерии установлен подпунктом 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса РФ. Согласно ему, плательщики должны минимум 4 года обеспечивать сохранность:
- сведений бухгалтерского учёта;
- сведений налогового учета;
- иных документов, которые необходимых для расчёта и перечисления налогов.
К последней категории закон относит документы, которые доказывают:
- получение доходов;
- несение затрат (для компаний и коммерсантов);
- перечисление обязательных платежей;
- удержание налогов.
Также есть оговорка, что несколько иные правила могут быть прямо оговорены в соответствующих положениях НК РФ.
На основании ст. 313 НК РФ налоговый учет – это система обобщения сведений для установления налоговой базы на основе информации из первичных документов, которые сгруппированы соответствующим образом. Таким образом, данные налогового учета могут подтверждать:
- первичные документы учета (в т. ч. справка бухгалтера);
- аналитические регистры налогового учета;
- расчет налоговой базы.
Также см. «Бухгалтерская справка: как правильно составить».
Точка отсчёта
Проблема в том, что подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ совершенно не поясняет, с какого именно момента следует начинать отсчёт 4-хлетнего периода. Условно говоря, это минимальный срок хранения первичных документов. Рассматривать его как максимальный довольно рискованно. Нет гарантии, что уничтоженные по прошествии 4-х лет документы вновь не понадобятся.
Также см. «Уничтожение бухгалтерских документов: как составить акт об этом».
В письме от 19 июля 2017 года № 03-07-11/45829 чиновники Минфина попытались ликвидировать этот пробел в отношении первички, необходимой:
- для ведения налогового учёта;
- расчёта и перечисления налога с прибыли;
- расчёта и уплаты налога на добавленную стоимость.
Так, установленный 4-хлетний срок хранения первичных документов в бухгалтерии в 2017 году и в дальнейшем по версии Минфина должен стартовать по окончании отчетного (налогового) периода, в котором соответствующий документ был востребован последний раз:
- для составления отчетности по налогам;
- расчёта и перечисления налогов в казну (налога с прибыли, НДС и др.);
- подтверждения поступивших доходов и понесённых затрат.
ПРИМЕР
Первичные документы о первоначальной стоимости амортизируемого имущества и начислении амортизации нужны для формирования налоговой отчетности в процессе всего времени её начисления. Поэтому 4-хлетний срок хранения этих документов начинается после окончания начисления амортизации в налоговом учете (письмо Минфина от 12.02.2016 № 03-03-06/1/7604).
Четырёхлетний срок хранения первичных документов – накладных, счетов-фактур, банковских выписок и др. – распространяется на хранение документов электронных систем документооборота между банком и клиентами. В том числе – «клиент-банк» (письмо Минфина от 30.03.2012 № 03-11-11/104).
Также см. «Сроки хранения счетов-фактур с 1 октября 2017 года: что изменилось».
Другие сроки
Несмотря на то что Минфин уточнил сроки хранения первичных документов, некоторые их них не подпадают под правило 4-х лет.
Так, в силу ст. 29 Закона <Об бухучёте˃ в течение сроков, оговоренных в правилах организации государственного архивного дела, но не меньше 5 лет после отчетного года, нужно хранить:
- первичные учетные документы;
- регистры бух. учета;
- бухгалтерскую (финансовую) отчетность;
- аудиторские заключения по ней.
Напомним, что правила организации государственного архивного дела – это приказ Минкультуры России от 25 августа 2010 года № 558.
Также см. «Сколько времени нужно хранить бухгалтерские документы».