Расскажем о всех тонкостях возврата излишнего НДФЛ и приведем примеры документов и заявлений. Также покажем как оформить процедуру в 1С.
Из-за чего возникает излишнее удержание
Одной из причин, из-за чего с сотрудника удержана большая сумма налога, может быть:
- Человеческий фактор, когда была допущена арифметическая ошибка
- Ручное исправление в учетной бухгалтерской программе
- Игнорирование положенных вычетов.
Например, сотрудник написал заявление на детские вычеты. Бухгалтер не применял их. Сотрудник обнаружил ошибку в конце года и написал заявление на возврат.
Также потребность в возврате может возникнуть, если работник принес документы на имущественный или социальный вычет.
В любом из этих случаев от работника требуется заявление, которое послужит основанием для возврата налога.
Где в 1С: Бухгалтерия увидеть излишне удержанный НДФЛ
Для расчета с сотрудниками предусмотрен раздел «Зарплата и кадры». Есть несколько вариантов обнаружения ошибки. Можно сформировать расчетный листок и там увидеть долг сотруднику по излишне удержанному НДФЛ. Более удобный способ: сформировать «Регистр налогового учета по НДФЛ».
Как это сделать:
Остановиться на сотруднике, по которому нужна информация. Из ниспадающего списка по кнопке «Печать» выбрать «Регистр налогового учета по НДФЛ». После нажатия на него на экране появится регистр на выбранного сотрудника.
В нашем примере видно, что налог с сотрудника удержан больше на 1 000 рублей. Следовало удержать 6 500 руб., а удержано 7 500 рублей.
Алгоритм действий работодателя и сотрудника
Ситуацию по излишне удержанному налогу может заметить, как работодатель, так и сотрудник, являющийся в отношении НДФЛ налогоплательщиком. Работник может написать заявление об обнаружении ошибки в любое время. А работодателю на сообщение об обнаруженной ошибке отведен 10-днейный срок.
Как уведомить сотрудника
Когда работодатель обнаружил излишне удержанный налог, он обязан уведомить об этом сотрудника. Законодательно форма уведомления не предусмотрена, поэтому компания (ИП) вправе самостоятельно разработать документ и закрепить его в учетной политике.
Документ может выглядеть так:
Уведомление вручается лично сотруднику или передается в Кабинет сотрудника, если в компании организован электронный документооборот с работниками. Средства, согласно законодательству, возвращаются на банковский счет сотрудника, поэтому в заявлении он должен указать его.
Как сотруднику написать заявление
Излишне удержанная сумма может быть обнаружена, как бухгалтером, так и самим работником. В любом случае от последнего потребуется заявление. Оно пишется в произвольной форме, но должно содержать необходимые реквизиты:
- Должность и ФИО руководителя. Именно к нему сотрудник обращается с просьбой вернуть излишне удержанный налог
- ФИО работника, написавшего заявление
- Название документа – «Заявление»
- Сумма НДФЛ, подлежащая возврату
- Реквизиты банковского счета, куда перевести деньги
- Подпись
- Число.
| Важно: Законодательством не предусмотрена возможность возврата переплаты по налоговым обязательствам наличными. |
Образец заявления:
Какие еще потребуются документы
Комплект документов зависит от ситуации, из-за которой возникла необходимость возвращать излишне удержанные деньги. Если событие произошло из-за ошибок бухгалтерии, то достаточно бухгалтерской справки. В ней нужно описать ситуацию, сделать перерасчет.
Образец бухгалтерской справки:
Помимо вычета на детей, сотрудник вправе получить у работодателя иные вычеты:
- При покупке жилья
- За оплату учебы
- За оплату услуг медицинского характера
- За приобретение лекарств
- За оплату спортивных занятий.
В этом случае пакет документов более обширный. К заявлению нужно приложить подтверждение о праве получения вычета. Его выдает ИФНС.
Источники для возврата средств
Излишне удержанную сумму налога можно вернуть из двух источников:
- Из НДФЛ работника, который должен быть удержан в будущих периодах
- Из НДФЛ остальных сотрудников компании, с которых предстоит удержать его в будущем.
| Пример: Продавец Касьянова М.В. посещала занятия фитнесом. Она предоставила в налоговую соответствующие документы и получила уведомление на право получения вычета. Сумма социального вычета составляет 19 000 рублей. В декабре была начислена зарплата сотрудникам. Сумма НДФЛ Касьяновой М.В. составила 2 700 рублей, а с остальных сотрудников 69 000 рублей. С Касьяновой будет удержан налог на сумму 2 700 и возвращен, а остальная сумма 16 300 (19 000 – 2 700) – будет возвращена за счет других сотрудников.
В бюджет бухгалтер перечислит: (69 000 + 2 700 – 19 000) = 52 700 руб. |
В какой срок вернуть НДФЛ сотруднику
Работодателю дается три месяца на возврат НДФЛ. В небольших компаниях затруднительно уложиться в этот срок, так как общей суммы налога, подлежащего удержанию со всех сотрудников за три месяца, не хватает.
В этом случае компания вправе вернуть средства из бюджета. Алгоритм действий бухгалтера таков:
- Подача в ИФНС заявления на возврат излишне удержанной суммы налога. К документу нужно приложить выписку из налогового регистра по НДФЛ и бумаги, которые подтверждают, что был излишне удержан НДФЛ. Заявление и выписка должны быть отправлены в налоговый орган не позднее 10-ти дней после получения заявления от работника
- При наличии положительного сальдо на едином налоговом счете налогоплательщика деньги будут возвращены в течение 2-х рабочих дней. Они перечисляются на счет, привязанный к ЕНС.
Когда бухгалтер увидит в выписке поступление денег от налогового органа, он обязан перевести их на банковские реквизиты сотрудника.
Как сделать возврат НДФЛ сотруднику в программе 1С: Бухгалтерия
Все расчеты с сотрудниками, в тои числе, по расчетам с НДФЛ, находятся в пункте меню «Зарплата и кадры». Здесь нужно зайти на вкладку «НДФЛ» и выбрать «Все операции»
После нажатия на строку на экране появится окно, в котором нужно выбрать пункт «Возврат НДФЛ» (кнопка «Создать»).
На экране появится форма, в которой нужно выбрать:
- Сотрудника
- Месяц, в котором произошла переплата.
Если в программе имеется информация об излишне удержанной сумме, то запись появится автоматически.
Нужно ли возвращать НДФЛ уволившемуся работнику.
При увольнении сотрудника сведения о начисленных суммах, удержанном НДФЛ остаются у работодателя. В обязанность последнего входит сверка расчетов с сотрудниками. Если по ее результатам обнаружен факт излишне удержанного налога с сотрудника, то его нужно вернуть, даже если сотрудник не проявил инициативы.
Как отразить возврат излишне удержанного налога в 6-НДФЛ
Сумму возвращенного налога следует отразить в том периоде, когда она фактически имела место. Возвращенный НДФЛ показывается в первом и втором разделах.
В первом разделе для этого отведены строки с 030 по 034. Начиная с 2024 года в строке 030 отражается сумма не за отчетный квартал, а с начала года. Во втором разделе возвращенный НДФЛ нужно отразить по строке 190.
Какие бухгалтерские проводки сделать при возврате НДФЛ
В операции задействованы счета 70 «Расчеты с сотрудниками и 68 «НДФЛ»:
- Отражение излишне удержанной суммы НДФЛ отражается проводкой Д 70 К 68 при помощи «красного сторно», то есть число ставится со знаком минус. Основание – бухгалтерская справка
- Удержание НДФЛ с зарплаты сотрудникам отражается проводкой Д 70 К 68. Основание – ведомость по начислению зарплаты
- Перечисление налогового обязательства в бюджет показывается по Д 68 К 51. Основание – банковская выписка
- Возврат налога на банковский счет сотрудника отражается проводкой Д 70 К 51. Основание – банковская выписка.
Операции по начислению зарплаты, удержанию и возврату НДФЛ отражаются в расчетном листке сотрудника, который нужно выдать ему на руки.
Коротко о главном
- В обязанность работодателя входит возврат излишне удержанной суммы НДФЛ. Для этого сотрудник подает заявление на имя руководителя.
- Средства возвращаются за счет его будущих удержаний, а также за счет удержаний с иных сотрудников.
- Деньги не могут быть выданы наличными. Для ситуации возврата доступен только безналичный расчет.
Внимание!