Контрольная лента нужна для сохранения информации о производимых в течение дня кассовых операциях. При замене ЭКЛЗ порядок действий в 2018 году зависит от причин обновления этой детали – поломка или достижение показателя планового износа. Причём устройство не может быть заменено работниками самостоятельно: для этой процедуры необходимо привлекать компанию, обслуживающую ККМ.
Причины и условия обновления блока ЭКЛЗ
ЭКЛЗ представляет собой устройство со встроенной флэш-памятью и системой криптографического шифрования данных. Максимальный объем сохраняемой информации составляет 16 мегабайт. Все проведенные платежные операции автоматически записываются на контрольной ленте. Эти сведения невозможно откорректировать или частично изъять.
ЭКЛЗ содержит защищенную от внешнего воздействия контрольную ленту, на которой отражена информация по каждому выбитому чеку. Блок памяти опломбируют и этим обеспечивают сохранность его внутренних элементов от несанкционированного доступа пользователей.
Срок действия ЭКЛЗ зависит от двух факторов:
- Запас фиксируемой информации ограничен объемом чеков, равным 100 тыс. экземпляров.
- Истечение временнОго ресурса работы блока, который устанавливает производитель на уровне 1 года с одним дополнительным месяцем.
При исчерпании любого из лимитов работа ЭКЛЗ приостанавливается, функционирование ККМ блокируется.
Узнать о том, что скоро нужна замена ЭКЛЗ, можно из появившегося на z-отчете предупреждения о нехватке памяти. После первого уведомления об исчерпании ресурса работы до блокировки ККМ проходит около 3-х месяцев.
Также см. «Z-отчет».
Назовём условия, возникновение которых служит причиной обязательного обновления блока ЭКЛЗ:
- память заполнена на 9/10;
- отведенный производителем эксплуатационный срок подходит к завершению;
- сбои в функционировании ЭКЛЗ;
- проведение процедуры перерегистрации кассового аппарата.
Также см. «Требования к онлайн-кассам и фискальным накопителям».
Порядок замены блока с контрольной лентой
Для обновления внутренних элементов кассового аппарата, отвечающих за накопление фискальных данных, необходимо заключить договор со специализированной компанией. При наличии действующего соглашения сразу оформляют заявку на ремонт. Уведомить о необходимости планового или гарантийного обновления ККМ должен руководитель предприятия или его доверенное лицо.
При плановой замене устройства расходы по оплате услуг привлекаемых специалистов производят за счет компании, эксплуатирующей кассовый аппарат. В стоимость услуги входит:
- покупка нового блока ЭКЛЗ;
- оплата тарифа работы специалиста, проводящего замену;
- доставка ККМ в сервисный центр или оплата проезда специалиста к месту установки оборудования.
Алгоритм действий субъекта хозяйствования при плановой замене блока с памятью ККТ таков:
| 1 | Подача заявки в ЦТО и согласование даты выезда специалиста |
| 2 | Погашение обязательств по выставленному счету от ЦТО |
| 3 | Формирование актов о техосвидетельствовании ККМ |
| 4 | Составление формы КМ-2, проставление на ней подписей и печатей |
| 5 | Замена блока ЭКЛЗ с последующей фиксацией этого факта во второй части КМ-2 |
Если в течение первого года эксплуатации устройство вышло из строя, но память не исчерпала свой ресурс, замена поврежденного элемента происходит в рамках гарантийного обслуживания. В этом случае пользователь ККМ передает аппарат в ЦТО вместе с приложенным к нему:
- последним зед-отчетом;
- паспортом ЭКЛЗ.
При ремонте всю накопленную фискальную информацию переносят на внешний носитель. По выявленным неполадкам оформляют акт и заявку на экспертизу генеральным поставщиком с последующим обновлением неисправных элементов.
Документальное подтверждение процесса замены
При обновлении блока памяти в кассовом аппарате этот факт должен быть зарегистрирован в Налоговой службе. Для этого в ФНС необходимо представить:
- паспорт кассового аппарата;
- документ, отражающий информацию о версии устройства;
- паспорт на заменяемый блок ЭКЛЗ;
- журнал по форме КМ-4;
- заявление на замену на бланке, выданном в ЦТО;
- действующее соглашение на ТО кассового аппарата;
- оформленная первая часть бланка КМ-2, которую визирует специалист ФНС.
После проведения всех процедур по замене блока памяти в налоговую инспекцию надо принести паспорт на новый блок ЭКЛЗ с формуляром ККМ и журналом по форме КМ-8. Также обязательно прикладывают дополнительный лист и паспорт на сам кассовый аппарат.
При обновлении ЭКЛЗ снимают все контрольные ленты. Их передают пользователю ККМ. Предприниматель обязан обеспечить их сохранность на протяжении 5 лет, а сами условия хранения обозначены паспортной документацией.
Процедуру перерегистрации ККТ после замены в нем блока ЭКЛЗ регулирует Регламент от 29.06.2012 г. № 94н. Владелец ККТ подает в ИФНС заявление на перерегистрацию. Форма его бланка приведена в приказе ФНС от 29.05.2017 № ММВ-7-20/484.
После проведения всех регистрационных мероприятий сотрудник налогового органа проставляет отметки в паспорте кассового аппарата и талоне учета ККТ. Эти документы подлежат обязательному заверению печатью ФНС.
Максимальная продолжительность операций по перерегистрации обновленного кассового аппарата не может превышать 5-дневный интервал (в рабочих днях).