Вопрос, за сколько дней до отпуска выплачиваются отпускные, актуален и для работников, и для работодателей. Поэтому расставим все точки, где надо, и выясним, как оплачивать отпуск по ТК РФ в 2019 году.
Гарантии
На период ежегодного оплачиваемого отдыха за работником остается:
- место работы;
- должность;
- средний заработок.
Таковы требования законодательства, закрепленные статьей 114 Трудового Кодекса РФ (ТК РФ).
Именно средний заработок заложен в основу расчета размера отпускных. Ответ на вопрос, что включает данная величина и за какой период ее рассчитывают, позволит предположить размер отпускных. А зная основные правила расчета, сотрудник может самостоятельно прикинуть, какая сумма будет зачислена на его зарплатный счет к отпуску. Также см. «Как рассчитать отпускные: примеры и формулы».
Расчетный период
Заметим, что в 2019-м отпуск по ТК РФ оплачивается, как и за прошлые периоды. Серьезных изменений здесь не произошло.
Расчетный период – его обязательно требуется определить в целях расчета отпускных. Как правило, он составляет 12 месяцев, предшествующих началу отдыха. Это правило закреплено пунктом 4 Положения о расчете средней зарплаты № 922 от 24.12.2007 (далее – Положение) и верно для всех, кто работает на предприятии более года.
ПРИМЕР
Менеджер Кулибин устроился в фирму 16 марта 2019 года. В середине июля 2019 года он подал заявление на основной отдых с 22.07. В расчет среднего заработка попадут начисления за период с 01.07.2018 по 30.06.2019.
Какие суммы включает
Согласно действующему законодательству, при выяснении среднего заработка за год в него входят все выплаты, обусловленные утвержденной в компании структурой оплаты труда. Именно это правило оплаты отпуска по Трудовому кодексу диктует его статья 139 и пункт 2 Положения. К ним относят:
- заработную плату по утвержденным ставкам;
- вознаграждение за работу в выходные и праздничные дни;
- премии по результатам работы;
- другие выплаты за рабочие показатели.
Имейте в виду, что есть выплаты работнику, которые хотя и выдают одновременно с заработной платой, но они имеют другой статус и не связаны с трудовыми достижениями. В первую очередь, к ним следует отнести следующие виды начислений:
- оплату пути и приобретение транспортных карт;
- компенсацию питания и использование личного транспорта;
- отпускные и пособия по нетрудоспособности;
- иные нетрудовые и социальные выплаты.
Пункты 3 и 5 Положения обозначают, какие выплаты точно не входят в расчет для отпуска.
Специфика расчета
Формула расчета того, как оплачивается отпуск, напрямую зависит от следующего фактора – отработан ли расчетный период полностью либо частично.
Для сотрудников, чей отпуск рассчитывают в календарных днях (а это большинство работников организаций) и предшествовавшие отпуску 12 месяцев отработаны в полном объеме, формула для определения размера среднего заработка будет выглядеть так:
Величина 29,3 представляет собой среднемесячное количество дней в году. Данный расчет регламентирован пунктом 10 Положения и статьей 139 ТК РФ.
Если же период до оформления отпускных отработан лишь частично, бухгалтер-расчетчик применит иную формулу расчета. А именно:
Здесь важно внимательно отнестись к расчету последнего показателя – числа отработанных дней в не целиком отработанных месяцах. Причем для каждого такого периода величину рассчитывают отдельно, исходя из следующей пропорции:
Так нужно считать в тех месяцах, в которых у сотрудника имели место исключаемые периоды. К ним относят:
- отпуска;
- командировки;
- время вынужденной нетрудоспособности;
- иные аналогичные промежутки.
Все исключения поименованы в пункте 5 Положения.
Как только рассчитана величина среднего заработка конкретного работника, можно приступать к определению размера отпускных согласно пункту 9 Положения. Для этого подойдет такая формула:
Посмотрим на конкретном примере, как оплачивается отпуск по ТК РФ.
Примеры расчета
ПРИМЕР 1
Козлов для отпуска отработал расчетный период в полном объеме и написал заявление на отдых с 13.06.2019 сроком на 2 календарные недели. В расчет среднего заработка попадает период с 01.06.2018 по 31.05.2019. Общая сумма выплат составила 812 760 руб.
Козлову произведут оплату отпуска исходя из следующих расчетов:
- среднедневной заработок сотрудника составит:
2 311,60 руб. (812 760 руб. / 12 мес. / 29.3) - размер отпускных равен:
32 362,40 руб. (2 311,60 руб. × 14 дней).
ПРИМЕР 2
Предположим, что Козлов уезжал в командировку с 16 по 18 ноября 2019 года, а в период с 12 по 19 апреля 2019 года отсутствовал по болезни. Тогда размер выплат, которые следует учесть при расчете среднего заработка, составит чуть меньшую сумму – 801 000 руб.
Вычисления проводят таким образом:
- в ноябре 2017 года работник имел 26,37 дней с учетом правил пропорционального расчета:
29.3 / 30 × (30 – 3) - в апреле 2018 года он отработал всего 21,486 дней:
29.3 / 30 × (30 – 8) - сумма среднего заработка в расчете на день составит 2 349,96 руб.:
801 000 руб. / (29,3 × 10 мес. + 26,37 + 21,486).
Таким образом, оплата отпуска по Трудовому Кодексу составит 32 899,44 руб. (2 349,96 руб. × 14 дней).
Если стаж в компании – меньше 12 месяцев
Допустим, человек отработал на предприятии менее 12 месяцев. Для него в расчет среднего заработка берут отрезок времени со дня оформления по ТК РФ до последнего дня месяца, предшествующего отпуску. Такой порядок закреплен пунктом 4 Положения.
ПРИМЕР
Продавец Афанасьева состоит в штате ООО «Гуру» с 14.03.2019. Согласно ее заявлению на отпуск, подписанному директором, ей нужно рассчитать отпускные за период с 13.06.2019 сроком на семь дней (календарных). Это значит, что расчетным периодом будет отрезок времени с 14.03.2019 по 31.05.2019.
Когда перечислять деньги на отдых
Один из главных вопросов – за сколько дней до отпуска выплачиваются отпускные. Обще правило гласит: работодатель обязан перечислить на зарплатный счет сотрудника или выдать ему на руки отпускные за три дня до начала отдыха. Это прописано в статье 136 ТК РФ.
Правда, Кодекс умалчивает, в каких именно днях исчислять срок. Но Роструд разъяснил, что нужно вести календарный расчет времени выплат (письмо № 1693-6-1 от 30.07.2014).
ПРИМЕР
Товаровед Толкалина уходит в отпуск с начала недели – 09.07.2019. Это значит, что по закону отпускные она получит не позже 05.07.2019.
Если бы Толкалина уходила в отпуск с 11.07.2019, то выдача отпускных попадала бы на 07.07.2019. По инструкции эта дату переносят на первый рабочий день до даты наступления срока. То есть на 06.07.2019.
Чем чревато несоблюдение сроков
Несвоевременную оплату отпуска по Трудовому кодексу признают нарушением. Законодатель предусмотрел наказание за подобный проступок в виде административного штрафа. Норма закреплена в Кодексе административных правонарушений (КоАП РФ) частью 1 статьи 5.27.
Заметим, что из-за разъяснений Минтруда существует некоторое противоречие. Так, согласно им, оштрафовать работодателя могут даже в том случае, если сам сотрудник подал заявление на отпуск менее чем за 3 дня до даты его начала. Получается, что у нанимателя просто может не быть возможности и времени выполнить нормы трудового законодательства. Тем не менее, по правилам письма № 14-2/В-644 от 26.08.2015 его могут подвергнуть административному штрафу.
Поэтому, необходимо заранее проинформировать работников, как происходит оплата отпуска по Трудовому кодексу: за сколько дней заявление на отпуск должно быть подано начальнику, чтобы не возникло нежелательной несогласованности действий.
Учет премий при расчете среднего заработка
Поводы для финансовых поощрений могут быть разными. Именно поэтому включение вознаграждений в базу для расчета отпуска может отличаться.
Ежемесячные
Премии по итогам работы в конкретном месяце, начисленные и выплаченные сотруднику, принимают к расчету строго по одной за каждый выполненный показатель.
Квартальные
Поощрительные выплаты по результатам работы за квартал в рамках базового периода учитывают для формирования среднего заработка аналогично месячным вознаграждениям.
Годовые
Премия по результатам работы за год должна быть учтена в полном объеме. Это правило действует для периода, предшествующего году, когда сотрудник отправится в отпуск.
За выслугу лет и стаж работы
Единовременные поощрения за выслугу лет или премирование за стаж работы отражают в среднем заработке для отпуска аналогично учету годовой премии за результаты труда.
Данные правила закреплены пунктом 15 Положения.
Важно знать, что нет разницы, были ли начислены указанные выплаты:
- в течение периода расчета;
- приходятся на более поздний период;
- сделаны сразу перед отпуском;
- по его окончании.
Обратите внимание: в последнем случае, когда не было возможности заранее учесть премии для целей расчета отпускных, их придется пересчитывать.
ПРИМЕР 1
Рассмотрим учет разных премий в формировании базового заработка для расчета отпускных секретарю Гулькиной.
Работник написала заявление на отпуск с 20.06.2018. Ее стаж на последнем месте работы начинается с 09.12.2013. Расчетный период для отпуска: 01.06.2017 – 31.05.2018 и он ею отработан в полном объеме.
В четвертом месяце 2018 года Гулькина получила премию по результатам работы за январь-март текущего периода. Одновременно с квартальной выплатой сотрудница заработала годовую премию по итогам работы предприятия в прошлом году. Более того, в феврале ей начислено две премии за объем отработанных документов.
Сформируем средний заработок для оплаты отпуска Гулькиной. В ее случае оплата отпуска производится исходя из следующих начислений: целиком двух премий – годовой и квартальной, а также одной выплаты за март.
Разберем, как учесть годовую премию, которая выдана сотруднику после формирования расчетного периода и определения отпускных.
ПРИМЕР 2
Механик сервисного обслуживания Новикова ушла в отпуск с 16.05.2018. Расчетным периодом для отпускных выплат станет интервал с 01.05.2017 по 30.04.2018. Она его полностью отработала.
13.05.2018 ей выдана премия по результатам работы в 2017 году. Казалось бы, данная премия не попала в расчетный период для отпуска сотрудника. Тем не менее, при расчете отпускных учесть ее следует в полной сумме.
Если указанная премия за предыдущий год была поставлена к начислению уже после выхода Новиковой из отпуска, то бухгалтер-расчетчик делает пересчет ранее выданных отпускных в сторону их увеличения и доплачивает сотруднику недостающую сумму.
Учет премий, когда расчетный период отработан частично
В этом случае оплату отпуска производят двумя основными способами:
- Если поощрение назначено уже с учетом отработанного времени, то учесть его следует в полном объеме, даже если у сотрудника были пропуски в работе.
- Если премия не берет во внимание отсутствие сотрудника, то учесть ее следует пропорционально фактически отработанному периоду.
В расчетах поможет следующая формула:
Основанием для ее использования служит такая нормативная база:
- пункт 15 Положения;
- письмо № 14-1/В-847 Минтруда;
- письмо № 2337-17 Минздравсоцразвития.