Должностные лица любого кадрового подразделения должны знать, как вшить вкладыш в трудовую книжку. Эта процедура необходима для внесения сведений о работе человека, если отведенные для этого страницы в нужном разделе данного документа закончились. Дополненный вкладышем формуляр должен сохранить свою юридическую действительность, что обеспечивает соблюдение правил ведения этих бланков.
Зачем нужен вкладыш
Правительство РФ в постановлении от 16.04.2003 г. № 225 раскрыло порядок действий работодателя в ситуациях, когда пустые страницы одного из разделов трудовой книжки закончились.
Так, как вшивается образец вкладыша в трудовую книжку зависит от содержания искомого раздела: дополнение новыми листами может потребоваться для блока данных:
- о работе;
- о награждениях.
Заполнение вкладыша производят по правилам, которые применяют в отношении трудовых книжек. На факт наличия вкладыша в самой трудовой должен указывать штамп работодателя с приведением сведений о серии и номере бланка.
Чтобы подшить вкладыш в трудовую книжку, кадровому работнику обязательно необходим штамп. Собственноручная надпись о введении дополнительных листов в формуляр не имеет юридической силы.
Порядок работы с вкладышами
Вкладыш может использовать только в качестве дополнения к трудовой книжке. Без основного документа эти страницы недействительны.
Законодательно чётко утверждено, как пришить вкладыш в трудовую (фото см. далее) – дополнительный лист должен быть надежно скреплен с книжкой. Примеры этой процедуры показывают, что при прошивке необходимо придерживаться правил кадрового делопроизводства по ГОСТ Р 7.0.8-2013.
Алгоритм действий кадрового работника таков:
| 1 | Для обеспечения удобства работы с листом вкладыша заполнять его рекомендуем ДО момента прошивки с книжкой |
| 2 | Определиться с местом, куда вшивается вкладыш в трудовую книжку. Варианта два:
|
| 3 | Заполнение титульного оборота вкладыша |
| 4 | Создание отметки в трудовой о реквизитах вкладыша |
| 5 | Сама процедура пришивки.
Далее смотрите на фото, как подшить вкладыш в трудовую книжку. Пошаговая схема действий следующая:
|
СОВЕТ
Чтобы закрепить узел и предотвратить его развязывание и/или протирку, рекомендуем наклеить на него этикетку из бумаги с надписью о том, что документ прошит и скреплен печатью. Дополнительный уровень защиты может быть обеспечен при помощи сургучной печати. Хотя мероприятия по закреплению узелков не являются обязательными для исполнения.
Распространенные ошибки при работе с вкладышем
Если кадровый инспектор при исчерпании лимита свободных страниц в одном из разделов трудовой книжки не стал вшивать вкладыш, а начал делать записи в пустых графах другого блока документа, это считается нарушением порядка оформления такого типа формуляров.
Также см. «Оформление вкладыша в трудовую книжку: образец 2018 года».
Исправление ошибки возможно одним способом – признанием записей недействительными и последующим их внесением в требуемый раздел.
Недопустима вклейка вкладыша. Бланк должен быть пришит нитками.
Вкладыш нельзя заменять:
- другими бланками;
- чистыми листами;
- незаполненными страницами чужих трудовых книжек.
Недействительность процедуры вшивки будет зафиксирована, если надпись с указанием на факт наличия вкладыша будет сделана от руки. Для этой цели можно использовать только специальный штамп.
При нарушении нормативных требований по оформлению вкладыша работодатель может быть привлечен к ответственности по ст. 5.27 КоАП России.