Возмещение расходов на использование имущества при дистанционной работе: размер, налоги в 2023 г. и в 2024 г.

Организация труда дистанционных сотрудников

Если отталкиваться от трудового законодательства, компания-работодатель обязана обеспечивать каждого удаленного сотрудника необходимым оборудованием, программными обеспечением, в том числе средствами защиты информации. Но есть оговорка. Так, при согласии обеих сторон вполне допустимо использовать «сторонние» средства: собственный или арендованный компьютер и т.д.

Но в этом случае на работодателя возлагаются обязанности (ст. 312.6 ТК РФ):

• Выплачивать сотруднику компенсации за эксплуатацию его имущества/средств связи.
• Возмещать расходы, связанные с трудовой деятельностью. Например, оплата тарифа по доступу к интернету, электроэнергия, покупка программ (редакторы, антивирусы и пр.).
• Обеспечить сотрудника требуемыми для его работы программно-техническими средствами или оплатить расходы на их приобретение.

Правила действуют независимо от инициатора (ст. 312.9 ТК РФ). Способ возмещения затрат можно оговорить в трудовом договоре или дополнительном соглашении. Но это необязательно, т.к. вопрос напрямую регулируется ТК РФ.

Размер компенсации за использование собственного имущества

Определен законом и порядок (сроки, сумма) возмещения затрат, этот момент рассмотрен ст. 312.6 ТК РФ. Например, можно заключить коллективный договор. Причина объяснима: условия для всех сотрудников преимущественно едины.

Например, компенсируется доступ в интернет, сотовая связь или проезд на общественном транспорте.

Есть еще варианты:

1. Локальный нормативный акт, принятый с учетом мнения профсоюза.
2. Индивидуальный трудовой договор, если каждому предлагаются отдельные условия.
3. Дополнительное соглашение к коллективному или индивидуальному договору.

Иногда работодатели злоупотребляют относительно расплывчатым нормированием компенсации затрат удаленных сотрудников и игнорируют свои обязательства. Но это является ошибкой. Роструд неоднократно разъяснял необходимость соблюдения требований по возврату денежных средств, потраченных в связи с исполнением должностных функций. В том числе на покупку и ремонт.

Как урегулировать вопрос, если это не было сделано ранее

В ситуации, когда работодатель при трудоустройстве упустил момент с компенсацией затрат для удаленных сотрудников, рекомендуется срочно исправить положение. Проще всего это сделать за счет выпуска локального нормативного акта, положения или приказа.

В документ необходимо включить:

1. Перечень оборудования и программ, каким работодатель обеспечивает сотрудника.
2. То же, только в отношении собственного технического оснащения.
3. Список затрат, какие подлежат компенсации.

Также в текст нужно внести порядок определения суммы – фиксированный размер ежемесячно или строго по предоставленным расходным документам. Важно ознакомить сотрудников с документом в подпись (ст. 22 ТК РФ).

НДФЛ, взносы и налог на прибыль при выплате компенсаций удаленным сотрудникам

Вопрос налогообложения рассматриваемой компенсации был урегулирован только в августе 2023 года (Письмо Минфина №03-04-06/263 от 11.01.2022 г.)

ОСНОВНЫЕ МОМЕНТЫ

• Компенсация – это денежная выплата, возвещающая затраты сотрудника, связанные с исполнением должностных функций (ст. 164 ТК РФ).
• Согласно п. 1 ст. 217 НК РФ такие средства не подлежат обновлению НДФЛ.
• Также с компенсационных выплат не выплачиваются страховые взносы (подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).
• Компания-работодатель вправе учитывать такие средства в составе расходов при расчете базы налогообложения при уплате налога на прибыль.

Последний пункт имеет 2 важных условия. Первое, это необходимо обосновать затраты, которые предъявляются в качестве компенсации. Важно подтвердить, что они действительно связаны с использованием сотрудником собственного/арендованного оборудования для исполнений функций, предписанных должностной инструкцией. Компания-работодатель обязана предоставить копии документов, подтверждающих обоснованность выплат/затрат.

Того же мнения придерживаются эксперты налоговой инспекции (Письмо ФНС №СД-4-11/1705 от 12.02.2021 г.). В дополнение ведомство уточняет, что способ исчисления суммы компенсации за затраты удаленных сотрудников допускается утверждать локальным нормативным актом фирмы-работодателя. Но здесь рекомендуется учитывать актуальные изменения, принятые во втором полугодии 2023 года.

Порядок налогообложения компенсации удаленным сотрудникам в 2024 году

Закон №389-ФЗ от 31.07.2023 г. внес поправки в порядок налогообложений компенсаций. Таблица, расположенная ниже, отражает основные произошедшие изменения. Они вступают в законную силу с 1 января 2024 года, а пока действуют прежние нормы.

Налог	Какое правило ввели	Условия применения	С какого момента действует
Налог на прибыль (подп. 11.1 п. 1 ст. 264 НК РФ)	Допускается вносить в сумму возмещаемых затрат средства, оговоренные коллективным договором, ЛНА или трудовым договором (дополнительным соглашением к нему). Определен лимит в 35 рублей за каждый рабочий день. Исключение составляет сумма, документально подтвержденная удаленного сотрудника	Обязательно закрепление условий компенсации фактических затрат на обеспечение рабочего места в локальном нормативном акте или трудовом договоре (коллективном или индивидуальном), дополнительном соглашении. При отсутствии перечисленных документов допустимо возмещение на основании документально подтвержденных затрат.	с 31.08.2023 г.
НДФЛ (п. 1 ст. 217 НК РФ, с учетом изменений, вступающих в силу 01.01.2024 г.)	Освобождение от уплаты НДФЛ относится к сумме, которая определена коллективным или индивидуальным трудовым договором, локальным нормативным актом, дополнительным соглашением. Но необходимо учитывать установленные лимиты: Не более 35 рублей за каждую рабочую смену. Не более суммы, подтвержденной сотрудником документально	Нет отдельных условий применения	с 01.01.2024 г.
Страховые взносы (подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, с учетом изменений, вступающих в силу 01.01.2024 г.)	Компенсационные выплаты освобождены от уплаты страховых взносов по суммам, определенным коллективным или индивидуальным трудовым договором, локальным нормативным актом, дополнительным соглашением. Здесь действуют те же ограничения, что и по налогам: Не более 35 рублей за каждую рабочую смену. Не более суммы, подтвержденной сотрудником документально	Нет отдельных условий применения	с 01.01.2024 г.

Типовые условия применения новых ном фактически совпадают. Внесенные изменения незаметно повлияли на применяемые нормы, но хотя бы уточнили расплывчатые понятия, ввели некоторые лимиты по компенсируемым суммам.