Сокращение штата и сокращение численности: что это
- Сокращение штата — убираете должности (штатные единицы) из штатного расписания.
- Сокращение численности — должность остается, но уменьшаете количество ставок (например, было 5, станет 3).
По процедуре увольнения отличий почти нет: разница важна в документах (новое штатное расписание/число единиц).
Кого нельзя увольнять по сокращению
Перед стартом обязательно проверьте “защищенные” категории и ограничения по моменту увольнения:
- беременные женщины (по общему правилу по инициативе работодателя увольнение нельзя);
- женщины с ребенком до 3 лет; одинокие родители и иные лица с семейными гарантиями в случаях, установленных законом;
- нельзя увольнять по инициативе работодателя в период больничного и отпуска (кроме ликвидации/прекращения деятельности ИП).
Если сотрудник “защищен”, оценивайте альтернативы: перевод, вакансии, изменение оргструктуры без увольнения.
Шаг 1. Принять решение и подготовить организационные документы
- служебная записка/обоснование (по необходимости);
- приказ о мероприятиях по сокращению (старт процедуры);
- новое штатное расписание (или изменения к нему) с датой введения;
- план-график: уведомления, предложения вакансий, даты увольнения.
Шаг 2. Определить, кого сокращаем: квалификация и преимущественное право
Если сокращаются не все одинаковые должности (например, из 5 бухгалтеров оставляете 3), важно корректно выбрать кандидатов.
Логика выбора:
- оцените производительность труда и квалификацию (заранее определите понятные критерии: разряды, допуски, результаты аттестаций, показатели качества, дисциплина, KPI и т.п.);
- при равных показателях примените преимущественные права (если они предусмотрены законом/колдоговором/локальными актами).
Рекомендация: оформите протокол/заключение комиссии по отбору — это сильно снижает риск спора.
Шаг 3. Уведомить профсоюз и службу занятости (если применимо)
Профсоюз
Если есть первичная профсоюзная организация, ее уведомляют письменно заранее (обычно: за 2 месяца, при массовом увольнении — за 3 месяца).
Служба занятости (ЦЗН)
Работодатель сообщает о принятом решении о сокращении в службу занятости в установленные сроки. На практике ориентируются так:
- организации — не позднее чем за 2 месяца до начала сокращения, а при возможных массовых увольнениях — не позднее чем за 3 месяца;
- ИП — не позднее чем за 2 недели.
Критерии “массовости” могут быть установлены отраслевыми/территориальными соглашениями. Если их нет — используют минимальные критерии из действующих правил о содействии занятости при массовом высвобождении.
Шаг 4. Уведомить работников (минимум за 2 месяца)
Каждого сокращаемого работника предупреждают персонально и письменно под подпись не менее чем за 2 месяца до увольнения. В уведомлении обычно указывают:
- основание: сокращение численности/штата;
- дату предполагаемого увольнения;
- информацию о вакансиях (часто — приложением);
- порядок получения гарантий и компенсаций.
Можно ли уволить раньше 2 месяцев
Да — но только с письменного согласия работника. Тогда ему выплачивается дополнительная компенсация (средний заработок пропорционально времени, оставшемуся до истечения срока предупреждения).
Шаг 5. Предлагать вакансии: как сделать правильно
Важнейшая зона риска — вакансии. Работодатель обязан предложить работнику все подходящие вакансии в данной местности:
- соответствующие квалификации,
- а при их отсутствии — нижестоящие или нижеоплачиваемые (если работник согласен).
Практически важно: предлагать вакансии нужно не “один раз”, а по мере их появления в период уведомления, фиксируя предложения и ответы работника.
Как фиксировать предложения
- лист предложенных вакансий под подпись;
- отдельное уведомление при появлении новой вакансии;
- акт об отказе от подписи/получения (если работник не подписывает).
Шаг 6. Оформить увольнение и выдать документы
В день увольнения:
- издайте приказ об увольнении по сокращению;
- выдайте работнику обязательные документы (в т.ч. сведения о трудовой деятельности — по вашему формату кадрового учета);
- произведите окончательный расчет.
Выплаты при сокращении в 2026 году
Минимальный набор выплат
- выходное пособие — в размере среднего месячного заработка;
- сохранение среднего заработка на период трудоустройства за 2-й месяц (полностью или пропорционально периоду нетрудоустройства);
- 3-й месяц — в исключительных случаях по решению службы занятости (как правило, если работник обратился туда в установленный срок и не был трудоустроен).
Как считать средний заработок
С 2026 года используйте действующие правила расчета среднего заработка (они обновлены и действуют с 01.09.2025). Чтобы избежать претензий, проверьте, какие выплаты включаются в расчет по вашей системе оплаты труда.
Готовые формулировки (шаблоны)
1) Приказ о мероприятиях по сокращению (короткий)
ПРИКАЗ о мероприятиях по сокращению численности (штата) г. ____________ «___» __________ 2026 г. № _____ В целях оптимизации организационной структуры ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Провести мероприятия по сокращению численности (штата) работников. 2. Утвердить новое штатное расписание (Приложение 1) с «___»__________2026 г. 3. Отделу кадров обеспечить уведомление работников, предложения вакансий и оформление документов. 4. Бухгалтерии обеспечить расчет и выплату гарантий и компенсаций. 5. Контроль исполнения приказа возложить на ____________________. Руководитель __________________ /ФИО/
2) Уведомление работнику (минимальный вариант)
УВЕДОМЛЕНИЕ Уважаемый(ая) ____________________________ (ФИО)! Сообщаем, что в связи с сокращением численности (штата) работников Ваша должность ____________________________ подлежит сокращению. Предполагаемая дата увольнения: «___»__________2026 г. Вам будут предложены имеющиеся вакантные должности (работы) в порядке, установленном законом. Гарантии и компенсации при увольнении будут предоставлены в полном объеме. Подпись работодателя ____________ /ФИО/ С уведомлением ознакомлен(а) ____________ /подпись/ дата
3) Лист вакансий (как приложение)
ПРЕДЛОЖЕНИЕ ВАКАНСИЙ Работнику: ____________________________ (ФИО) В связи с сокращением предлагаем вакантные должности (работы): 1) ____________________________________ (должность) оклад ______ условия ______ 2) ____________________________________ (должность) оклад ______ условия ______ Отметка работника: [ ] согласен(на) на перевод на должность ______________________ [ ] отказываюсь от предложенных вакансий Подпись ____________ Дата ____________
Типовые ошибки, из-за которых сокращение “ломается”
- не доказали корректный отбор при сокращении одинаковых должностей (нет критериев/протокола);
- предложили вакансии “для галочки” или не предложили новые вакансии, появившиеся позже;
- уволили в отпуске/на больничном;
- нарушили сроки уведомления работника/профсоюза/службы занятости;
- неверно посчитали средний заработок и выплаты.
Мини-чек-лист кадровика
- Есть приказ о мероприятиях и новое штатное расписание с датой введения.
- Определены критерии отбора и оформлено решение (комиссия/протокол).
- Уведомлены профсоюз (если есть) и служба занятости (в срок).
- Работники уведомлены минимум за 2 месяца, даты увольнения корректны.
- Вакансии предлагаются корректно и регулярно, ответы зафиксированы.
- Выплаты рассчитаны по актуальным правилам среднего заработка.