Приказ о вручении подарков контрагентам

Зачем нужен приказ о вручении подарков контрагентам

Приказ помогает:

• зафиксировать деловую цель (партнёрские отношения, мероприятие, продвижение бренда);
• утвердить бюджет/смету и лимиты на подарки;
• назначить ответственных за закупку, хранение и выдачу;
• утвердить список получателей или порядок его формирования;
• обеспечить закрывающие документы для бухгалтерии.

Какие документы обычно нужны вместе с приказом

Набор зависит от того, как вы ведете учет, но чаще всего используют:

• смета/бюджет на подарки (приложение);
• список контрагентов/представителей, кому вручат (приложение);
• накладные/чеки на приобретение;
• акт выдачи (вручения) подарков;
• отчет ответственного лица о вручении (кратко: кому, когда, что).

Как правильно описать цель, чтобы снизить риски

В приказе лучше использовать формулировки, которые показывают деловой смысл:

• “в рамках проведения делового мероприятия/переговоров”;
• “в целях поддержания деловых отношений и делового этикета”;
• “в рамках рекламной акции/продвижения бренда” (если подарки брендированные, массовые).

Неудачные формулировки: “подарить по дружбе”, “личный подарок”, “по просьбе менеджера”.

Реклама или представительские: в чем разница на практике

Перед оформлением определитесь, к какому виду расходов относится ситуация:

• Рекламные — обычно массовые/брендированные подарки, связанные с продвижением (например, сувениры с логотипом).
• Представительские — расходы на прием и обслуживание представителей других организаций при переговорах/мероприятиях (часто требуют более строгих обоснований и лимитов по учету).

Это важно не для “красоты”, а для правильного документирования и учета.

Что указать в приказе

• цель вручения подарков;
• период/дату мероприятия;
• вид подарков и лимит стоимости (или общую смету);
• ответственных: закупка, хранение, выдача, отчетность;
• порядок утверждения списка получателей;
• порядок оформления актов и отчёта.

Образец приказа о вручении подарков контрагентам

ПРИКАЗ
о вручении подарков контрагентам

г. ____________                         «___» __________ 2026 г. № _____

В целях ________________________________________________
(например: поддержания деловых отношений / проведения переговоров / проведения делового мероприятия /
продвижения бренда в рамках рекламной акции)

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Организовать вручение подарков контрагентам (представителям контрагентов)
в период с «___»__________2026 г. по «___»__________2026 г.
(или: «___»__________2026 г. в рамках мероприятия ____________________________).

2. Утвердить перечень/тип подарков:
________________________________________________________
(например: сувенирная продукция / подарочные наборы / брендированные подарки)
и лимит стоимости одного подарка: ____________ руб.
(или: общую смету расходов: ____________ руб. — Приложение 1).

3. Утвердить список получателей (Приложение 2)
(или: поручить руководителям подразделений представить список получателей до «___»__________2026).

4. Назначить ответственными:
4.1. За закупку и получение подарков: ______________________________ (ФИО, должность).
4.2. За хранение и учет подарков: _________________________________ (ФИО, должность).
4.3. За вручение и оформление актов выдачи: _______________________ (ФИО, должность).
4.4. За подготовку отчета о вручении: _____________________________ (ФИО, должность).

5. Обязать ответственных лиц:
5.1. Обеспечить наличие первичных документов на приобретение подарков.
5.2. Оформить акт выдачи (вручения) подарков с указанием получателей, наименования и стоимости.
5.3. Передать в бухгалтерию первичные документы и отчет не позднее «___»__________2026.

6. Контроль исполнения настоящего приказа возложить на ____________________________.

Руководитель __________________ /ФИО/

Акт вручения (выдачи) подарков контрагентам (образец)

АКТ № ___
вручения (выдачи) подарков контрагентам

г. ____________                         «___» __________ 2026 г.

Мы, нижеподписавшиеся, составили настоящий акт о том, что в соответствии с приказом № ___ от «___»__________2026
были вручены подарки контрагентам (представителям контрагентов):

1) Контрагент: ____________________________  Получатель: ____________________________
Подарок: _________________________________  Кол-во: ____  Стоимость: ______ руб.

2) Контрагент: ____________________________  Получатель: ____________________________
Подарок: _________________________________  Кол-во: ____  Стоимость: ______ руб.

Итого вручено подарков на сумму: __________________ руб.

Ответственный за вручение: __________________ /ФИО/
Получатель (при наличии подписи): __________ /ФИО/

Отчет ответственного лица (краткий шаблон)

ОТЧЕТ
о вручении подарков контрагентам

В период с ___.___.2026 по ___.___.2026 в соответствии с приказом № ___ от ___.___.2026
вручены подарки контрагентам (список прилагается).
Всего вручено: ____ шт. на сумму __________ руб.

Первичные документы на приобретение и акт выдачи переданы в бухгалтерию.

Ответственный __________________ /ФИО/   Дата ___.___.2026

Персональные данные и подписи получателей

Если вы собираете подписи и ФИО представителей контрагентов, помните, что это персональные данные. Для делового документооборота обычно достаточно минимальных сведений: ФИО и компания. Не собирайте лишнее (паспорт, адрес и т.п.).

Частые ошибки

• Нет приказа и акта — расходы “висят” без основания.
• Нет списка получателей — невозможно доказать, кому и зачем выдали подарки.
• Слишком расплывчатая цель — повышает риск вопросов по учету расходов.
• Нет лимитов — бюджет неуправляем и сложнее обосновывать расходы.
• Смешали подарки сотрудникам и контрагентам в одном документе — лучше разделять.

Мини-чек-лист

• В приказе есть цель, период, лимиты и ответственные.
• Есть смета и список получателей (или порядок утверждения).
• Есть первичные документы на покупку.
• Оформлен акт выдачи и отчет, документы переданы в бухгалтерию.