СКАЧАТЬ ПУСТОЙ БЛАНК КОММАНДИРОВОЧНОГО УДОСТОВЕРЕНИЯ
СКАЧАТЬ ЗАПОЛНЕННЫЙ ОБРАЗЕЦ КОММАНДИРОВОЧНОГО УДОСТОВЕРЕНИЯ
Какие документы понадобятся
Для отправки сотрудника в служебную поездку необходимо оформить такие документы:
- приказ, подписанный руководителем организации и работником;
- авансовый отчёт, который сотрудник предоставляет по возвращении из поездки.
Оформлять приказ обязательно, а авансовый отчёт относится к условно-обязательным документам. Сотрудник предоставляет его только в случае, если перед командировкой получил деньги на служебные расходы. Если ему были выданы только суточные, этот отчёт составлять не нужно.
Кроме того, работодатель вправе оформить служебное задание, подтверждающее даты фактического пребывания работника в служебной поездке. Как и командировочное удостоверение, это необязательный документ, и решение о его оформлении компания принимает на своё усмотрение.
Порядок оформления
Командировочное удостоверение удобно оформлять на бланке Т—9. Он содержит все поля для проставления реквизитов. Также организация вправе разработать свой шаблон и использовать его во внутреннем документообороте. Бланк Т—9 заполняется с обеих сторон. Титульный лист содержит название организации, данные сотрудника и сведения о командировке. На обратной стороне ставят печати организаций, куда направлялся работник, и подписи руководителей.
Часть 1
На первой строке титульного листа пишут полное юридическое наименование организации, где работает сотрудник, направляемый в командировку. Здесь же указывают организационно-правовую форму работодателя: ОАО, ЗАО, ООО, НКО, ИП или другой статус. Рядом указывают код формы по ОКУД и по ОКПО. Коды берут из учредительных документов. На следующей строке, справа от названия документа, указывают его номер во внутреннем документообороте и дату оформления в формате ДД.ММ.ГГГГ.
Часть 2
Вторая часть бланка предназначена для внесения сведений о работнике. Сюда вписывают его фамилию, имя и отчество без сокращений, табельный номер, должность, название отдела или структурного подразделения, в котором работает командированный. Табельный номер — это внутренний индивидуальный код сотрудника, который присваивается при трудоустройстве. Он нужен для удобства идентификации внутри компании.
Также во второй части указывают сведения о месте, куда едет работник, с точностью до населённого пункта и названия организации. Далее записывают информацию о цели и сроках служебной поездки, указывая начальную и конечную даты. Началом командировки считается день отъезда, окончанием — день возвращения. Эти сведения переписывают из приказа о направлении сотрудника в служебную поездку.
На следующей строке вписывают название и реквизиты паспорта или иного документа, удостоверяющего личность командированного. Бланк считается действительным только при предъявлении указанного документа. Следующая строка содержит должность, подпись и ФИО руководителя или заменяющего его лица.
Часть 3
На обратной стороне бланка содержатся данные о населённых пунктах и организациях, в которых был сотрудник во время поездки. Слева вверху — название населённого пункта и организации, откуда выехал командированный, ниже — ФИО, должность и подпись ответственного работника, печать. Справа — информация о месте и компании, куда он прибыл, дата приезда, ФИО и подпись ответственного лица, печать.
Если во время служебной поездки сотрудник должен побывать в нескольких организациях, он предъявляет бланк в каждой, и уполномоченные лица заполняют соответствующие разделы. Во всех случаях указывают населённый пункт, юридическое наименование и дату прибытия. Ответственный работник этой организации ставит подпись, расшифровку и печать.
Что делать с удостоверением после командировки
Вернувшись из служебной поездки, сотрудник передаёт удостоверение уполномоченному лицо для указания даты прибытия. Бумага заверяется подписью и печатью предприятия. Далее её передают в бухгалтерию вместе с приказом и документами, подтверждающими расходы во время командировки.
Бухгалтер производит расчёт и на его основании выплачивает командированному сумму, потраченную сверх аванса, или принимает излишки, если они остались. Организация вправе уменьшить налогооблагаемую базу по налогу на прибыль на сумму подтверждённых командировочных расходов. Командировочное удостоверение регистрируется в журнале регистрации документов, предназначенных для внутреннего пользования.