Бумажная трудовая книжка или СТД-Р
При отсутствии бумажной трудовой книжки работодатель выдает сотруднику в последний день его работы документ, оформленный по форме СТД-Р (ст. 66.1 и ст. 84.1 Трудового Кодекса РФ). В него вносятся сведения о трудовой деятельности.
К ним относится:
- Основание и дата приема на работу.
- Основание и дата увольнения с последней должности.
- Переводы между отделами, должностями.
- Поданные сотрудником заявления вроде перехода на электронную трудовую.
Справку по форме СТД-Р можно выдать на бумаге или электронным файлом, подписанным ЭЦП работодателя. Сотрудник вправе обратиться за ней в любой момент. Организация обязана оформить документ в течение 3 рабочих дней (ст. 84.1 ТК РФ). Правило действует только при переходе на электронную трудовую книжку.
Образец СТД-Р при увольнении
Если учет ведется еще на ее бумажном аналоге, то в последний рабочий день сотрудник получает именно ее. В этом случае оформлять форму СТД-Р работодатель не обязан. Хотя такая возможность есть, если бывший теперь уже работник попросил ее или так захотел руководитель организации (соответствующее пояснение есть в Письме Минтруда №14-2/ООГ-8465 от 16.06.2020 г.).
Справка о доходах физического лица
Сотрудник вправе при увольнении запросить справку о своих доходах в организации (п. 2 ст. 230 Налогового Кодекса РФ). Оформляет такой документ работодатель по форме 6-НДФЛ, куда вносит данные конкретного физического лица (согласно приложению №4 Приказа ФНС №ЕД-7-11/753 от 15.10.2020 г.).
Особенности:
- С апреля 2024 года начнет действовать новая форма 6-НДФЛ.
- Отчитываться за первый квартал 2024 года нужно будет уже по ней.
- Справка о доходах также претерпела незначительные изменения.
В справку положено вносить все доходы, касающиеся текущего года вплоть до даты увольнения из компании. Она нужна, чтобы следующий работодатель смог правильно рассчитать стандартные вычеты на детей (при наличии).
Справка о доходах при увольнении: образец
Справка о трудовом стаже и пенсионных взносах
Работодатель, при увольнению сотрудника, также выдает ему персонифицированную выписку, как застрахованного лица (п. 2, 8, 12 ст. 11 закона №27-ФЗ от 01.04.1996 г.).
На момент написания статьи они включают:
- Подраздел 1.2 раздела 1 отчета за текущий год по форме ЕФС-1. Регламентирует внесение сведений конкретного гражданина Приложение №1 Приказа СФР №2281 от 17.11.2023 г.
- Раздел 3 по форме РСВ. Туда записывают данные за отчетный период, в рамках которого сотрудник решил уволиться (фактически с начала квартала по день увольнения).
Оформлять отдельно выписку из отчета «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» не требуется, т.к. информация в ней полностью соответствует третьему разделу РСВ.
Образец ЕФС-1 при увольнении
Справка о заработке по форме 182н
На 2024 год отменили обязательную выдачу сотрудникам справок по форме 182н. Она включает сведения о доходах физического лица в текущем году и за два предыдущих, если гражданин был трудоустроен давно. Этот документ ранее применяли при расчетах декретных выплат, пособий по временной нетрудоспособности или по уходу за ребенком. Перечисленные виды государственной помощи и определяют исходя из предшествующих двух лет заработка.
Отмена связана с тем, что Социальный фонд России (СФР) и налоговая инспекция наладили обмен информацией в электронном виде. Теперь любые сведения о трудоустроенных гражданах быстро и достоверно передаются во всех направлениях, включая работодателя: это заработок физлица, стаж за указанный период, что необходимо для расчетов указанных выше видов пособий. Такой подход позволил снизить сроки подачи сведений, исключить ошибки, подделку документов и пр.
В связи с перечисленными изменениями по Приказу Минтруда №677Н от 19.10.2022 г. справка по форме 182н была отменена с 1 января 2023 года. Отныне ожидать ее выдачу работодателем нет смысла.
Возможность оформления документа остается, если сотруднику все-таки справка нужна по каким-либо причинам. Для получения необходимо подать заявление, где указать соответствующее требование (ст. 62 ТК РФ).
Копия приказа об увольнении
Приказ об увольнении или о прекращении трудового договора работодатель дает сотруднику под подпись об ознакомлении. «По умолчанию» документ остается в организации. Но увольняемый вправе запросить копию, заверенную надлежащим образом, т.е. печатью и подписью руководителя (ст. 84.1 ТК РФ).
Наиболее распространенная причина такого требования заключается в желании бывшего работника обратиться в надзорные органы. Например, если при расставании произошел конфликт или фирма не выплатила полагающуюся за последний месяц премию. Копия актуальная для суда, трудовой инспекции, иных ведомств.
Образец приказа об увольнении
Иные документы, связанные с работой
Сотрудник имеет право письменно запросить любые документы, связанные с его работой – копии приказов, локальных нормативных актов, какие он ранее подписывал (ст. 84.1 ТК РФ). Причина для подобного требования, как правила, схожа с той, когда запрашивают копию приказа об увольнении, хотя есть и отличия.
Варианты:
- Приложить к исковому заявлению в суд.
- Предъявить последующему работодателю.
- Подтвердить сведения в СФР.
Сроки обращения за копиями любых ЛНА не регламентированы. Поэтому работодатель обязан в течение 3 рабочих дней выдать их независимо от даты обращения бывшего сотрудника (ст. 62 ТК РФ). Главное, чтобы поступило письменное заявление, устное требование гражданина считается необоснованным.
Юристы, специализирующиеся в сфере трудового законодательства, рекомендуют при увольнении запрашивать расчетный листок с расшифровкой выплат, связанных с прекращением работы:
- Зарплата, выплаченная до момента увольнения.
- Премия, если она была положена согласно внутреннему регламенту.
- Компенсация за неиспользованные дни отпуска.
Подтверждение выдачи документов об увольнении
Как мы рассмотрели выше, часть бумаг сотрудник получает на руки в обязательном порядке, но есть и такие, где требуется сначала подать заявление на выдачу. Чтобы избежать разногласий между уволенным и работодателем, последнему желательно письменно фиксировать оформление каждого документа. Например, можно завести журнал учета выдачи СТД-Р, где получивший ставит подпись о вручении соответствующей выписки, справки и т.д.
Фрагмент журнала о выдаче СТД-Р
Что делать, если сотрудник не получил справки в день увольнения
Нередки случаи, когда увольняемые работники не являются за документами. Например, по причине срочного отъезда или болезни. В этом случае нужно отправить ему на домашний адрес уведомление о том, чтобы тот обязательно пришел за бумажной трудовой книжкой или дал разрешение отправить ее через Почту России. То же относится сведений персонифицированного учета, выписки из отчета РСВ и т.д. (ст. 84.1 ТК РФ).
Образец уведомления о получении трудовой книжки
Согласие работники на пересылку документов
Исключение составляют документы, подтверждающие стаж сотрудника в данной организации, в том числе и СТД-Р. Их допускается заверить и отправить на домашний адрес уволенного без его согласия. Главное, оформить заказное письмо с уведомлением (ст. 84.1 ТК РФ).
Внимание!
Ответственность работодателя за невыдачу справок
Несвоевременное оформление обязательных документов или их несвоевременная выдача грозит работодателю административным штрафом (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ). Сумма немаленькая – от 30 до 50 тыс. рублей на юридическое лицо или от 1 до 5 тыс. рублей на должностное лицо, руководителя или заведующего отделом кадров. Избежать таких последствий легко, достаточно своевременно отправить необходимые уведомления.
Внимание!