Что должна уметь инфосистема
В соответствии с ч. 5 ст. 22.1 Трудового кодекса РФ электронный документооборот работодатель может организовать 2 способами:
- на единой цифровой платформы в сфере занятости и трудовых отношений “Работа в России” – через Госуслуги и Единую систему идентификации и аутентификации (ЕСИА);
- свою информационную систему, привязанную к Госуслугам.
Причём по закону такая своя система должна обязательно обеспечивать следующий функционал:
- подписание электронного документа в соответствии с требованиями ТК РФ;
- хранение электронного документа;
- фиксацию факта его получения сторонами трудовых отношений.
Взаимодействие работодателя и работника посредством электронного документооборота регламентирует ст. 22.3 ТК РФ.
Регламент
Взаимодействие информационной системы работодателя с порталом Госуслуг происходит по правилам, изложенным в постановлении Правительства РФ от 01.07.2022 № 1192 (далее – Правила № 1192). Они действуют с 1 сентября 2022 года.
Основное преимущество данного механизма в том, что через свою инфосистему наниматель может, среди прочего, размещать кадровые документы в личных кабинетах работников на Госуслугах.
На кого распространяется
Правила № 1192 распространяются на работодателей в порядке ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ приняли решение об использовании своей информационной системы для электронного документооборота.Это должен быть локальный акт о введении такого документооборота. Его принимают с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке ст. 372 ТК.
Цели
Работодатель обеспечивает взаимодействие своей инфосистемы с Госуслугами для:
- обеспечения возможности размещения на Госуслугах электронных документов о работе без дублирования на бумаге – в случае подачи им заявления о выдаче таких документов через Госуслуги;
- предоставления работнику или поступающему на работу возможности направления в электронных форме работодателю заявлений, уведомлений и сообщений, которые предусмотрены трудовым законодательством, в отношении которых происходит электронный документооборот;
- направления в личный кабинет работника на Госуслугах документов, подписанных простой электронной подписью работника в инфосистеме работодателя – при наличии заявления работника о таком размещении.
Указанные заявления, уведомления и сообщения от работника или поступающего на работу он направляет в инфосистему работодателя в электронном виде и формирует без участия работодателя.
За счёт чего происходит взаимодействие
Взаимодействие инфосистемы работодателя и Госуслуг в указанных целях обеспечивает использование:
- технологии прикладного программного интерфейса, интегрированные с подсистемой личного кабинета на Госуслугах;
- использование единой системы межведомственного электронного взаимодействия (касается тех работодателей, кто к ней подключен).
Свои заявления, уведомления и сообщения работник (поступающий на работу) подписывает и направляет в инфосистему работодателя с помощью функционала, доступного в личном кабинете на Госуслугах. При этом вид ЭП регулирует ст. 22.3 ТК.
Направление работником и размещение нанимателем электронных документов в личном кабинете на Госуслугах происходит в автоматическом режиме при любом из способов.
Условие для работников
Нужно пройти регистрацию в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА) при портале Госуслуг.