Со временем организации и ИП накапливают большой объем документации, которая становится невостребованной либо уже нет обязанности ее хранить. Возникает вопрос: как провести уничтожение бухгалтерских документов? Важен правильный подход к этой процедуре. Иначе есть риск получить серьезные претензии от налоговиков и других проверяющих.
Сколько хранить
Законодательство РФ обязывает руководство предприятий обеспечить надлежащее хранение на протяжении 5 лет:
- «первички»;
- регистров бухучета;
- аудиторских заключений и др.
А для некоторых документов сроки не ограничены. Например:
- расчетно-платежные ведомости;
- годовая бухгалтерская отчетность;
- ликвидационный баланс;
- справка о получении статуса юрлица и постановке на учет в ИФНС.
Ряд документов со сроком хранения до 10 лет считают текущими и не отправляют в архив. Они лежат в структурных подразделениях компании, а затем по истечении времени их ликвидируют. При решении данной задачи надо руководствоваться следующими правовыми актами:
- Перечнем Минкультуры 2010-го года № 558;
- Законом <Об архивном деле˃ № 125-ФЗ;
- приказом Минкультуры № 526 2015-го года.
По закону уничтожение бухгалтерских документов возможно при одном условии: срок их хранения истек до 31 декабря минувшего года (включительно). Иначе избавиться от них можно будет только в следующем году.
Если результаты деятельности компании оказались отрицательными и убыток отнесен на будущие периоды, подтверждающие его размер документы актуальны на протяжении всего срока такой налоговой оптимизации Данное правило установлено в п. 4 ст. 283 НК РФ. Когда законный срок истекает и переносить на будущее нечего, в обычном порядке составляют акты на уничтожение бухгалтерских документов.
Электронные документы, размещенные в архивном фонде предприятия, тоже могут со временем утратить практическую значимость. Согласно ст. 5 Закона <Об архивном деле˃, способ их создания и вид носителя не имеет значения. Поэтому оптимальный срок хранения – 5 лет с момента последнего использования.
Подробнее об этом см. «Сколько времени нужно хранить бухгалтерские документы».
Подготовка к изъятию
Перед уничтожением бухгалтерских документов в первую очередь определяют их списки. В них относят материалы:
- утратившие юридическую силу;
- не обладающие практической значимостью;
- превысившие срок хранения по закону.
Для точного определения временного интервала анализируют, например, обложки дел с подшитыми справками, счетами и т. п.
На следующем этапе экспертная комиссия проводит анализ их ценности. Решение принимают в присутствии руководства на основании соответствующего положения о комиссии. Затем документацию, признанную устаревшей и/или ненужной, извлекают для дальнейшей утилизации.
Руководитель вправе увеличивать сроки хранения для практических целей, но уменьшать их – не рекомендуется!
Как составить акт на уничтожение бухгалтерских документов
Уточним, что проведение рассматриваемой процедуры уничтожения бухгалтерских документов – это право, а не обязанность предприятия. Но когда принимают решение о прекращении их существования, нужно соблюдать правила. Иначе контролирующие органы будут толковать статус документов как «в наличии». Однако при поступлении запроса на них – предъявить нечего.
Оформлением акта о ликвидации бухгалтерской макулатуры занимается экспертная комиссия, которую для этого создают на предприятии. Установленного бланка такого акта не существует, поэтому форму нужно разработать самостоятельно и утвердить распоряжением руководства.
Условно рассматриваемый акт можно поделить на 3 части:
| 1 | «Шапка» | Содержит сведения о компании, ее реквизиты, Ф.И.О. начальника |
| 2 | Основная часть | Состоит из названия акта, под которым располагают основной текст. В нем описывают состав экспертной комиссии и дают информацию о самом мероприятии. При этом обязательно (!) приводят список документов под уничтожение. |
| 3 | Заключительная часть | Ставят дату и подписи (с расшифровкой) лиц, ответственных за составление документа и проведение мероприятия. |
Далее по ссылке вы можете ознакомиться и скачать образец акта на уничтожение бухгалтерских документов.
При составлении акта иногда затруднительно выбрать из Перечня Минкультуры 2010-го года № 558 подходящую позицию со сроком хранения.
Есть важный нюанс: многие наименования документов для удобства обобщают, поэтому заголовок, под которым они будут фигурировать, может отличаться.
Ответственный сотрудник вправе самостоятельно выбирать позицию, к которой отнести ту или иную бухгалтерскую справку. Таким образом, разрешено:
- включать в акты на уничтожение бухгалтерских документов те из них, срок хранения которых истек к первому дню текущего периода;
- группировать однотипные справки под определенным заголовком.
При обнаружении документов с неизвестным сроком хранения экспертная комиссия вправе сделать запрос в архивное учреждение. Основание – п. 2.2.5 Правил работы архивов предприятий 2002-го года.
После оформления акта на невостребованные бухгалтерские материалы от них избавляются. Варианты уничтожения организация выбирает самостоятельно:
- разрыв вручную;
- посредством сжигания;
- при помощи шредеров.
Некоторые фирмы даже предлагают различные степени уничтожения бухгалтерских документов в зависимости их ценности для третьих лиц.
Данный факт фиксирует дополнительный документ, подтверждающий выполнение всей процедуры уничтожения бухгалтерских документов.