Пересортица товара: что это
При большом количестве товара одного вида сложно не ошибиться при принятии ТМЦ на склад и выдаче его. Если речь идет об оптовой торговле, то учет вести проще. Если товар отпускается большими упаковками, то для них предусмотрена дополнительная защита:
- Разделение по партиям
- Разный вид тары
- Разный объем.
В розничной торговле вероятность ошибок больше.
Для отнесения факта расхождения в количестве к пересортице должны выполняться три условия:
- Товары принадлежат к одной товарной группе
- Возникновение расхождения выявлено в один и тот же период
- Факт пересортицы произошел у одного и того же материально-ответственного лица.
Понятие «пересортица» не везде применимо. Например, нельзя его применить на предприятиях, где продается штучный товар высокой стоимости. Если допустимо зачесть недостачу синих воздушных шариков в счет красных, то недопустимо тоже самое в отношении телевизоров, стиральных машин.
Откуда возникает пересортица
Ошибки могут появиться, как из-за человеческого фактора, так и из-за технического сбоя в программе. Первая причина – наиболее частая. Ошибиться могут:
- Поставщики при маркировке и оформлении документов на поставку
- Представитель покупателя при приеме товара на склад
- Бухгалтер или оператор при внесении данных в учетную программу.
Независимо от причин возникновения пересортицы, по ней нужно вносить корректировки.
Какие документы оформляются при обнаружении пересортицы
В конечном счете исправления по обнаруженной пересортице вносятся в бухгалтерский или складской учет. Но для того чтобы бухгалтер сделал записи, необходимо собрать пакет документов, включающий в себя:
- Сличительную ведомость
- Объяснительную записку от материально ответственного лица
- Предложение о зачете пересортицы
- Приказ о зачете пересортицы
- Ведомость учета результатов инвентаризации.
Сличительная ведомость оформляется на основании проведенной инвентаризации. Для этого предназначен бланк ИНВ-19, хотя компании вправе разработать свою форму документа.
В сличительной ведомости указываются:
- Даты начала и окончания инвентаризации
- Номер документа и дата
- Материально-ответственные лица, отвечающие за сохранность ТМЦ
- Дата, на которую проводится сверка.
Основная часть состоит из таблицы, в которую вносятся:
- Название товара
- Единица изменения
- Инвентарный номер, если имеется
- Излишек/недостача по каждой позиции с указанием количественного показателя и суммы.
В документе имеется блок, в котором отражается информация о внесении корректировочных записей в учет.
Объяснительную записку пишет материально-ответственное лицо. В документе необходимо указать:
- По каким товарам и в каком количестве обнаружены излишки и недостача
- По какой причине произошла пересортица, например, товар похож по внешнему виду и поступил на склад без упаковки (навалом)
- Какие меры предполагается предпринять
- Обращение с просьбой зачесть ошибку как пересортицу.
Документ пишется на имя руководителя или председателя инвентаризационной комиссии.
На примере объяснительная записка выглядит так:
После получения пояснений председатель комиссии составляет документ с предложениями по результатам инвентаризации. В нем нужно:
- Дать краткое пояснение о проведенной инвентаризации
- Рассказать о полученных результатах
- Упомянуть об объяснении МОЛ причин расхождения
- Внести предложение по корректировке пересортицы.
Пример:
На основании полученного предложения руководитель издает приказ:
Если количество пунктов пересортицы большое, то делается приложение к приказу в виде таблицы.
Коротко о главном
Пересортица – нередкое явление при складском учете. Она выявляется в результате инвентаризации. Недостаток товара можно перекрыть излишками, если обе позиции относятся к одной товарной группе.
Внимание!