О каких материально ответственных лицах речь
Под материально ответственными лицами следует понимать работников, которые обслуживают и используют имущество компании и обязаны будут в случае его повреждения и утраты возместить работодателю причиненный по их вине ущерб (ст. 238 ТК РФ).
Для привлечения сотрудника к материальной ответственности необходимы:
- Наличие прямого действительного ущерба, имеющего оценку и оформленного соответствующими документами.
- Доказанная вина работника в причинении порчи имуществу и/или фактов совершения работником противоправных действий/бездействия.
- Наличие причинно-следственной связи между действиями сотрудника и полученными убытками.
Подробнее об этом см. “Основания и условия наступления материальной ответственности работника (работодателя)“.
При этом сотрудники могут нести ограниченную (в пределах среднемесячного заработка) или в определенных законом случаях полную материальную ответственность. Кроме того, мат ответственность может быть индивидуальной и коллективной – в зависимости от того, сколько человек обслуживают и используют одно и то же имущество.
В случае увольнения такого работника он должен передать преемнику или представителю нанимателя находящиеся в его ведении активы.
При смене материально-ответственного лица, обслуживающего определенный перечень имущества, инвентаризация обязательна (п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ). По ее итогам уходящий работник сдает, а принятый сотрудник принимает под свою ответственность указанное в инвентаризационной описи имущество.
Порядок проведения инвентаризации при смене мат. ответственного
Как было указано выше, при смене материально ответственного лица в обязательном порядке проводят инвентаризацию. Этот процесс включает:
- Издание приказа о проведении инвентаризации, создании и утверждении состава инвентаризационной комиссии.
- В назначенный в приказе срок комиссия в присутствии материально ответственных лиц проводит пересчет имущества.
- По итогам пересчета оформляют инвентаризационную опись и акт приемки передачи ТМЦ от выбывающего материально-ответственного лица к поступающему на работу.
Инвентаризационные описи и акты оформляют в 3-х экземплярах:
- первый – принимающему ценности работнику;
- второй – сдающему сотруднику;
- третий – в бухгалтерию компании.
Их все подписывают материально-ответственные лица и члены комиссии.
ВАЖНО!
Материально-ответственное лицо не включают в состав комиссии, но проведение пересчета и заполнение документов обязательно в его присутствии (п. п. 2.8 и 2.10 Методических указаний по инвентаризации, утв. приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49). Поэтому проведение инвентаризации без материально ответственного лица будет признано несостоявшимся. Взыскать при необходимости по ее итогам ущерб невозможно.
Обязанности материально-ответственного лица при инвентаризации
При смене ответственных лиц и сдающий имущество, и принимающий его работник обязаны присутствовать при инвентаризации. При этом они должны:
- до начала инвентаризации – дать расписку о том, что все операции с имуществом на момент инвентаризации завершены, приходно-расходные документы сданы в бухгалтерию, все поступившие ТМЦ оприходованы, а выбывшие списаны;
- сделать фактический пересчет, взвешивание ТМЦ в месте инвентаризации вместе с членами комиссии;
- дать расписку по окончании заполнения описи, что пересчет проведен в их присутствии и претензий они не имеют. При этом, в случае смены материально ответственных лиц выбывающее лицо расписывается в том, что оно сдало, а принятый на его место сотрудник расписывается в том, что принимает пересчитанное имущество.
Может ли неоконченная инвентаризация препятствовать увольнению мат. ответственного
В некоторых случаях законодательство разрешает сотруднику, в том числе и материально ответственному, уволиться без отработки. При этом на момент расторжения трудового договора инвентаризация может быть еще не закончена. В этом случае у компании нет права задерживать уходящего сотрудника: она должна прекратить с ним сотрудничество в назначенный день.
Вместе с тем, инвентаризация в отсутствие материально ответственного лица может быть признана несостоявшейся. В результате, если потом будет выявлена недостача, взыскать ее с ушедшего невозможно, так как доказательств ущерба по его вине не будет (постановление Арбитражного суда Дальневосточного округа от 26.01.2017 № Ф03-5849/2016, апелляционное определение Ростовского облсуда от 11.09.2014 по делу № 33-12279/2014).
Непроведение инвентаризации не снимает с бывшего сотрудника обязанность возместить ущерб (определение Московского городского суда от 26.03.2018 № 4Г-613/2018). Однако ввиду отсутствия доказательств вины работника сделать это крайне сложно. Поэтому бывший работник может быть привлечен к инвентаризации и после увольнения, но только при условии наличия его письменного согласия.