Компенсация за удалёнку легализована
Трудовой кодекс РФ с 01.01.2021 детально регулирует дистанционную (удаленную) работу. Соответствующие дополнения в гл. 49.1 внёс Федеральный закон от 08.12.2020 № 407-ФЗ.
Согласно ст. 312.6 ТК РФ, дистанционный работник вправе с согласия или ведома работодателя и в его интересах использовать для выполнения трудовой функции принадлежащие работнику или арендованные им:
- оборудование;
- программно-технические средства;
- средства защиты информации;
- иные средства (как видно, перечень открытый).
При этом работодатель:
- выплачивает компенсацию за использование работником принадлежащих ему или арендованных им перечисленных средств;
- возмещает расходы, связанные с их использованием.
Порядок, сроки и размеры указанных компенсаций и возмещений должны быть прописаны в:
- коллективном договоре;
- локальном нормативном акте работодателя, принятом с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации;
- трудовом договоре;
- дополнительном соглашении к трудовому договору.
Соответственно, встаёт вопрос о налогообложении НДФЛ, страховыми взносами и налоге на прибыль при компенсации удалёнщикам затрат на использование оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств.
Подход в налоговом учете
Согласно письму ФНС России от 12.02.2021 № СД-4-11/1705, рассматриваемые компенсационные выплаты как полученные сотрудником доходы могут быть освобождены от обложения налогом на доходы физических лиц и страховыми взносами, а также признаны в расходах при налогообложении прибыли организации.
Обязательное условие такого освобождения – наличие документов (их копий), подтверждающих 3 момента:
- фактическое использование принадлежащего работнику или арендованного им имущества в интересах работодателя;
- несение расходов на эти цели;
- размеры сумм произведенных в этой связи расходов.
Таким образом, суммы компенсаций расходов дистанционных работников не облагаются НДФЛ и взносами в размере, определяемом коллективным договором, локальным актом, трудовым договором, допсоглашением к нему.
По мнению ФНС, организации следует самостоятельно разработать и утвердить локальный акт, в котором будут прописаны:
- методика расчета сумм компенсаций расходов дистанционных работников;
- перечень возмещаемых расходов;
- документы, подтверждающие соответствующие затраты сотрудника на удалёнке.
Отметим, что Минфин России в письмах от 29.10.2020 № 03-04-06/94269 и от 06.11.2020 № 03-04-06/96913 придерживается аналогичных позиций – что основные вопросы компенсации затрат на удалёнке для налоговых целей работодатель должен урегулировать сам.
При этом размер возмещения указанных расходов должен быть экономически обоснован.
То есть, максимально чётко привязан к фактическому использованию работником оборудования и средств для целей трудовой деятельности. Хотя в законодательстве нет ограничений в порядке расчета компенсации дистанционным работникам. И в том числе нет ограничения на возможность определения в фиксированном размере такой компенсации для обеспечения технической стороны выполнения трудовых обязанностей.
К СВЕДЕНИЮ
Фиксированный размер компенсации дистанционному работнику может быть определён на основании:
- расчета амортизации средней рыночной стоимости оборудования и ПО;
- рыночной стоимости необходимого размера трафика Интернет в месяц.