Деятельность представителей отдельных профессий связана с частыми перемещениями между городами. И чтобы получить от работодателя возмещение понесенных в ходе разъездов расходов, составляют и затем предоставляют в бухгалтерию набор подтверждающих документов. В него входит маршрутный лист, образец которого формируют по закрепленному внутренними актами организации бланку.
Для чего составляются маршрутные листы
Деятельность водителей, курьеров, торговых представителей, менеджеров по продажам, юрисконсультов предполагает необходимость частых поездок в другие населенные пункты. В статье 168 ТК РФ указано, что фирма-наниматель обязана возместить понесенные специалистом расходы. Для этого траты должны быть подтверждены комплектом документов.
Одна из необходимых бумаг, предоставляемых в бухгалтерию работодателя – маршрутный лист. Он выполняет следующие функции:
- Подтверждает расходы сотрудника, обусловленные совершенной по приказу начальства деловой поездкой, и служит основанием для перечисления компенсации.
- Выступает подтверждающим документом для ИФНС, которая будет проверять правомерность включения командировочных расходов в расчет налога на прибыль.
Оформленные маршрутные листы используют для внутренних целей фирм-нанимателей. Они помогают:
- выстраивать оптимальные маршруты передвижения специалистов;
- оценивать степень их загруженности.
Как составляют маршрутный лист
Действующее законодательство не предполагает унифицированной формы рассматриваемого документа. Любая фирма вправе разработать собственный вариант и закрепить его локальными актами. Если таковой отсутствует, специалист может скачать бесплатно бланк образца маршрутного листа из этой статьи (ссылка – в конце).
Эту бумагу можно составлять на чистом листе А4 или на фирменном бланке организации. Строгие требования отсутствуют, главное – включить информацию обо всех бизнес-трипах за определенный период в порядке хронологии, указать их цели, дать отсылки к подтверждающим документам.
Типовой бланк маршрутного листа включает следующие сведения:
- наименование фирмы-нанимателя;
- город, где составлен документ, и дата его создания;
- название документа – «Маршрутный лист»;
- сведения о сотруднике, совершавшем разъезды (Ф.И.О., занимаемая должность);
- идентификационные сведения об авто, на котором совершались перемещения (марка, №);
- цели деловых поездок.
Ниже шапки в типовом бланке маршрутного листа, скачать который можно из этой статьи, идет табличная часть. Она содержит следующие столбцы:
- дата бизнес-трипа;
- населенный пункт назначения, место поездки (например, производственный цех, склад и т. д.);
- точное время прибытия и отъезда;
- сведения о документе, подтверждающем понесенные расходы (например, номер и дата кассового чека);
- сумма расходов, сопряженных с поездкой в указанный город.
Маршрутный лист готовят в 2-х экземплярах, заверяемых собственноручной подписью автора. Одну копию передают в бухгалтерию, а вторая остается у сотрудника. Проставлять оттиск печати нет необходимости, потому что документ предназначен для внутрифирменного использования.
Порядок составления листа
Данный формуляр заполняют после возвращения специалиста из бизнес-трипа, за который необходимо возмещение. Поэтому заранее скачать бланк маршрутного листа служебных поездок необязательно.
Практика показывает, что большинство компаний закрепляет его форму внутренними актами.
Если маршрутный лист используют для получения компенсации за командировку на личном автомобиле, его прикладывают к авансовому отчету, составляемому работником в 3-дневный период после возвращения из поездки по типовой форме АО-1 или на бланке, утвержденном внутри компании.
Дополнительно нужен следующий набор подтверждающей документации:
- приказ об отправке специалиста в командировку;
- служебная записка, составленная до поездки, подтверждающая право использования служебного или личного авто;
- чеки или квитанции о понесенных расходах (например, о покупке бензина на заправочных станциях).
Надлежащим образом составленный маршрутный лист сдают в бухгалтерию организации, где его проверяет уполномоченный сотрудник, а при отсутствии вопросов и претензий заверяет собственноручной подписью. Далее документ направляют руководителю организации для утверждения. Когда эти шаги пройдены, специалисту выплачивают компенсацию расходов, понесенных в связи со служебной поездкой.
Маршрутные листы для фискалов – это подтверждение правомерности учета затрат по налогу на прибыль. Чтобы избежать вопросов от налоговиков, нужно следить за корректностью их составления и географией перемещений работников.
Например, у контролеров не возникнет вопросов, если юрист ездит в города, где ведутся судебные производства, инициированные компанией, а менеджер по продажам – по населенным пунктам, где организован сбыт продукции.
Срок хранения документов, предоставленных сотрудниками – не менее 5 лет.
С нашего сайта скачать бесплатно образец бланка маршрутного листа можно по прямой ссылке здесь.