Факт отгрузки товара обязательно сопровождают оформлением первичных документов, подписываемых обеими сторонами. Если претензий нет, покупатель и поставщик визируют накладную ТОРГ-12. Но если клиент выявил количественные или качественные несоответствия с данными своего контрагента в момент приемки продукции, он заполняет форму ТОРГ-2. Это унифицированный бланк акта о расхождениях, на основании которого в дальнейшем делают проводки в учетной программе компании.
Для чего используют ТОРГ-2
Статья 513 ГК РФ гласит, что покупатель, принявший товар, обязан сразу же или в иной срок, прописанный в договоре сторон, осмотреть его на предмет соответствия заявленному количеству и качеству. Если выявлены расхождения с данными контрагента, информацию о них незамедлительно доводят до его сведения в письменном виде.
Акт ТОРГ-2, составленный надлежащим образом, фиксирует факт приемки товара с недостатками (оговорками). Клиент использует его в качестве основания для дальнейшего направления письменной претензии продавцу.
С 2013 года фирмы вправе самостоятельно выбирать, как оформить акт. Можно использовать унифицированный бланк ТОРГ-2, закрепленный постановлением Госкомстата № 132. Второй вариант – разработать собственный образец, содержащий необходимые реквизиты, и закрепить в учетной политике компании.
Также см. «Причины возврата товара».
Порядок заполнения ТОРГ-2
Составление акта – задача представителей клиента, обнаруживших расхождения в количестве и/или качестве товара по отношению к заявленным значениям.
Документ оформляет комиссия, созданная в компании, или ее эксперт в присутствии второй стороны – работников фирмы, отгрузившей продукцию.
Содержание формы ТОРГ-2 представлено следующей информацией:
- № и дата акта;
- название компании-составителя;
- ее код ОКПО, вид деятельности по ОКДП;
- основание для составления ТОРГ-2 (приказ, распоряжение и т. д.);
- место и дата приемки продукции;
- ссылки на сопроводительные документы, позволившие установить несоответствия;
- ссылка на документ, подтверждающий факт вызова контрагента;
- наименования сторон (грузоотправителя, производителя, поставщика, страховой компании);
- сведения о доставке товара;
- информация относительно выявленных расхождений;
- данные об условиях хранения продукции (вкл. температуру в контейнерах, состояние тары, ее наружной маркировки);
- информация об использованных методах проверки товара;
- заключение комиссии относительно выявленных расхождений;
- подписи сторон.
Акт о расхождениях составляют в 4-х экземплярах:
- первый с приложением счетов-фактур, накладных и прочих документов направляют в бухгалтерию клиента;
- второй идет специалистам компании, которые будут писать письмо-претензию;
- третью копию отдают представителям поставщика;
- четвертую – транспортной фирме, осуществлявшей доставку.