Машиночитаемая доверенность (МЧД): как ее оформлять с 1 сентября 2023 года

Бухгуру

Actual for 15.08.2023

Как оформить машиночитаемую доверенность с 1 сентября 2023 года? Какие разъяснения от ФНС по новому закону про ЭДО? Можно ли после 1 сентября 2023 года сотрудникам организации пользоваться ЭЦП организаций? Отвечаем на основные вопросы про использование МЧД в 2023 году.

Машиночитаемая доверенность: что это такое

Машиночитаемая доверенность (далее – МЧД) представляет собой электронный документ, который подтверждает право сотрудника организации или ИП подписывать документы электронной подписью от имени этой организации или ИП. Этот инструмент предусмотрен с целью обеспечения возможности оформления электронных доверенностей без необходимости их бумажного оформления и нотариального заверения. Давайте разберемся, когда нужна МЧД и как её оформить.

Когда нужна МЧД

Если сотрудник подписывает электронные документы от имени компании: МЧД дает право сотруднику, обладающему электронной подписью, подписывать электронные документы от имени организации или ИП. Это может быть необходимо, например, при отправке электронной отчетности в ИФНС

Если владелец ЭЦП – не руководитель компании: если сотрудник, а не руководитель, должен подписывать документы своей электронной подписью, ему нужна МЧД.

Как оформить МЧД

Подготовка документов: необходимо подготовить пакет документов, который обычно включает в себя заявление о выдаче МЧД и документы, подтверждающие полномочия лица, на которое выдается МЧД.
Формирование файла МЧД: создается файл доверенности в формате XML или XMLDSIG, который содержит всю необходимую информацию, и подписывается квалифицированной электронной подписью руководителя организации или ИП.
Отправка в налоговую инспекцию (при необходимости): если МЧД используется для отправки отчетности в ФНС, файл с доверенностью направляется в соответствующую инспекцию.
Хранение и использование: после создания и подписания файла МЧД его необходимо сохранить и использовать при необходимости для подтверждения полномочий сотрудника, подписывающего документы от имени компании или ИП.

Изменения по ЭДО с 01.09.2023

С 1 сентября 2023 года с сфере ЭДО произошли существенные изменения, которые затронули тему оформления машиночитаемых доверенности. Поправки утверждены Федеральным законом от 04.08.2023 N 457-ФЗ. Обобщим новшества в таблице:

Дата	Изменение
До 31 августа 2023 года	Можно оформить электронную подпись сотрудника с реквизитами компании.
С 1 сентября 2023 года	Сотрудники не смогут получить УКЭП с данными организации, от имени которой они выступают.
До 31 августа 2024 года	Подписи, которые сотрудники получили до 1 сентября 2023 года, смогут использоваться.
Переходный период (до 1 сентября 2024 года)	Компании вправе выбирать, подписывать документы по новой схеме (электронная подпись гражданина с машиночитаемой доверенностью) или по старой (электронная подпись сотрудника с данными компании).
После 1 сентября 2024 года	Необходимо использовать только новую схему электронной подписи: электронная подпись гражданина с машиночитаемой доверенностью.

Чтобы компания могла выбирать, как ей работать до 1 сентября 2024 года: с МЧД или без, рекомендуем оформить сотрудникам новую усиленную электронную подпись. До 1 сентября 2023 года такую подпись можно получить в старой форме – с реквизитами компании. Такой доверенностью получится подписывать документы без МЧД еще год.

Форма и формат МЧД

Утвержденные Минкомсвязью (Минцифры) и ФНС России нормативные документы определяют единые требования к формам и форматам машиночитаемых доверенностей (МЧД), которые представляют собой электронные документы, обеспечивающие подтверждение права гражданина подписывать электронные документы от имени организации или ИП с использованием квалифицированной электронной подписи, а именно:

Форма доверенности: Приказ Минцифры от 18.08.2021 № 857 устанавливает единые требования к формам доверенностей с правом квалифицированной электронной подписи. Он определяет, какие данные должны содержаться в доверенности, и в каком порядке они должны быть расположены.
Формат МЧД: Приказ ФНС от 30.04.2021 № ЕД-7-26/445 устанавливает формат МЧД для отправки в ИФНС. Обычно такие доверенности создаются и передаются в формате XML или XMLDSIG, что позволяет автоматизировать процесс обработки этих документов.

Таблица. Требования Минкомсвязи к машиночитаемой доверенности

Формат файла доверенности	XML – по общему правилу; PDF – в исключительных случаях
Формат ЭП в подписи	XMLDSIG или формат, который утвердил приказ Минцифры от 14.09.2020 № 472
Содержание доверенности	название документа; данные доверителя и представителя; дата выдачи доверенности; срок действия доверенности, если он есть; полномочия доверенного лица с идентификатором из классификатора полномочий; сведения об информационной системе, которая предоставит сведения о прекращении действия доверенности; номер документа; отметка о возможности передоверия; УКЭП руководителя организации – доверителя или ИП – доверителя.

Инструкция по оформлению МЧД

Для начала работы с машиночитаемой доверенностью (МЧД), организация или ИП действительно должны выполнить ряд шагов, включая выпуск сертификата квалифицированной электронной подписи (КЭП) для сотрудника, который будет подписывать документы от имени компании, и оформление на этого сотрудника МЧД. Рассмотрим процесс подробнее:

Получение КЭП

Сотрудник должен обратиться в аккредитованный удостоверяющий центр (УЦ) для получения КЭП. Это может быть УЦ ФНС или любой другой аккредитованный УЦ.

Оформление МЧД

Директор организации или ИП подписывает МЧД квалифицированной электронной подписью. Эта доверенность будет предоставлять сотруднику право подписывать документы от имени организации или ИП.

Сервис ФНС для работы с МЧД

На официальном сайте ФНС России развернут удобный инструмент — сервис «Создание и проверка доверенности в электронной форме». С его помощью можно оформить МЧД для уполномоченного физического лица. Сервис позволяет сформировать необходимый файл доверенности, скачать его и в дальнейшем использовать по назначению (для представления отчетности и иных документов в налоговые органы).

Использование МЧД: основные моменты

Этап	Описание
1. Подписание Электронных Документов	Сотрудник, уполномоченный на подписание документов от имени организации или ИП, использует свою КЭП. При подписании документов к пакету прикладывается файл МЧД, который подтверждает полномочия сотрудника.
2. Использование Блокчейн-Платформы ФНС	Присоединение к блокчейн-платформе ФНС позволяет контрагентам и регуляторам в режиме онлайн проверять актуальный статус доверенности. Благодаря блокчейну, данные о доверенностях становятся прозрачными и неподдельными.
3. Отзыв МЧД	Если МЧД потеряет актуальность до истечения срока ее действия, руководитель организации или ИП может электронно отозвать эту доверенность в любое время.