Как подписать документ электронной подписью

В каких случаях требуется заверение документа ЭЦП?

Таким образом, электронная подпись, нанесенная на текст, договор или графические материал, является гарантом авторства подписанта. Согласно действующему законодательству РФ использование ЭЦП возможно в следующих случаях:

• Подача в ФНС налоговой декларации;
• Подтверждения авторства, отсутствие неправомерных правок и исправлений в электронный документ;
• Подготовка документов для участия в государственных и муниципальных закупках;
• Заключение сделок по торгам, финансовым операциям и соглашениям;
• Удостоверение права передачи полномочий;
• Ведение электронного документооборота на предприятии.

На какие файлы можно поставить ЭЦП

Главная особенность цифровой подписи заключается в том, что с ее помощью можно заверить практически любой файл – Word, PDF, рисунок или видеозапись. Более того, не существует особых отличий, между тем, как подписать документ PDF, подтвердить оригинальность и авторство мультимедийного материала. В общем виде процесс заверения выглядит следующим образом:

1. Rриптопрограмма, с помощью которой выполняется подписание, формирует его хэш (сведения об авторе, реквизитах и целостности);
2. Хэш шифруется с помощью закрытого ключа ЭЦП;
3. Создается утверждается цифровой подписью документ или же отдельный файл к существующему электронному документу.
4. Чтобы удостовериться в подлинности полученного файла получателю необходимо воспользоваться открытым ключом.

Что необходимо для подписания электронного документа

Чтобы подписать документ электронной подписью для Госуслуг, надзорных органов госвласти необходимо подготовить:

• Финальную версию письма (отчета, декларации и т.д.): если после подписания в него будут внесены изменения, ЭЦП не сможет пройти проверку и документ будет признан недействительным.
• Получить в аккредитованном удостоверяющем центре закрытый и открытый ключи ЭП, сертификат;
• Установить на рабочий компьютер специальное ПО, плагины, настроить веб-сервисы;
• Получить ЭП под конкретные задачи. В частности с помощью электронной подписи Контура можно заверять отчетность, участвовать в торгах, решать личные вопросы и проблемы.

Пошаговая инструкция подписания документов ЭЦП

Как уже указывалось выше существует несколько вариантов, как подписать электронный документ. Последовательность действий зависит от типа документа и используемого редактора. В большинстве случаев процедура не вызывает сложностей.

Вариант 1. Заверение документа MS Office Word/ Excel 2010/ 2013/ 2016.

Для создания электронной подписи в Excel или Word потребуется дополнительная установка плагина «КриптоПро Office Signature». Он является сертифицированным решением компании КриптоПро. Данный факт значительно расширяет возможности его использования даже теми организациями, в которых действуют жесткие требования в сфере информационной безопасности.

После загрузки и установки плагина на компьютер подписание электронных документов выполняется в соответствии со следующим алгоритмом:

1. В Меню документа выбираем пункт «Сервис» – «Параметры»;
2. Далее заходим во вкладку «Безопасность», здесь нажимаем на кнопку «Цифровые подписи»;
3. В появившемся на экране окне выделяем нужный сертификат ЭЦП;
4. Создаем с его помощью электронную подпись – нажимаем на «Подписать» и указываем пароль от закрытого ключа.

Если в подписанный документ вносятся изменения, он автоматически становится недействительным.

Подписание PDF-файла

Для создания и проверки подлинности электронной подписи в программах Adobe Acrobat, Adobe Reader и Adobe LiveCycle ES разработан отдельный модуль – КриптоПро PDF. Прежде чем, заверить ЭП в ПДФ файле нужно настроить ПО для работы с плагином КриптоПро:

1. Запустить файл, который требуется подписать. На панели редактора выбрать «Инструменты» – «Сертификаты».
2. Нажимаем на кнопку «Заполнить и подписать».
3. Выбираем необходимый сертификат электронной подписи и ее цвет. По умолчанию программа использует черный цвет.

Дожидаемся завершения процедуры подписания и закрываем файл.

Вариант 2. Подписание электронных документов любого формата с помощью КриптоАрм.

Для начала на рабочий компьютер того, кто имеет право подписывать документы, устанавливается программный модуль КриптоАрм. Доступ к нему предоставляется по платной лицензии. Также можно воспользоваться бесплатным тестовым периодом (14 дней).

Далее порядок заверения электронного документа будет следующим:

1. Кликаем по файлу, который нужно заверить правой кнопкой мыши и выбираем «КриптоАрм»;
2. Выбираем команду «Подписать»;
3. Нажимаем на кнопку «Выбор файла», щелкаем по нему и жмем на «Далее»;
4. Если нет особых требований к типу кодировки ничего не меняем в появившемся на экране окне «Выходной формат». Жмем «Далее»;
5. Выбираем формат подписи – отсоединенный или присоединенный. В первом случае подписываемый документ остается неизменным, подпись создается в отдельном файле, имеющем формат *.sig. Во втором подпись помещается непосредственно в сам документ. Выбираем «Далее».
6. Выбираем необходимый сертификат ЭЦП и снова жмем «Далее».
7. На заключительном этапе мы увидим окно с общей информацией о подписанном документе. Если все верно, сохраняем изменения и кликаем на кнопку «Готово».

Вариант 3. Подписание документа с помощью веб-сервисов.

Этот способ подходит тем, кто планирует быстро и без скачивается дополнительного ПО подписывать электронные документы. Одним из самых известных веб-сервисов для ЭЦП – Контур.Про. Для работы в нем необходимо пройти процедуру регистрации. Далее процесс заверения включает:

1. Загружаем в сервис документ (не более 100Мб);
2. Выбираем необходимый сертификат;
3. Формируем файл подписи с разрешением *.sig.

Заключение

Использование современных криптопрограмм, плагинов и веб-сервисов позволяет за считанные минуты подписывать практически любые типы файлов. При этом в некоторых случаях значение имеет формат подписи – ЭЦП присоединения к тексту заверяемого документа или ЭП в виде отдельного файла.