Ситуация 1: путевые листы при аренде авто без экипажа
В силу п. 10 Состава сведений и порядка оформления или формирования путевого листа, утверждённых приказом Минтранса России от 28.09.2022 № 390, бумажный путевой лист оформляет/электронный формирует собственник либо владелец автомобиля.
По договору аренды транспортного средства без экипажа коммерческую и техническую эксплуатацию арендованного авто осуществляет арендатор (ст. 642, 645 ГК РФ). Значит, при аренде авто без экипажа составлять путевой лист – обязанность арендатора.
Путевой лист заполняют по форме, закреплённой учетной политикой организации. Бланк должен содержать ряд обязательных сведений и реквизитов (ч. 4 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете, п. 4 ПБУ 1/2008).
При указании сведений о лице, оформившем путевой лист, арендатор приводит свои реквизиты. Также он заполняет сведения:
- об арендованном авто;
- водителе;
- виде перевозки и виде сообщения.
Также см. Новая форма путевых листов (скачать) и правила заполнения с 01.03.2023.
Путевой лист должен быть оформлен на бумаге или сформирован в виде электронного документа. При этом обязательный формат электронного путевого листа устанавливает ФНС России.
Также см. Путевые листы в электронном виде с 1 марта 2023 года.
Обычно затраты на содержание арендованного автомобиля и его эксплуатацию несет арендатор (ст. 646 ГК). Он может использовать путевой лист для подтверждения расходов на:
- зарплату водителей;
- ГСМ.
Ситуация 2: путевые листы при аренде авто с экипажем
В этом случае путевой лист оформляет организация-арендодатель (п. 10 Состава сведений и порядка оформления или формирования путевого листа).
Причём арендодатель при заполнении в путевом листе сведений:
- об оформившем его лице – указывает свои реквизиты;
- о водителе – информацию о своем работнике;
- о транспортном средстве – данные об авто, переданном им в аренду.
Аналогично путевой лист может подтверждать расходы на ГСМ и иные затраты на эксплуатацию автомобиля для целей исчисления налога на прибыль.
Путевой лист может понадобиться арендатору для подтверждения расходов:
- если договором аренды не предусмотрена оплата за счет арендодателя ГСМ и иных затрат по эксплуатации авто;
- на оплату услуг и/или содержание водителей арендодателя, если договором аренды транспортного средства с экипажем предусмотрена такая оплата (договор может предусматривать предоставление арендатору заверенных копий путевых листов).
Путевые листы для подтверждения расходов на аренду авто
Для этой цели они не нужны, поскольку путевой лист – это первичный учетный документ, подтверждающий расходы на зарплату водителей и ГСМ (п. 14 ст. 2 Устава автотранспорта, Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету работ в автомобильном транспорте, утв. постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78).
Расходы на аренду автомобиля подтверждают:
- договор аренды;
- документ о передаче авто в аренду (например, акт приемки-передачи).
При этом налоговики могут дополнительно запрашивать документы, подтверждающие использование арендованного транспорта в производственной деятельности арендатора. В качестве таких можно представить копии путевых листов.
Кроме того, использование арендованного т/с в производственной деятельности можно подтвердить и другими способами. Например, данными системы спутниковой навигации ГЛОНАСС или иных систем, позволяющих достоверно определить пройденный автомобилем путь (письмо Минфина России от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354).
Заключение
Таким образом, в рамках договора аренды транспортного средства без экипажа путевой лист оформляет арендатор.
Если имеет место договор аренды с экипажем, путевой лист обычно заполняет и хранит у себя арендодатель.
Арендатору путевой лист может потребоваться для подтверждения расходов, связанных с использованием авто в коммерческих целях.