«Бухгуру»

Приказ об утверждении номенклатуры дел: образец и бланк

Actual for 17.08.2024

Приказ об утверждении номенклатуры дел необходим, чтобы придать перечню дел официальный статус. Текущая номенклатура разрабатывается и утверждается крупными предприятиями и бюджетными учреждениями. Небольшие компании обычно обходятся без неё. Рассмотрим, как составлять приказ и зачем он нужен.

СКАЧАТЬ БЛАНК ПРИКАЗА ОБ УТВЕРЖДЕНИИ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

СКАЧАТЬ ОБРАЗЕЦ ПРИКАЗА ОБ УТВЕРЖДЕНИИ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

Необходимость оформления приказа

Приказ, на основании которого вводится в действие номенклатура, нужен для того, чтобы у перечня дел был статус документа, в отношении которого действуют общие правила и принципы документооборота.

Предприятия не обязаны утверждать перечень дел, но это бывает полезно при больших объёмах документооборота. Под делом понимают папку, в которой хранятся документы. Благодаря перечню можно быстро осуществлять поиск нужных бумаг.

В компаниях, имеющих большое количество обособленных единиц, число папок с бумагами может составлять сотни. Без упорядоченного представления трудно организовать учёт. Номенклатура представляет собой самостоятельный документ, в котором указывают следующую информацию о каждой папке:

  • название дела;
  • начало оформления;
  • период хранения.

Перечень содержит сведения о делах, ведение которых ещё не завершено, и о тех, которые уже окончены.

Чтобы поддерживать учёт в актуальном состоянии, перечень обновляют каждый год. Порядок такой: в декабре сотрудники составляют номенклатуру на будущий год. Это позволяет понять, какие документы ведутся на начало года.

Порядок утверждения может отличаться в некоторых некоммерческих организациях. Так, в бюджетных структурах, помимо приказа, собирается комиссия. Её роль — утвердить предложенный перечень. В негосударственных компаниях, особенно если это субъекты малого и среднего бизнеса, руководители нередко обходятся изданием приказа. После его подписания перечень считается вступившим в силу.

Кроме ввода в действие номенклатуры на будущий год, приказ выполняет ещё одну функцию. Он определяет ответственность за ведение и хранение дел в надлежащем порядке. После завершения дела документы по нему должны передаваться в архив.

Лица, ответственные за написание приказа

Приказ относится к распорядительной документации, поэтому заниматься его составлением должен сотрудник, у которого есть необходимые знания, навыки и образование. Это может быть штатный юрист, специалист по кадрам, секретарь или другой работник. Главное, чтобы у этого человека были соответствующие полномочия.

Обязанность по составлению перечня дел возлагается на другого работника. Обычно этой работой занимается делопроизводитель.

Приказ в обязательном порядке подписывает директор компании или другое лицо, выполняющее функции руководителя.

Особенности оформления приказа

Для этого документа нет утверждённого шаблона, поэтому организации могут оформлять его в произвольной форме. Допускается разработать собственный бланк для внутреннего документооборота и закрепить его в учётной политике. Вне зависимости от того, какой вариант реализован на предприятии, в приказе должны присутствовать такие сведения:

В качестве основания для составления приказа упоминают номер и дату соответствующего НПА или указывают цель — обеспечение хранения и содержания документации. На усмотрение руководства, в приказ можно добавить другие сведения.

Для написания приказа можно использовать лист формата А4. Подойдёт офисная бумага, на которой распечатывают текст или набирают его от руки. Также можно использовать бланк с корпоративной символикой.

В конце документа обязательно ставится подпись руководителя или другого лица, которое занимается визированием бумаг такого рода. Если предприятие имеет печать, можно её поставить. Однако есть 2 основания, почему это необязательно делать: во-первых, с 2016 г. отменено обязательное использование печатей юрлицами, во-вторых, приказ составляется для целей внутреннего документооборота.

Срок действия приказа

Обычно приказ составляется на год. Это совпадает с промежутком времени, в течение которого действует перечень дел. Однако предприятие вправе самостоятельно устанавливать период действия утверждённой номенклатуры, поэтому срок может быть как больше, так и меньше года.

Всё время, пока действует приказ, его следует хранить на предприятии вместе с остальными документами. Когда истечёт срок действия, приказ передают на хранение в архив. Срок хранения и порядок утилизации — согласно законодательным требованиям, установленным для документов такого рода.

Внимание!

Данная статья является объектом авторского права и запрещена к перепечатке СМИ и информационными ресурсами. Редакция портала “Бухгуру” отслеживает факты перепечатки материалов.

Exit mobile version