В сложившейся практике первичные документы бухгалтерского учета понимаются как бумаги, отражающие факты хозяйственной жизни (заключение сделок, перемещение ТМЦ и т.д.). Они оформляются в момент совершения операций или после их окончания, для подтверждения случившихся фактов. На их основании бухгалтер делает проводки в учетной программе предприятия, принимает суммы к налоговому учету.
По какой форме составляется «первичка»
Согласно разъяснениям Минфина, компания вправе самостоятельно определять, какие формы «первички» использовать. Принятое решение закрепляется в учетной политике организации. Практика показывает, что хозяйствующие субъекты используют один из трех вариантов:
- Унифицированные формы, предлагаемые Госкомстатом.
- Образцы, разработанные фирмой самостоятельно и закрепленные внутренними актами.
- Комбинированные варианты: первичные документы в унифицированном формате, дополненные теми или иными полями.
Право бизнес-субъектов самостоятельно разрабатывать формы «первички» не распространяется на следующие типы документов:
- кассовые документы (в частности, расходники и приходники);
- бланки строгой отчетности;
- транспортные накладные.
Для них Минфин вводит унифицированные формы в ранг обязательных.
Если компания, заключившая сделку, не определила формы «первички» в договоре, контрагент вправе выставить документы по собственным образцам. Чтобы избежать вопросов контролирующих структур, фирме следует прописать в учетной политике, что она принимает бумаги на бланках, разработанных ее поставщиками и покупателями.
Важно! Наличие «первички», опосредующей ту или иную операцию, – обязательное требование для ее отражения в бухгалтерском и налоговом учете.
Обязательные реквизиты «первички»
Согласно ст. 9 402-ФЗ, первичные бухгалтерские документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:
- название деловой бумаги, например, «Акт принятых работ»;
- номер согласно внутренним правилам нумерации компании-составителя;
- дата составления документа;
- полное название компании, оформляющей «первичку»;
- сущность произошедшей хозяйственной операции (например, отгрузка товара покупателю, внесение наличности в кассу, приемка выполненных работ и т.д.);
- измерение произошедшего хозяйственного факта в денежной или натуральной форме;
- должность и ФИО сотрудника, ответственного за совершение или оформление операции;
- собственноручная подпись уполномоченного лица.
Перечень лиц, имеющих право подписывать первичные учетные документы, определяется руководителем организации. Он закрепляется его приказом.
Отдельные формы содержат дополнительные реквизиты по отношению к стандартному перечню. Например, в путевых листах обязательно прописываются сведения об автомобиле, его владельце и водителе.
Нужно ли проставлять на «первичке» оттиск печати организации? Это не обязательный реквизит, без него не обойтись лишь в случае, если его наличие предусмотрено образцом, закрепленным в учетной политике компании.
Разновидности первичных документов
Действующее законодательство не устанавливает закрытого перечня 2019 первичных документов бухгалтерского учета. Их разнообразие определяется сферой деятельности хозяйствующего субъекта. Для одной фирмы потребуется товарная накладная, для другой – акт списания литературы из библиотеки.
К числу наиболее распространенных видов документации относится:
- товарная накладная – опосредует сделки по приему-передаче ТМЦ;
- акт сдачи-приемки – оформляется в ситуациях, когда одна сторона принимает результаты работ, проведенных второй;
- расчетная ведомость – составляется при выплате персоналу заработной платы;
- ОС-1 – отражает поступление или убыль объекта основных средств (кроме недвижимости);
- ИНВ-1 – закрепляет результаты проведенной инвентаризации;
- авансовый отчет – подтверждает траты сотрудника, прибывшего из служебной поездки;
- кассовые документы (чеки, ПКО, РКО и т.д.);
- платежное поручение;
- бухгалтерская справка и т.д.
Приведенный перечень первичных документов бухгалтерского учета не является полным. Компании разных направлений деятельности используют необходимые формы, чтобы отразить проводимые операции.
В зависимости от способа воплощения «первичка» бывает бумажной и электронной. Второй вариант используется в компаниях, где настроен электронный документооборот. Он помогает упростить и ускорить обработку деловых бумаг, отладить взаимодействие между контрагентами.
Согласно нормам действующего законодательства, все виды «первички» хранятся в компании пять лет. Отсчет ведется с момента окончания отчетного года. Например, бумаги, оформленные в 2018 году, нужно хранить по 2023 год включительно. Нарушение этого правила приведет к разбирательствам с налоговой службой, наложению штрафных санкций на организацию.