СКАЧАТЬ ОБРАЗЕЦ ЖУРНАЛА СЧЕТОВ-ФАКТУР ЗА 2 КВАРТАЛ 2024 ГОДА
Кто обязан вести журнал счетов-фактур
Требование заполнять журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур распространяется на «посредников». Благодаря этому реестру в налоговой службе, после отчетности контрагентов, смогут определить, корректно ли начислены суммы НДС. Также сведения из него используют для оценки правомерности заявленных сумм вычетов.
К посредникам относят следующие категории организаций:
- Комиссионеры – п. 1 ст. 990 ГК РФ.
- Экспедиторы, сами не участвующие в грузоперевозках – п. 1 ст. 801, ст. 805 ГК РФ.
- Застройщики, выполняющие работы силами подрядчиков – ст. 740 ГК РФ.
- Агенты – п. 1 ст. 1005 ГК РФ.
В отношении застройщиков/экспедиторов имеется одна особенность: они обязаны заполнять часть 2 журнала независимо от факта получения счетов-фактур, если компания завозит продукцию из-за границы. В целом, требования по ведению документации не зависят от системы налогообложения. Это относится и к налоговым агентам, за исключением следующих категорий:
- Работают в сфере реализации кладов, бесхозяйственного или конфискованного имущества, в том числе перешедшего к государству по праву наследования – п. 4 ст. 161 НК РФ.
- Выполняют роль посредников при продаже любого имущества иностранным организациям, которые не стоят на налоговом учете в РФ – п. 5 ст. 161 НК РФ.
- Занимаются грузоперевозками железнодорожным транспортом, предоставляют подвижной состав, контейнеры по посредническим договорам – п. 5.1 ст. 161 НК РФ.
Розничные торговые организации освобождены от обязанности вести журнал учета счетов-фактур. Причины обоснованы – они не выставляют такие документы при реализации продукции населению (п. 7 ст. 168 НК РФ), а выдают кассовые чеки, документы строгой отчетности. Исключение касается и посредников, работающих без счетов-фактур.
Если розничная торговая организация реализует продукцию «третьим лицам» по посредническим договорам без применения с/ф, то она не обязана регистрировать операции в журнале. По всем остальным записи делать нужно. Такие разъяснения дает Минфин в письмах №03-07-09/19563 от 06.04.2016 г., №03-07-11/3488 от 30.01.2015 г.
Сроки сдачи журнала учета счетов-фактур
Сдают журналы в ИФНС ежеквартально. Сроки ограничены – крайняя дата приходится на 20 число месяца, следующего за отчетным периодом (п. 3.1 ст. 169, п. 5.2 ст. 174 НК РФ). Это относится к тем посредникам, кто освобожден от уплаты НДС. Остальные организации, плательщики НДС или налоговые агенты, вправе отчитываться в налоговую службу на основании декларации, куда они и вносят данные из журналов (п. 5.1 ст. 174 НК РФ).
Принимают журналы в налоговой только в электронном виде (п. 5.2 ст. 174 НК РФ). Поэтому всем налогоплательщикам, не являющимся плательщиками НДС или налоговыми агентами, желательно изначально вести документооборот в специальных программах. Важно, чтобы журнал заполнялся сразу в формате, утвержденном Приказами ФНС №ММВ-7-6/535 от 09.11.2010 г. и №ММВ-7-6/16 от 18.01.2017 г.
Как заполнять журнал учета счетов-фактур
В журнале положено регистрировать 100% выставленных и полученных счетов-фактур: первичные, исправленные, корректировочные, электронные, бумажные. Форма разделена на две части. Первая предназначена для выставленных счет-фактур, а вторая для полученных. В обоих сведения нужно вносить с учетом хронологии, даты выдачи/приемки (п. 3 Приложения №3 Постановления №1137 от 26.12.2011 г., Письма Минфина №03-07-09/57 от 16.05.2012 г.).
Подробнее о заполнении:
- Графы 16-19 (обе части) – не заполняются, если регистрируются первичные документы, в том числе исправленные.
- Графы 8-19 (обе части) – используются для регистрации корректировочных/исправленных счетов-фактур, указания уточненных данных.
- Сделки, связанные с импортом, застройщики и экспедиторы, фиксируют в журнале за счет регистрации заявления о ввозе продукции или таможенной декларации.
- Полученные или выставленные счета-фактуры, не внесенные ранее в истекшем налоговом периоде, положено регистрировать в новой строке журнала, относящейся к тому периоду.
Исправить ошибку в журнале учета счетов-фактур можно аннулированием ошибочного документа. Нужно отразить стоимость продукции/услуг со знаком минус, то же сделать с суммой налога в поле 14 и 15 соответственно. Затем обязательна фиксация правильного счета-фактуры со знаком плюс. Прямой обязанности сдавать в ИФНС исправленный журнал нет, но это лучше делать сразу после внесения корректировок.
Как заверять документы
Бумажный вариант журнала необходимо прошнуровать, страницы пронумеровать не позднее 20 числа месяца, следующего за истекшим отчетным периодом. Заверяет документ руководитель своей подписью (факсимиле запрещен). Возможно назначение иного уполномоченного лица.
Электронный журнал достаточно заверить квалифицированной электронной цифровой подписью руководителя или иного уполномоченного лица (перед сдачей в налоговую инспекцию). Порядок регламентирован п. 13 Приложения №3 Постановления Правительства РФ №1137 от 26.12.2011 г.
Регистрация счетов-фактур
Посредники обязаны вести журнал учета выставленных и полученных счетов-фактур с одной-единственной целью – информировать ИФНС о совершаемых операциях.
Положено регистрировать документы в следующих случаях:
- Посредник выставить покупателю счет-фактуру от своего имени, хотя товар принадлежит поставщику или услуги оказал подрядчик.
- То же произошло в случае реализации продукции/услуги третьему лицу после того, как их приобрели у посредника.
- Продавец выставил счет-фактуру с НДС на компанию-посредника при покупке продукции для заказчика, обратившегося по посредническому договору.
Подробнее с перечнем документов, которые необходимо регистрировать, можно ознакомиться в Приложении №3 к Постановлению Правительства РФ №1137.
Сводный счет-фактура
Если налогоплательщик приобретает товар/услуги для одного контрагента у нескольких компаний, он вправе объединить сведения из разных счетов-фактур в единый, сводный документ. Но сделать это можно «день в день». При получении бумаг в разные дни, придется каждый регистрировать в журнале отдельно. Такое право есть и у застройщиков, если они передают инвесторам выполненные подрядчиками работы. То же относится к экспедиторам-посредникам.
При фиксации сводных счетов-фактур нужно заполнять первый раздел следующими данными:
- Графа 1 – порядковый номер записи.
- Графа 2 – дата выставления сводного документа.
- Графа 3 – код вида операции.
- Графа 4 – порядковый номер, дата составления сводного документа.
- Графа 8 – наименование посредника.
- Графа 9 – ИНН/КПП посредника.
- Графа 10 – наименование продавца/исполнителя.
- Графа 11 – ИНН/КПП продавца/исполнителя.
- Графа 12 – номер/дата каждого счета-фактуры, полученных от продавца/исполнителя.
- Графа 14 – общая стоимость продукции по всем счетам-фактурам.
- Графа 15 – общая сумма НДС по всем счетам-фактурам.
Такой порядок предусмотрен п. 7-7.1 раздела II Приложения №3 к Постановлению Правительства РФ №1137 от 26.12.2011 г. Во второй части все полученные счета-фактуры регистрируются на общих основаниях.