Нормативная база по суммированному учету рабочего времени
Трудовой Кодекс РФ нормирует длительность труда наемного персонала. Основной критерий – это количество фактически отработанных часов за определенный период. Например, неделю или месяц. Нормой и одновременно максимальным значением является 40-часовая рабочая неделя (ст. 90 ТК РФ). Работодатель обязан учитывать рабочее время каждого сотрудника персонально, при помощи табеля учета рабочего времени.
На практике приходится учитывать различные нюансы:
- Немало организаций имеют график работы, превышающий стандартный 8-часовой рабочий день. Например, с 10:00 до 22:00.
- Такие особенности присутствуют практически во всех сферах, связанных с обслуживанием населения: торговля, бытовые услуги, общественный транспорт.
- Отдельным направлением являются предприятия с «длительным циклом производства», где нет возможности останавливать процесс в рамках 8 часов.
Во всех перечисленных ситуациях работодатель вынужден организовывать сменный режим труда. Он означает, что у сотрудников необязательно будет соблюдены дневные и/или недельные нормы отработки. Например, в одну неделю могут образоваться переработки, которые компенсируются на следующей, находящейся «внутри» текущего месяца. Если последнее не удается, что все «лишние» часы должны оплачиваться как сверхурочные.
Чтобы избежать сложностей при расчете заработной плате, достаточно воспользоваться нормами ст. 104 ТК РФ. Они предполагают учет фактически отработанного времени не за неделю, а за иной промежуток – месяц, квартал и т.д. Порядок введения такого режима формирования табеля нужно устанавливать правилами внутреннего трудового распорядка (ч. 3 ст. 104 ТК РФ). Фактически для организации открыты все возможности самостоятельно регулировать сменные графики.
Промежуток времени, принятый работодателем локальными документами за «основу», называется учетным периодом. Его максимальная протяженность в соответствии со ст. 104 ТК РФ не должна превышать 1 год. Внутри установленного периода фактически отработанное сотрудником время не может превышать недельную норму, умноженную на количество полных недель. Таким образом, в среднем, каждая из них будет соответствовать нормативному времени в 40 часов.
Отчасти упрощает учет применение автоматизированных систем. Например, на рабочий компьютер устанавливают специальные программы, отслеживающие активность пользователя – вход в систему и выход из нее. Есть возможность запрограммировать ее на учет перерывов, обедов, положенных по трудовому законодательству при сменном графике. Сведения обычно автоматически передаются в бухгалтерское программное обеспечение.
Еще один распространенный вариант учета – пропускная система с турникетами, открываемыми при помощи электронных пропусков (карты, брелки и пр.). Сотруднику достаточно воспользоваться имеющимся идентификатором при входе и выходе, чтобы система «автоматом» зафиксировала как фактическое время начала рабочего дня, так и его завершение. Также она отметит любые опоздания, часы переработки и т.д.
Особенности перехода на суммированный учет рабочего времени:
- Применять «особый» способ фиксации фактической отработки часов можно как для всего коллектива, так и для определенных отделов, даже сотрудников.
- Целесообразно переходить на него только в случаях, когда по объективным причинам никак не получается соблюсти требуемую законом продолжительность трудовой недели.
- Применение суммарного учета рабочего времени позволяет организовать компенсационные выходные, позволяющие сравнять фактическую отработку с нормами по ТК РФ.
На практике система чаще встречается в трех направлениях. Первое, это вахтовый метод работы (ст. 300 ТК РФ), когда после 1-2 месяцев трудовой деятельности сотрудникам предоставляют от 1 месяца отдыха. Второй вариант – режим гибкого рабочего времени (ст. 102 ТК РФ), позволяющий практически свободно выбирать часы начала смены, ее завершения. В третьем случае предприятие организует сменный график, при котором процесс идет непрерывно (меняются исполнители).
Примеры расчетов по оплате труда при суммарном учете рабочего времени
«По умолчанию» работодатель при использовании суммированного учета рабочего времени должен применять повременную систему оплаты труда. На практике встречается два метода для расчета заработной платы.
Варианты базовой величины:
- Месячный оклад согласно занимаемой сотрудником должности.
- Часовая тарифная ставка с учетом той же должности и иных факторов.
Выбор зависит от специфики работы предприятия. Первый вариант подходит для тех, у кого период для учета фактически отработанного времени равен 1 календарному месяцу. Важно, чтобы по итогу сотрудники отрабатывали 100% положенных часов исходя из нормы в 40 часов за неделю.
Внутри периода распределение графика может быть любым, хоть больше, хоть меньше требуемого по ТК РФ (речь идет о недельной нагрузке). Главное, чтобы с персоналом этот вопрос был решен выпуском соответствующих локальных актов «под подпись».
При длительности учетного периода более или менее одного календарного месяца рассчитывать заработную плату исходя из месячного оклада будет неправильным и неудобным. Например, если речь идет о вахте на 2-3 месяца, протяженность рабочего времени на ней наверняка будет отличной от «нормальной». Но при рассмотрении всего периода, вместе с днями отдыха, предоставляемыми после усиленной работы, ситуация придет в соответствие с ТК РФ.
Если сохранить стандартный формат оплаты труда в виде оклада, то получится, что в разные месяцы он будет выплачиваться за разное количество отработанного времени. Из-за этого и считается неправильным применение первого варианта «базовой величины», если фактический период меньше или больше календарного месяца. В таких случаях нужно применять часовую тарифную ставку, более гибкую и справедливую.
Время, какое сотрудник обязан отработать в конкретном месяце, рассчитывается исходя из нормы с учетом производственного календаря, норм отработки при условии 5-дневной рабочей недели. Это следует из Приказа Минздравсоцразвития РФ №588н от 13.08.2009 г. Фактически количество часов может меняться в зависимости от того, сколько дней в месяце – 28, 29, 30 или 31. Как именно будут распределяться смены внутри периода зависит от договоренности.
Приведем пример расчета нормы рабочего времени для 5-дневной рабочей неделе с соблюдением нормы отработки в 40 часов. Возьмем февраль 2024 года, в котором 20 рабочих дней. Формула будет выглядеть следующим образом:
40 / 5 * 20 – 1 = 159,
где 40 – норма отработки в 1 неделю, 5 – это количество недель в месяце, 20 – количество рабочих дней, а -1 – корректировка из-за сокращенного дня 22 февраля перед праздничным 23 числом. По итогу вычислений выходит, что нормой на февраль 2024 года является 159 рабочих часов.
По той же схеме происходит расчет нормы рабочего времени за отработанный квартал, полугодие или год. Так, в первом квартале 2024 года всем предстоит работать 454 часа (если без переработок, на полную ставку). В этом случае месячная норма будет выглядеть так:
454 часа / 3 месяца = 151,33 часа в месяц
Вычисленную норму можно применять «один в один» или с переносом части неотработанных часов на любой из месяцев внутри квартала. Например, с относительно короткого февраля на длинный март. Такой подход позволяет организовать вахтовый метод работы практически на любой период какой удобен организации с учетом особенностей производственного процесса, логистики и т.д.
Приведем еще один пример, теперь с учетом часовой ставки исходя из нормы месячного рабочего времени согласно ТК РФ и средней нормы месячного рабочего времени по кварталу. Возьмем за базу оклад, который будет равен 50 тыс. рублей в месяц. Сотрудник работает по сменному графику, возьмем за учетный период 2 месяца – февраль и март 2024 года. В обоих месяцах по норме 159 рабочих часов. Предположим, что конкретный сотрудник по факту отработал в феврале 143, а в марте 162 часа. Зарплата при использовании нормы месячного рабочего времени будет выглядеть так: Февраль – 50 000 / 159 * 143 = 44 968,55 рублей. Март – 50 000 / 159 * 162 = 50 943,40 рублей. Если в организации в качестве учетного периода был принят квартал, формула будет выглядеть иначе: Февраль – 50 000 / (454 / 3) * 143 = 47 246,70 рублей Март – 50 000 / (454 / 3) * 162 = 53 524,23 рубля
Разница ощутимая, поэтому регламент расчета часовой ставки для начисления заработной платы принято фиксировать при помощи локального НПА. Это позволяет исключить ошибки, различные недоразумения с коллективом. Наиболее целесообразным считается применять часовую ставку, которую рассчитывают исходя из месячной нормы (при условии учетного периода отличного от 1 месяца, но меньшего, чем 1 год).
Если учетный период равен календарному году, есть смысл перейти на расчет по часовой ставке, рассчитанной с учетом годовой нормы рабочего времени. Отметим, что механизм сверхурочной работы и ее оплаты при применении суммированного учета рабочего времени законодательством РФ не определен. Поэтому придется ориентирования на комментарии Минздравсоцразвития РФ и разъяснения Верховного суда РФ.
Типовые вопросы и ответы по суммированного учету
Выше мы разобрали общие моменты по ведению суммарного учета рабочего времени, специфики его оплаты в зависимости от различной базы. Теперь перейдем к наиболее актуальным вопросам, какие задают специалистам на практике
Как рассчитывать оплату за ночные часы, приходящиеся на смену?
Под «ночными часами» положено понимать период времени от 22:00 до 6:00. Его нужно учитывать отдельно от «дневных» и оплачивать по иной ставке. Определяют стоимость часа в этом случае при помощи коэффициента ночной надбавки, который может составлять от 1,2 до 2,0.
Что делать, если смены сотрудников выпадают на выходные или праздничные дни?
Речь идет о календарных днях. Ведь у персонала выходные выпадают согласно графику на разные дни недели, в том числе и на будние/выходные. В случае работы в субботу и воскресенье положения о повышенной оплате труда не применяют. Нюансы есть только при выходе на смену в праздники, отмеченные в производственном календаре. По ним оплату рассчитывают согласно ч. 3 ст. 153 ТК РФ не менее чем в двойном размере.
Как учитывать часы, которые по итогу учетного периода оказались переработкой?
Все часы переработки по итогу учетного периода считаются сверхурочными. По ним, при сменной работе, положено применять следующие правила: первые 2 часа оплата не менее 1,5 часовых ставки, а последующие не менее ее двойного размера (ч. 1 ст. 152 ТК РФ). Конкретный размер организация устанавливает локальным нормативным актом, коллективным или трудовым договором.
Как считать зарплату, если сотрудник за учетный период отработал не все положенные часы?
Часть персонала в учетный период может отработать неполный объем запланированных часов. Это происходит при увольнении, при уходе в отпуск, на больничные. В таком случае надо рассчитывать зарплату по сокращенному нормативу. Бухгалтеру достаточно вычесть от положенной нормы часы, какие были «пропущены». Если ранее усеченный норматив оказался превышенным, работодатель оплачивает сверхурочные. Отрабатывать пропущенные часы при наличии уважительных причин сотрудник не обязан.
Выводы
Суммированный учет рабочего времени актуален для сменного, вахтового режима трудоустройства. Еще его применяют при организации деятельности по гибкому графику. Способ расчета зарплаты зависит от выбранного учетного периода. Он может базироваться на месячном должностном окладе или на часовой тарифной ставке.