Сотрудники Роструда привнесли ясность по этому вопросу и предоставили информацию о том, каким образом можно заверять записи в трудовых книжках (ссылка на ответ Роструда от 19.07.2023 № 183945 → онлайнинспекция.рф).
При наступлении момента увольнения, все записи, которые были внесены в трудовую книжку сотрудника за время работы в компании, должны быть подтверждены подписью и печатью работодателя или кадровой службы. Эту обязанность обычно возлагают на определенного сотрудника, который отвечает за учет и поддержание трудовых книжек. Это может быть главный специалист кадрового отдела или кадровый агент.
Если в организации нет специального отдела кадров, то руководитель может лично заверить записи об увольнении или выдать соответствующий приказ о назначении ответственного сотрудника. В качестве ответственного за трудовые книжки может быть выбран, например, кадровый специалист, секретарь или бухгалтер.
Специалисты уточнили, что в данном случае для заверения записей можно использовать обычную печать для документов. Важно лишь, чтобы она содержала информацию о наименовании компании. Такое подтверждение будет соответствовать требованиям закона и не вызовет нарушений.
Кроме того, есть особые ситуации, когда можно обойтись и без печати. Если компания приняла решение отказаться от использования печати, то записи в трудовой книжке могут быть заверены лишь подписью сотрудника, которому поручено вести трудовые книжки (абзац 3 Разъяснений, утвержденных приказом Минтруда от 31.10.2016 № 589н).