Работнику, чья машина используется для нужд организации, положена компенсация за использование личного транспорта в служебных целях. НДФЛ в 2019 нужно удерживать, или такая выплата подпадает под льготу?
Облагать не нужно
Сразу скажем, что от обложения НДФЛ освобождены все виды компенсационных выплат, связанных с исполнением трудовых обязанностей, в пределах норм, установленных действующим законодательством (п. 3 ст. 217 НК РФ). Так как налоговое законодательство не нормирует компенсацию за использование личного транспорта в служебных целях, в 2019 НДФЛ удерживать не нужно. Объясняется это следующим.
При расчете НДФЛ с суммы компенсации за использование автомобиля сотрудника ориентироваться на нормы из постановления Правительства от 08.02.2002 № 92 нельзя. Данный нормативно-правовой акт связан с нормирование расходов на выплату компенсации для целей расчета налога на прибыль и УСН.
Выплачивать работникам компенсацию за использование личного имущества нужно в соответствии с нормами статьи 188 Трудового кодекса. В свою очередь ограничения по размеру таких выплат в ней отсутствуют. Размер возмещения расходов, связанных с использование имущества работника, устанавливается в письменном соглашении, заключаемом между сотрудником и компанией.
Таким образом, НДФЛ с компенсации за использование личного транспорта в служебных целях в 2019 не нужно удерживать с суммы, установленной в заключенном между сторонами соглашении.
Нужно подтвердить
Отметим, что наличие письменного соглашения не дает само по себе иммунитета от проверяющих. Компании придется подтвердить обоснованность выплаты и разумность выплачиваемых сумм. Для этого нужно иметь на руках следующие документы (см., например, письма Минфина от 12.09.2018 № 03-04-06/65168, № 03-04-06/65170):
- обоснование необходимости использования транспорта в предпринимательской деятельности;
- подтверждающие принадлежность автомобиля конкретному сотруднику (например, свидетельство о регистрации или паспорт транспортного средства);
- расчет суммы компенсации, выплачиваемой сотруднику;
- подтверждающие фактическое использование автомобиля в интересах организации (например, путевые листы);
- авансовые отчеты и приложенные к ним чеки.