Как в 2-НДФЛ должна быть отражена материальная помощь? Поможем сориентироваться в этом вопросе.
Основания
Одна из главных обязанностей бухгалтера в организации – правильно вносить сведения в документы, учитывая при этом все изменения в законодательстве. После публикации приказа Федеральной налоговой службы от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485 необходимо по-новому отражать материальную помощь в справке по форме 2-НДФЛ.
Матпомощь представляет собой денежные средства, которые выплачивают работнику организации после принятия соответствующего решения начальством. Чаще всего, деньги выдают при возникновении сложной жизненной ситуации у работника или при наступлении важного события. К таким относится регистрация брака, рождение ребенка, смерть члена семьи.
Денежная подмога, как и любой другой доход, облагают налогом на доходы физических лиц в соответствии с действующим законодательством. Порядок расчета уменьшения налога зависит от суммы поддержки, а также основания ее выплаты. По закону в том случае, когда размер не превышает 4000 рублей в течение календарного года, сумму не облагают НДФЛ. Если же величина помощи превышает эту цифру, действуют общие правила расчета подоходного налога. Также см. «НДФЛ с материальной помощи».
Исключение для расчета налога составляет только материальная поддержка в адрес родителей при рождении ребенка или усыновителям, опекунам. В течение первых 12 месяцев они могут получить поддержку, не облагаемую НДФЛ, в размере до 50 000 рублей.
Некоторые виды матпомощи не облагаются налогом независимо от того, в каком размере она была начислена. В данном случае не нужно отражать в 2-НДФЛ материальную помощь на 4000 рублей или даже более. К ним относят денежные средства, выплачиваемые в связи с:
- итогами стихийного бедствия;
- наступлением ЧС – аварии, наводнения, пожара. В этом случае работнику следует предоставить руководителю справку, выданную компетентным органом;
- уход в мир иной члена семьи.
Выплаты, сделанные по этим основаниям, вообще не нужно показывать в 2-НДФЛ. Закон это допускает.
Что происходит на практике
По закону налоговые агенты обязаны ежегодно составлять отчетность и сдавать в инспекцию данные о доходах своих подчиненных. Налоговыми агентами выступают работодатели, которые выплачивают зарплату и любые иные доходы своему персоналу. В справке содержатся сведения за календарный год:
- – сумма исчисленного налога;
- – сумма удержанного налога;
- – сумма уплаченного налога.
Форма справки 2-НДФЛ и порядок ее заполнения утверждены соответствующим приказом Федеральной налоговой службы. При заполнении документа материальную помощь следует правильно отразить в соответствующих строках. Скачать форму справки 2-НДФЛ для заполнения можно по этой ссылке «Форма справки 2-НДФЛ».
Разберем конкретный пример.
После регистрации сотрудником новой семьи глава фирмы принял решение сделать ему материальную приятность в размере 15 000 рублей. С облагаемого дохода в размере 11 000 рублей (15 000 – 4000) был удержан подоходный налог. Его сумма составила 1430 рублей. Бухгалтеру необходимо принять решение о целесообразности отражения выплаты в справке 2-НДФЛ.
Поскольку часть материальной помощи в размере 4000 рублей не подпадает под налог на доходы физлиц, сумму необходимо внести в несколько строк формы 2-НДФЛ.
Так, в графу «Сумма дохода» вносят всю сумму, которая была начислена работнику в качестве материальной поддержки. При этом не берут во внимание сумму вычета. Для заполнения графы «Код дохода» необходимо воспользоваться справочником и выбрать максимально подходящее значение. Для заполнения поля «Сумма вычета» используют величину дохода, с которого нельзя удерживать налог. В данном случае эта сумма равна 4000 рублей. Строчку «Код вычета» также заполняют на основании данных из справочника.
Не забудьте обязательно отразить, в каком месяце был начислен доход и когда была сделана выплата.
Если доход не облагается налогом
Иногда целенаправленно выплачивают материальную помощь в размере, который не облагаем налогом на доходы физлиц. Например, руководитель принял решение поощрить сотрудника на 3000 рублей. При этом в течение года других подобных выплат не было.
В том случае, если часть дохода полностью не облагается налогом на доходы физлиц, бухгалтер все же должен указывать его в справке по форме 2-НДФЛ.
Выплата стороннему человеку
Может так случиться, что руководитель компании принял решение выплатить материальную помощь лицу, которое не является работником данной организации. Например, это может быть либо человек, который ранее трудился в данной организации или близкий родственник кого-либо из сотрудников. В данном случае нет необходимости заполнять форму 2-НДФЛ и подавать сведения в налоговые органы.
В соответствии с разъяснениями, данными в письме Федеральной налоговой службы, работодатель не выступает налоговым агентом по таким доходам третьих лиц.
Таким образом, при заполнении формы 2-НДФЛ материальную помощь на 4000 рублей (более и менее) следует отражать в соответствии с особенностями законодательства. Такой подход поможет избежать неточностей при сверке с налоговыми органами и штрафов.