Какая информация содержится в справке о доходах физлица
Справки автоматически нумеруются при формировании отчета 6-НДФЛ. При автоматическом формировании документов в 1С физические лица выстраиваются по алфавиту. Это облегчает поиск при наличии большого числа сотрудников.
Открыв приложение к отчету 6-НДФЛ, можно увидеть перечень лиц и открыть справку по любому из них, нажав на соответствующую строку в левой части отчета.
По умолчанию при нажатии на строку «Приложение 1» на экране появится первый сотрудник по списку, согласно алфавитного порядка.
Справка разделена на четыре раздела, в первом из которых приводятся данные физического лица:
- Фамилия, имя, отчество
- Статус налогоплательщика: резидент под цифрой «1» и нерезидент под цифрой «2»
- Дата рождения
- Паспортные данные.
Во втором разделе находятся цифровые показатели:
- Размер дохода
- Сумма налога.
Между первым и вторым разделами помещена строка, указывающая ставку налога и код бюджетной классификации, соответствующий тому, по которому уплачивается НДФЛ в бюджет.
Третий раздел заполняется в случаях, когда сотрудник получает имущественный или социальный вычет у работодателя.
Четвертый раздел заполняется, если работодатель по каким-либо причинам не удержал НДФЛ с сотрудника в отчетном периоде.
Откуда берутся данные на сотрудника при формировании справки в 1С
При формировании 6-НДФЛ сведения заносятся из первичных документов. Для корректного отображения данных они должны быть заполнены без ошибок и в полном объеме. Отсутствие необходимых реквизитов в первичных документах не позволяет сформировать и отправить отчет в налоговый орган и распечатать справку о доходах физических лиц.
Откуда берутся данные 1 раздела справки
Начало сотрудничества с работником отображается в программе. Первыми вносятся сведения о сотруднике, которые в дальнейшем отражаются в разделе 1 «Справки о доходах физического лица». Для этого нужно зайти в раздел «Зарплата и кадры» и перейти на вкладку «Кадры» – «Сотрудники».
На экране появится окно, куда нужно занести необходимую информацию. Форма для заполнения сведений разделена на три блока:
- Основные сведения, включающие в себя фамилию, имя, отчество. Программа «не ругается», если отсутствует последний реквизит. Данные, указанные в форме, должны соответствовать приведенным в паспорте. Если отчество отсутствует, то его не будет и в программе. В этом же блоке проставляется пол и дата рождения сотрудника.
- Второй блок содержит информацию о документе, удостоверяющем личность. Сюда заносятся данные паспорта.
- В третьем блоке приводятся данные из кадрового учета: дата начала трудовой деятельности в компании, должность, оклад сотрудника.
Возможные ошибки:
Внимание!
Если не заполнить сведения о дате приема на работу и должностной оклад, то не удастся создать документ «Начисление зарплаты».
Откуда берутся данные 2 раздела справки
Основанием для заполнения расчеты с сотрудниками являются расчеты с сотрудниками. Для формирования раздела 2 требуется заполнить ведомости по исчислению и выплате зарплаты.
Если в программе нет документов по расчетам с работниками, то 1С не сформирует отчет (точнее, в нем будет присутствовать титульный лист) и пустые страницы с разделами.
Для расчетов с сотрудниками в программе 1С: Бухгалтерия предназначен раздел «Зарплата и кадры»
В подразделе «Зарплата» имеется строка «Все начисления». Здесь формируются ведомости о начисленной зарплате.
В ведомостях для каждого сотрудника отведена отдельная строка, где присутствуют сведения о начислениях, удержаниях НДФЛ.
Выплата зарплаты отражается одним из двух видов: через кассу или через банк. По каждому виду выплат формируется отдельная ведомость.
Где формируются вычеты
Сотрудник вправе воспользоваться вычетом на детей, а также получить через работодателя имущественные и социальные вычеты. 1С позволяет получить информацию о кодах вычетов непосредственно в программе, не используя дополнительные источники. В частности, такая возможность имеется в самой справке о доходах. Достаточно двойного щелчка мыши по полю с вычетами, чтобы на экране появилась таблица с кодами и наименованиями возможных вычетов.
Для автоматического формирования сведений раздела 3 справки нужно заполнить следующие документы:
- Заявление сотрудника на стандартные вычеты
- Уведомление налогового органа.
Заполнить документы можно, выбрав раздел «Зарплата и кадры» – подраздел «Заявления на вычеты»
В открывшемся окне можно выбрать документ, который необходимо заполнить:
- Заявление на вычеты НДФЛ
- Прекращение применения вычетов
- Уведомление налогового органа.
В открывшемся окне появится форма выбранного документа.
При заполнении заявления на вычеты нужно внести:
- ФИО сотрудника (выбирается из выпадающего списка). Программа не позволит ввести данные вручную. Если в списке сотрудников отсутствует лицо, введенное вручную, программа выдаст ошибку и не даст возможности записать документ
- Месяц, с которого применяются вычеты
- Дата заполнения документа. Она не может быть позже месяца, с которого применяются налоговые вычеты
- Табличная часть. В ней нужно заполнить код вычета, до какого срока предоставляется, документ – основание.
При нажатии на новую строку в таблице программа предложит выбрать код вычета, необходимо найти нужный показатель в списке. Дата окончания действия льготы и документ-основние заполняются вручную.
По вкладке «Заявления на вычеты» можно перейти в форму налогового уведомления для получения социальных и имущественных вычетов.
Здесь нужно заполнить следующие данные:
- Фамилия, имя, отчество сотрудника (полностью)
- Налоговый период, в течение которого будет применяться льгота
- Дата составления документа
- В форме имеются две вкладки: имущественный или социальный вычет. Нужно выбрать необходимое поле. В нем заполняется вид льготы. Для имущественного вычета предусмотрено три варианта: расходы на приобретение недвижимости, банковские проценты, перекредитование. В состав социальных расходов входят обучение: свое и ребенка, лечение, страхование, физкультура и спорт. В нужном окне проставляется сумма затрат, образующих вычет.
Третий документ, который касается налоговых вычетов – это прекращение применения вычетов. В этом случае заполняется соответствующее заявление.
Возможные ошибки:
Внимание! Нередко при формировании заявления на вычет указывается дата начала применения вычетов с 1 января. Но бывают ситуации, когда сотрудник принят на работу не с начала, а в середине года. Программа в этом случае не даст провести документ. На экране выйдет ошибка, где будет предупреждение, что дата начала вычета указана неверно. Не позволит программа сформировать справку о доходах физического лица, если указана сумма вычета, но не проставлен код вычета.
Как сформировать справку (Приложение 1 к 6-НДФЛ) в 1С: Бухгалтерия
Возможности отдельно от отчета сформировать справку в программе нет. Она является приложением к 6-НДФЛ.
Что сделать перед формированием отчета?
Для формирования достоверных и полных сведений о доходах физических лиц нужно проверить все документы, информация из которых попадает в отчет:
- Открыть закладку «Сотрудники» и убедиться, что по каждому из них внесены все сведения, и они достоверны
- Проверить, все ли документы, касающиеся доходов сотрудников, проведены и корректны.
Только после проведения контрольных мероприятий можно приступать к формированию отчета 6-НДФЛ.
Как сформировать отчет
В программе 1С: Бухгалтерия имеется два варианта для формирования сведений 6-НДФЛ. Можно зайти через раздел «Отчеты», выбрать подраздел «Регламентированная отчетность». Здесь при создании нового отчета будет выведен список, где выбирается нужный пункт.
Имеется и другой вариант. Для этого пользователь заходит в раздел «Зарплата и кадры», выбирает подраздел «НДФЛ», заходит на закладку «Отчетность по 6-НДФЛ».
При нажатии на кнопку «Создать» нужно выбрать вид отчета, период, за который он формируется. После этого на экран выйдет форма. Для автоматического формирования отчета нужно нажать на кнопку «Заполнить». Придется немного подождать, пока данные попадут в отчетную форму.
В верхней строке отчетной формы имеется кнопка «Проверить», перейдя по которой можно увидеть подробную расшифровку ошибок, не позволяющих отправить или распечатать отчет.
Для получения справок в левой части отчетной формы нужно зайти в «Приложение 1» и выбрать интересующее физическое лицо из списка.
Коротко о главном
Начиная с 2021 года на смену справкам 2-НДФЛ пришел новый бланк, который называется «Справка о доходах физического лица». Документ можно получить у работодателя или распечатать из личного кабинета на сайте ФНС. Сюда сведения попадают при сдаче работодателем отчета 6-НДФЛ, который удобно формировать в программах фирмы 1С. В «Приложении 1» к отчету находятся справки на всех физлиц, получивших доходы у работодателя.
Внимание!