Расскажем, какой подход к удержанию НДФЛ с командировочных в 2024 году.
Возмещение командировочных расходов
Командировка – это стандартная практика, если работодателю нужно, чтобы сотрудник выполнил задачу за пределами свой основной локации. Это могут быть поездки по поручению в другой город или страну.
Пока сотрудник находится в командировке, ему положены выплаты среднего заработка. Расчет этой суммы производится согласно ПП РФ № 922 и статьи 139 Трудового кодекса РФ. Перед тем, как отправлять работника в командировку, работодателю предстоит:
- Определить размер и порядок выплат средств для покрытия командировочных расходов;
- Подготовить документы, которые необходимы для оформления рабочей «вылазки».
Эти правила указаны в положении ПП № 749. В Трудовом кодексе же приведен полный список расходов, которые могут быть возмещены работнику при командировке:
- Затраты на транспорт;
- Оплата аренды жилплощади;
- Суточная норма проживания;
- Иные затраты, необходимые для выполнения служебного поручения (с согласованием руководства).
Обычно в компаниях подготовлены внутренние документы или составлен коллективный договор. В них указан регламент и размер возмещения представленных расходов. Если рассматривать выплаты сотрудникам государственных учреждений, то правила определяются нормативными правовыми актами правительственного, местного или субъектного масштаба.
Выплата НДФЛ при командировочных
НДФЛ на командировочные расходы частично упразднен в отношении суточных затрат. Они частично освобождены от налога в пределах регламента Кодекса. То есть, если руководство планирует возместить сотруднику расходы за пределами норм, то эта разница является налогооблагаемой.
НДФЛ с командировочных не взимается, если суточная норма трат составляет:
- Сотрудник находится в границах территории страны – 700 рублей в день;
- Сотрудник находится в другом государстве – 2 500 рублей в день.
Отдельные ограничения этой категории расходов используются, если цель командировки – новые регионы страны. Изменять эти лимиты на данный момент никто не собирается. Предполагается, что они сохранятся на ближайшие годы.
Например, в условиях коллективного договора ООО «Компания» говорится, что во время командировки по территории России размер суточных для сотрудника на должности технического инженера установлен в пределе 1 400 рублей. Для других работников – 700 рублей. Бухгалтер этой компании выдал работнику А. А. Антипов при направлении в командировку на 17 дней суточные.
При определении налогооблагаемой базы нужно учитывать расходы в каждый день. НДФЛ будет облагаться на разницу средств от условия закона. Норма – 700 рублей. Инженеру выдается 1 400 рублей в сутки. Соответственно, налог взимается с разницы в 700 рублей. Сумма учитывается за каждый день нахождения в командировке. То есть, допустимые законом расходы за 17 дней – 11 900 рублей. Выделенные компанией по факту средства на суточные траты – 23 800 рублей. НДФЛ взимается только с 11 900 рублей из них.
Освобождение от НДФЛ
НДФЛ с командировочных в 2024 не назначается для некоторых возмещений. Все правила прописаны в Налоговом кодексе. К этому перечню относится компенсация работодателем расходов следующего порядка:
- Стоимость проезда до места рабочего нахождения (независимо от того, куда будет направлен работник;
- Стоимость проезда обратно – в том числе учитываются сервисные услуги при покупке билета в бизнес-класс, вагоны с повышенным комфортом;
- Комиссия за услуги аэропорта;
- Стоимость проезда до места отправления (авиарейс, вокзал поезда), пересадки или конечного пребывания;
- Стоимость провоза багажа.
Если рассматривать, облагаются ли командировочные НДФЛ, то в отношении обозначенных расходов налог не взимается. При этом важно, чтобы траты были документально обоснованы. Если никаких подтверждений нет, то командировочные все равно не будут облагаться налогом. Однако лишь в пределах установленных законодательством норм (указаны в статье 217 НК).
При этом есть много практических нюансов. Например, если сотрудник воспользовался билетами бизнес-класса, так как других не было. Работодатель же в свою очередь не предусматривает расходы такого характера (в договоре указана оплата обычного вагона поезда). К делу приложена записка об отсутствии дешевых билетов. Но такие документы не принимаются. Сумма расхода на дорогие билеты остается как долг работника по подотчетным суммам, которые ему предстоит вернуть в кассу.
Также при разборе вопроса, облагаются ли командировочные НДФЛ и страховыми взносами нужно помнить о расходах на жилье. Сотрудник должен где-то находится вне рабочего времени на протяжении всей «вылазки». Если работник представит подтверждающие документы, то все расходы должны быть возмещены ему в полном размере. При этом они не будут включены в облагаемую налогом сумму. Если документы отсутствуют, то от НДФЛ освобождается только часть, указанная нормами законодательства (статья 217 НК).
Возмещение командировочных расходов не облагается подоходным налогом. Но для этого должны быть подтверждены документами. Сотруднику предстоит собирать чеки, выписки со счетов. Подтверждением могут быть документы разного формата. Но при этом суточные расходы облагаются налогом, если они выходят за пределы установленных норм.
Внимание!