Что стоит за понятием 2-НДФЛ и как разобраться в многочисленных цифрах и кодах, которые она содержит? Часто при обращении граждан в различные учреждения сотрудники, решающие их проблему, просят представить справку 2-НДФЛ. Расшифровка этого сокращения не всегда понятна. Иногда возникают проблемы и с оформлением такого документа. Поэтому есть смысл разобраться в том, что это за справка и зачем она нужна. Немедленно поможем с этим.
Что скрывается за буквами
Название справки состоит из начальных букв выражения «Налог на Доходы Физических Лиц». В ней отражены данные обо всех доходах, которые имеет ее владелец от этого налогового агента, и о величине налога, уплаченного с данных поступлений.
Все виды трудовых доходов и прибыли от бизнеса облагаются в государстве налогом. Его так и называют – подоходный или НДФЛ. Справка 2-НДФЛ показывает экономическую состоятельность людей, их платежеспособность и возможность участвовать в коммерческих сделках.
Получают форму 2-НДФЛ в бухгалтерии своего предприятия. Для этого нужно сделать заявление в устной или письменной форме. По ст. 62 ТК РФ она должна быть оформлена через три дня после подачи заявления. Документ содержит следующие сведения:
- название и реквизиты налогового агента;
- данные о сотруднике;
- его доход, облагаемый НДФЛ, представленный по месяцам; помимо денежного выражения виды доходов различают цифровыми кодами;
- льготы со своими кодами;
- суммарный доход, льготные вычеты, размер годового налога.
Цифровые коды доходов
Приведем основные кодовые значения и расшифровку доходов в форме 2-НДФЛ
| Код | Вид дохода |
| 2000 | Зарплата, поощрения за нормированный труд |
| 2012 | Оплата очередного отпуска |
| 2300 | Выплата содержания за период болезни |
| 2010 | Доходы за работу по нетрудовым договорам |
| 2530 | Заработная плата в виде продукции предприятия |
| 2400 | Доходы от сдачи в аренду транспорта, трубопроводов, ЛЭП, линий связи, компьютерных сетей |
| 1400 | Доходы от сдачи в аренду имущества, за исключением перечисленного по коду 2400 |
| 1540 | Доля прибыли от продажи части бизнеса |
| 2760 | Пособия нуждающимся сотрудникам, а также работникам, выходящим на пенсию |
| 2762 | Пособие при рождении и усыновлении детей |
| 2720 | Подарки |
| 2740 | Призы за участие в рекламных конкурсах |
| 1010 | Доходы от ценных бумаг |
| 2510 | Оплата предприятием социальных потребностей своего сотрудника |
| 2610 | Выгодное использование займа, представленного работодателем |
| 2001 | Премии руководящим органам |
| 2201 | Литературные и т. п. гонорары |
| 2202 | Гонорары за создание художественных ценностей |
| 4800 | Иные доходы |
Кому адресована форма
Информация, которая есть в этом документе, необходима налоговым органам. Расшифровка 2-НДФЛ позволяет составить общую картину доходов каждого работника, определить, какие льготы ему положены, и какой размер налога он должен платить. Каждое предприятие на своих сотрудников и ИП на своих наемных работников заполняет такую форму.
Кроме того, справка 2-НДФЛ нужна при решении таких вопросов, как:
- получение разрешения банка на кредит;
- предоставление налоговых льгот на период учебы, лечения, при покупке земли и других объектов недвижимости;
- оформление на работу по совместительству;
- определение размера отпускных и выплат по больничным листам;
- приобретение заграничной визы;
- покупка жилья по ипотеке.
Готовить формы 2-НДФЛ обязано каждое предприятие: они дают необходимую информацию для формирования подоходного налога. Исходя из п. 2 ст. 230 НК РФ, все работодатели обязаны предоставлять сведения в ИФНС о размерах налога на доходы физических лиц за прошлый год к концу первого квартала наступившего года. За несвоевременное выполнение этого требования следует налоговое наказание: штраф – 200 рублей за каждый просроченный документ.
Другой тип организаций, которым необходимы сведения по форме 2-НДФЛ – это банки, выдающие крупные кредиты на покупку жилья, автомобилей, иной недвижимости. Выдавая их, банк должен быть уверен в способности клиента вернуть сумму кредита и проценты по ней.
Государственным структурам, проводящим социальную политику, справка о доходах нужна для установления льгот особо нуждающимся лицам, доходы которых не позволяют решить насущные жизненные проблемы.
В каких случаях нужна
Этот документ обязательно потребуется любому гражданину при решении следующих проблем:
- поступление на новое рабочее место (справка должна быть уже на руках при увольнении с предыдущей работы);
- оформление льгот для учебы, лечения, улучшения жилищного положения;
- начисление пенсионного содержания;
- усыновление или опекунство;
- судебное разбирательство по трудовым спорам;
- определение размера алиментов и т. п.
Особенное внимание стоит обратить на ситуацию оформления пенсии. В течение жизни человек может работать в разных городах и на многих предприятиях. Собрать требуемые справки о налоге на доходы физлиц за короткое время затруднительно. Поэтому надо заранее об этом позаботиться.
Порядок получения справки
Правила оформления документа зафиксированы в гл. 23 НК РФ и ст. 62 ТК РФ. Первым делом оформляется заявление. Если по истечении трех дней после этого работник не получит нужную бумагу, он может обратиться с жалобой в такие инстанции, как трудовая инспекция, в суд или к прокурору. Невыдача справки считается серьезным нарушением.
Чаще всего предприятия выдают форму 2-НДФЛ людям, увольняющимся с работы.
В затруднительных ситуациях с получением этого документа предусмотрено обращение напрямую в налоговую инспекцию и электронные ресурсы Федеральной налоговой службы.
Самое важное
- Если человек не может найти организацию, где он раньше работал, ему следует обратиться в налоговую инспекцию по месту жительства и оставить там заявление.
- Если фирма (ИП) уже не существует, справку получают на сайте налоговой службы через личный кабинет.
- При ликвидации предприятия данные о нем в реестрах ФНС могут вообще отсутствовать. Тогда при оформлении на новую работу пишется заявление о том, что форму 2-НДФЛ получить было невозможно из-за отсутствия прежнего работодателя. Затем бухгалтерия подает запрос в Пенсионный фонд и налоговую службу для подтверждения необходимых данных.
Как писать заявление
На тех предприятиях, где есть свои формы заполнения документов, письменное обращение делают согласно установленной форме. Там, где таких правил нет, используют произвольную форму. Однако следующие пункты необходимо упомянуть во всех случаях:
- сведения о человеке, подающем заявление;
- данные паспорта;
- место жительства;
- телефонный номер;
- указание периода, за который нужны данные в справке;
- число копий;
- подпись, дата.
Образец заявления
Важно, чтобы в заявлении была отражена необходимая информация: период, в течение которого нужно отразить доходы и налог заявителя, количество экземпляров, его адрес и телефон для связи.
Как проверить правильность оформления
После получения на руки требуемой бумаги необходимо ее внимательно прочитать, чтобы избежать дальнейших недоразумений. Что-то исправить в готовом документе уже невозможно, поэтому придется оформлять его заново, потеряв много времени.
Умение расшифровать справку 2-НДФЛ поможет вовремя заметить ошибку и быстро исправить ее.
На практике можно встретить следующие недочеты.
- Неправильно оформлена подпись, заверяющая документ. Справка о налоге на доходы физлиц является налоговым, а не бухгалтерским документом. Поэтому не обязательно, чтобы ее подписывал руководитель предприятия. Для этого обычно специальным приказом назначают сотрудника бухгалтерии. Его подпись должна быть расшифрована (фамилия, инициалы, должность), и проставлены реквизиты документа, давшего ему право на подпись. Кроме того, она не может быть перекрыта печатью (если компания/ИП используют ее в своей работе).
- Сама печать не стоит на своем месте: в левом нижнем углу.
- Дата документа указана неточно. Ее правильная форма: ДД. ММ. ГГГГ.
- Величину налога, прописанного в справке, указывают без копеек: округляют до рублей в большую или меньшую сторону. Но остальные суммы все же указывают с точностью до копеек.
- В справке может быть отражено неполное или неверное представление о доходах человека.
Ошибка в последнем пункте приводит к наказанию должностного лица в виде штрафа от 300 до 500 рублей.
С помощью специальных компьютерных программ заполнение справки происходит автоматически и, как правило, не является трудоемким процессом.