Можно ли учесть затраты на услуги связи при налоге на прибыль? Как доказать производственный характер телефонных переговоров? На эти и другие вопросы ответим в материале.
Включить можно
Сразу скажем, что такие затраты включаются в состав прочих расходов. Такая возможность прямо предусмотрена подпунктом 25 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса.
Однако уменьшить налог на прибыль на расходы по услугам связи можно только в том случае, если налогоплательщик может доказать производственный характер оплаченных телефонных переговоров. Экономическая обоснованность затрат, включаемых в расчет налоговой базы по налогу на прибыль, – одно из обязательных условий (п. 1 ст. 252 НК РФ).
При методе начисления налоговую базу по налогу на прибыль по расходам на услуги связи можно уменьшить по мере предъявления счетов на оплату услуг оператора связи или в последний день месяца (подп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ). При использовании кассового метода расходы списываются только после их фактической оплаты (п. 3 ст. 273 НК РФ).
Конечно, речь идет о рабочих переговорах по телефону. Ведь стоимость личных переговоров при расчете налога на прибыль не учитывается ни при каких условиях. Исключение из этого правила – случаи, когда работник компенсирует компании расходы по оплате его личных разговоров.
Как доказать
Отметим, что никакого конкретного перечня документов, подтверждающих производственную направленность услуг мобильной связи по налогу на прибыль, законом не установлено.
На практике, чтобы доказать экономическую целесообразность понесенных услуг, компании нужно иметь:
- договор с оператором мобильной связи на оказание услуг;
- детализированные счета оператора;
- должностные инструкции, где указано, что при исполнении рабочих обязанностей сотрудник может использовать мобильную связь;
- приказом об утверждении списка работников, которым мобильная связь необходима для выполнения ими служебных обязанностей.
Наличие таких документов, обосновывающих услуги связи при налоге на прибыль, требует от организации Минфин России (письма от 23.06.2011 № 03-03-06/1/378, от 05.06.2008 № 03-03-06/1/350).
Без детализации
Налоговые инспекторы не могут требовать от организации отчеты о содержании телефонных разговоров (абз. 8 письма МНС от 22.05.2000 № ВГ-9-02/174). Поэтому можно заранее подготовить дополнительную информацию, которая подтвердит производственный характер переговоров (договоры с контрагентами. деловая переписка и т.д.).
Также будет нелишним закрепить за работниками обязанность ежемесячно составлять отчеты о служебных звонках. Соответствующее правило нужно закрепить в локальном акте компании.