При применении ККТ набор первичной документации, подтверждающей проведенные по кассе платежные операции, обязательно содержит Z-отчет. В нем отражена информация о продолжительности смены кассира, суммах расчетов наличностью и с применением банковских карт. Документ представляет собой контрольную ленту, которая может быть сформирована в электронном и бумажном виде.
Нововведения, связанные с внедрением онлайн-касс
При заполнении кассиром-операционистом журнала и справок-отчетов по формам КМ-4 и КМ-6 соответственно за основу берут z-отчет.
Шаблоны этих документов приведены в постановлении Госкомстата от 25.12.1998 г. под № 132. Причём данный нормативный акт не относится к группе обязательных для применения субъектами хозяйствования, использующими ККТ. Обоснование:
- отсутствие взаимоувязки с положениями Закона от 22.05.2003 г. № 54-ФЗ, который регламентирует вопросы работы с кассовой техникой;
- письмо, изданное Минфином 25.01.2017 и зарегистрированное под № 03-01-15/3482;
- еще разъяснения Минфина № 03-01-15/54413, датированные 16.09.2016 г.
Кроме того, с июля 2017 года утратило актуальность правительственное Постановление от 23.07.2007 г. № 470. Этот правовой акт предусматривал обязательство по использованию бумажных контрольных лент. Но с указанной даты большая часть субъектов предпринимательства должна была перейти на онлайн-кассы.
Закон № 54-ФЗ в п. 2 ст. 4.3 содержит требование по обязательному формированию по итогам рабочей смены с применением ККТ отчета о проведенных операциях. Всю систематизированную информацию автоматически перенаправляют в ФНС. Этот документ заменяет z-отчет. В нем приводят сведения о суммах проведенных расчетных операций с учетом данных первичных и коррекционных кассовых чеков. А при необходимости отчет можно распечатывать.
Отличия зед-отчетов старого образца от бланков, формируемых онлайн-кассами таковы:
- при эксплуатации онлайн-кассы обнуление данных при закрытии смены не происходит;
- в фискальную память не заносят данные по итоговым суммам продаж;
- присутствует автоматическая передача данных о проведенных расчетах в ФНС;
- получение подтверждения от налоговой о получении ею отчета (если этого не произойдет, система отправляет отчеты повторно).
Новые ККТ должны быть оснащены фискальным накопителем для обеспечения сохранности отчетов о закрытых сменах. Минимальный срок хранения этих сведений составляет 30 дней в календарном исчислении. Норма регламентирована п. 4 ст. 4.1 Закона № 54-ФЗ.
Также см. «Требования к онлайн-кассам и фискальным накопителям».
Порядок формирования зед-отчета
Буквенным кодом «z» обозначают отчетные документы с гашением. Бланк составляют в конце работы ККТ каждый день. В нем фиксируют информацию об объеме полученной выручки за смену с выделением размера возвратов. Список отображаемых сведений приводится в технической документации на кассовый аппарат.
Назначение зед-отчета:
- обнуление накопленной за смену информации о платежных операциях;
- выведение итогов по вырученным средствам на протяжении рабочего дня;
- систематизация данных для их фиксации в памяти кассового аппарата;
- отображение в учете всех случаев возврата денег покупателям, применения скидок и аннуляции чеков;
- подтверждение данных, внесенных кассиром в учетные документы.
Кассир при окончании его смены перед уходом с рабочего места должен сформировать z-отчет. Составление этого документа с задержкой задним числом недопустимо. Длительность смены не может быть более 1 суток. Отсчет времени работы кассира по отчету ведется с момента фиксации первой платежной операции.
В протоколе ГМЭК от 23.06.1995 г. есть требование об обязательном ежедневном закрытии смен кассирами. Если по истечении 24 часов после проведения первого платежа этого не сделать, работа ККТ блокируется.
Алгоритм действий кассира-операциониста таков:
| 1 | Формирование и распечатка z-отчета |
| 2 | Cоставление справки КМ-6 по данным из отчета |
| 3 | Внесение записей в журнал кассира |
| 4 | Сдачу выручки, зафиксированной кассовым аппаратом, приемку денег производит старший кассир. К денежным средствам прикладывают отчет и справку КМ-6. |
| 5 | Выписка приходного ордера на сданную в общую кассу предприятия выручку |
| 6 | Передача комплекта документов в бухгалтерию |
Если зед-отчет был утерян, необходимо обратиться за помощью в фирму, которая осуществляет техобслуживание используемого кассового аппарата. Тогда специалисты этой компании производят извлечение данных из памяти фискального накопителя. Самостоятельное проведение этой процедуры невозможно.
При применении онлайн-кассы необходимо обеспечить наличие в зед-отчете полного перечня обязательных реквизитов. Они приведены в Законе № 54-ФЗ в ст. 4.1. Кроме того, ФНС своим распоряжением ввело список дополнительных данных, которые должны присутствовать в отчетном бланке (приказ от 21.03.2017 № ММВ-7-20/229).
Отчеты при отсутствии платежей
Если на протяжении всей смены не было произведено ни одной платежной операции, при документальном оформлении итогов работы надо придерживаться рекомендаций Минфина. Они приведены в письме от 11.06.2009 г. № 03-01-15/6-311. Ведомство настаивает на необходимости ежедневного оформления кассовых отчетов без привязки к количеству проведённых платежей.
Данный подход подтверждают положения постановления Госкомстата от 25.12.1998 г. № 132. Им утвержден порядок ежедневного переноса сведений о платежах в журнал кассира на основании отчетов, сформированных ККТ. Так, при отсутствии расчетных операций отчет будет оформляться с нулевыми итогами. При нулевом результате выручки за смену кассир в своем журнале вместо стоимостных показателей проставляет прочерки.
Зед-отчеты в исходном виде формируются только при условии использования ККТ с ЭКЛЗ. После перехода субъекта хозяйствования на онлайн-кассу вместо него при закрытии смены составляют аналогичный документ, который содержит всю необходимую для заполнения учетных документов информацию.Перевод предприятий на онлайн-кассы начат в 2017 году. Пролонгация сроков предусмотрена до июля 2019 года в отношении отдельных категорий субъектов предпринимательства (ЕНВД и др.).
Также см. «Сроки перехода на онлайн-кассы: таблица».