Что такое зет отчёт и как его снимать

Что такое зет-отчёт

СМЫСЛ Z ОТЧЕТА

Z-отчёт (отчёт с гашением) — это итоговый кассовый чек, который печатается в конце каждого дня. Он означает, что кассовая смена закончилась, выручку сдали, а в память кассового аппарата обнулилась. Все данные остаются на ЭКЛЗ (электронная кассовая лента защищённая) и в фискальной памяти кассовой техники. Это даёт возможность получить данные со счётчиков, когда нет возможности посмотреть «зетки».

Отчётность позволяет посмотреть:

• данные по деньгам в начале и в конце смены;
• на какую сумму аннулировали чеков;
• на какую сумму предоставили скидок;
• сколько денег вернули;
• сколько получили в кассу за смену.

Итоговый отчёт содержит несколько обязательных реквизитов:

• заводской номер фискального накопителя;
• адрес точки, где производятся расчёты;
• рег. номер контрольно-кассового аппарата;
• ИНН предпринимателя, название;
• номер фискальных данных, дата и время, название;
• ФПД — фискальный признак документа;
• ФИО лица, ответственного за формирование фискальных данных.

РЕКВИЗИТЫ ЗЕТ ОТЧЕТА

Согласно требованиям Федеральной налоговой инспекции, в z-отчёте также нужно указать:  количество непереданных фискальных данных, общее число кассовых чеков, ФИО кассира, номер смены и некоторые другие сведения. Полный перечень содержится в Приказе ФНС № ЕД-7-20/662.

Периодичность формирования отчётов с гашением — в конце каждой смены, но не реже, чем 1 раз в 24 часа. При нарушении этого требования касса автоматически блокируется, и на ней нельзя работать, пока не будет снят очередной отчёт. Если в течение 24 часов не было операций, снимается итоговый чек  нулевыми показателями.

ИМЕЙТЕ В ВИДУ

Сейчас вместо Z-отчета формируют отчет о закрытии смены (п. 2, 3 ст. 4.3 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ). Но некоторые бухгалтеры по-прежнему продолжают называть отчет о закрытии смены Z-отчетом. По своей сути отчет о закрытии смены так же, как и Z-отчет, содержит сведения о количестве пробитых чеков и БСО за смену. Но есть отличия от Z-отчета, связанные с особенностями работы онлайн-ККТ.

Во-первых, данные из Z-отчета требовалось вносить в формы КМ-4 и КМ-6. Сведения из отчета о закрытии смены поступают в ФНС через оператора фискальных данных в онлайн-режиме.

Что делать со снятым отчётом

Снятый отчёт с гашением приклеивают или прикалывают к отчёту кассира-операциониста по форме № КМ-6. Сведения об итоговом чеке заносят в кассовый журнал, где указывают:

• номер и дату документа;
• нарастающий итог (сумму на начало и конец смены);
• количество продаж, скидок, возвратов.

Порядок сдачи выручки и журнала определяется внутренними правилами предприятия. Кассир может сдавать документацию и выручку в конце смены руководителю, в бухгалтерию или старшему кассиру.

В кассовом журнале фиксируются все отчёты, в том числе пробные, нулевые, снятые во время наладки ККТ. Их нужно хранить в течение 5 лет. Это относится и к использованным электронным контрольным лентам.

ВАЖНО

При регистрации ККТ в налоговой инспекции снимается первый отчёт с гашением. Он остаётся в ИФНС, а все последующие обязательно заносятся в кассовый журнал.

Как быть, если итоговый отчёт утерян

Закон предусматривает ситуации, когда зет-отчёт утерян, не оформлен как следует или данные на нём утрачены. Как это может произойти:

• потерялся чек;
• мастер или неопытный кассир случайно выбросили отчёт;
• данные не пропечатались, потому что отключили электроэнергию, сломалась касса, были неполадки с бумагой или лентой;
• чек залили водой, случайно порвали, затёрли или иным образом испортили.

Чтобы предприятие не получило штраф, нужно принять следующие меры:

1. Оформить акт об утере в произвольной форме. Документ подписывают старший кассир, кассир смены, бухгалтер, руководитель или его представитель.
2. Написать объяснительную записку. В ней указывают причины, по которым сведения не внесены в журнал, обстоятельства утери кассового z-отчёта, время.
3. Получить фискальный отчёт, подтверждающий выручку за смену. Для этого вызывают мастера из центра обслуживания ККТ.
4. Зарегистрировать в журнале фискальный чек вместо утерянного z-отчёта.

ИМЕЙТЕ В ВИДУ

На основании объяснительной записки, предоставленной кассиром, руководитель вправе вынести предупреждение или выговор. Увольнение за это нарушение не предусмотрено. Наказания может и не быть, если окажется, что в утрате итогового чека никто не виноват.

Как действовать, если забыли снять отчёт с гашением

ВОЗМОЖНАЯ ОШИБКА

По незнанию неопытный кассир может снять зет-отчёт не в конце смены, а утром следующего дня. Так делать нельзя, даже с момента снятия предыдущего отчёта прошло менее 24 часов. Дело в несоответствии: когда итоговый чек формируется несвоевременно, получается, что выручка поступила в кассу в одну дату, а оприходована в другую.  

Нарушение может обнаружиться, если среди клиентов оказался представитель юрлица. Он передаст чек в бухгалтерию, чтобы отчитаться о потраченных средствах, и при проверке выяснится, что деньги оприходованы не в тот же день, когда потрачены, а позже.

Несоответствие проявится и в том случае, если предприниматель использует УСН. В Книге доходов и расходов он обязан отражать выручку той датой, когда она поступила в кассу. Опоздание со снятием «зетки» приводит к тому, что в КУДИР придётся отображать вчерашний чек сегодняшней датой. Налоговая это обнаружит, и тогда не избежать штрафа.

ВОЗМОЖНЫЕ ШТРАФЫ

Если нарушение допущено однократно, можно написать объяснительную записку и приложить её к кассовому журналу. Главное, чтобы опоздания с формированием итогового чека не стали обычной практикой. За регулярные нарушения должностное лицо может быть оштрафовано на 300-500 руб., юридическое — на 3 000–5 000 руб.