Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер», бюджетный выпуск, июль 2018.
Аксиния Богданова, бухгалтер-консультант Линии консультаций компании «ГЭНДАЛЬФ».
Работа в режиме неполного рабочего времени устанавливается по соглашению между работником и работодателем, а также в случаях, предусмотренных ТК РФ. Расскажем, как правильно оформить и рассчитать зарплату сотруднику, работающему в режиме неполного рабочего времени в программе «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8».
Условия работы в режиме неполного рабочего времени
Сокращенная продолжительность рабочего времени предусматривается для определенных категорий сотрудников.
Согласно ст. 92 ТК РФ, право на сокращенный режим рабочего времени имеют несовершеннолетние работники, инвалиды I или II группы и работники, условия труда которых отнесены к вредным или опасным условиям труда.
Сокращенная продолжительность рабочей недели устанавливается для женщин, работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях (ст. 320 ТК РФ), а также для педагогических и медицинских работников (ст. 333 и 350 ТК РФ).
Сотруднику может быть установлен одновременно и неполный рабочий день, и неполная рабочая неделя (например, 4 рабочих дня по 7 рабочих часов).
Установление сокращенной продолжительности рабочего времени в порядке, определяемом законодательством, не влечет для работника уменьшение размера заработной платы.
Режим неполного рабочего времени может устанавливаться как при приеме на работу, так и впоследствии – при возникновении определенных обстоятельств.
Неполный рабочий день – это сокращение часов работы на каждый рабочий день (например, 6 часов работы вместо 8).Неполная рабочая неделя – это уменьшение количества рабочих дней в каждой рабочей неделе (например, при пятидневной рабочей неделе сотруднику предоставляется дополнительный выходной или выходные).
Прием сотрудника на работу по неполной ставке.Для того чтобы указывать количество ставок в кадровых документах и настраивать графики неполного рабочего времени необходимо предварительно в настройках кадрового учета установить флажок «Используется работа по неполной ставке» (раздел «Настройка» – «Кадровый учет»).
В документе «Прием на работу» мы можем устанавливать сотрудникам различные ставки. Например, 1 (ставка), 1\8 (восьмая часть ставки), 1\4 (четверть ставки), 1\3 (треть ставки), 1\2 (полставки), 2\3 ставки (две третьих ставки), произвольное количество ставок, а также можем указывать ставку в виде десятичной дроби.
Возможность изменения ставки сотрудника в процессе работы доступна в документе «Кадровый перевод» (раздел «Кадры» – «Приемы, переводы, увольнения» или «Все кадровые документы»).
Обратите внимание, что на вкладке «Оплата труда» документов «Прием на работу» или «Кадровый перевод» начисления сотрудника указываются в полном объеме в соответствии со штатным расписанием. При изменении размера ставки плановый фонд оплаты труда рассчитается автоматически.
Настройка графика неполного рабочего времени
При приеме или переводе сотрудника на неполную ставку необходимо создать соответствующий график работы неполного рабочего времени.
Рассмотрим настройку графика работы в режиме неполного рабочего дня на примере графика 20-часовой рабочей недели по 4 часа работы в день. Для этого откроем раздел «Настройка» и в журнале документов «Графики работы сотрудников» создадим график работы с наименованием «Неполный рабочий день (20 часов)». По кнопке «Изменить свойства графика» в открывшемся окне «Настройка графика работы» установим флажок «Неполное рабочее время», вид неполного рабочего времени «Неполный рабочий день». Также установим флажок «Считать норму по другому графику» – «Пятидневка (график нормальной продолжительности рабочего времени)».
Обратите внимание, установив флажок «Считать норму по другому графику», необходимо определить, каким образом будет происходить расчет дальнейших начислений:
- указать график полного рабочего времени. Доля неполного рабочего времени при расчете оклада определяется как отношение длительностей рабочей недели графиков неполного рабочего времени и полного рабочего времени. Оплата труда в этом случае будет рассчитываться по формуле:
Результат = Тарифная ставка месячная (оклад по дням) * Доля неполного рабочего времени / Норма времени по графику полного рабочего времени (по дням) * Отработано времени (по дням)
- установить и указать график полного рабочего времени. Расчет оклада (по часам) производится с учетом количества часов по графикам в конкретном месяце. Оплата труда (по часам) в этом случае будет рассчитываться по формуле:
Результат = Тарифная ставка месячная (оклад по часам) / Норма времени по графику полного рабочего времени (по часам) * Отработано времени (по часам)
- не устанавливать. Доля неполного рабочего времени при расчете оклада определяется согласно занимаемой сотрудником ставке. Норма времени при расчете определяется, исходя из количества рабочих дней и часов по графику неполного рабочего времени. Оплата труда (по дням) в этом случае будет рассчитываться по формуле:
Результат = Тарифная ставка месячная (оклад по дням) * Доля неполного рабочего времени / Норма времени по графику неполного рабочего времени (по дням) * Отработано времени (по дням).
Далее заполним расписание работы, проставим с понедельника по пятницу продолжительность рабочего дня — 4 часа, длительность рабочей недели посчитается автоматически – 20 часов. В разделе «Виды времени» флажок «Явка» установлен по умолчанию, то есть график предусматривает работу в дневное время.
Флажки «Ночные часы», «Вечерние часы», «Перерывы для кормления ребенка» устанавливаются в случае, если график предусматривает работу по данным видам времени.
Флажки будут доступны, если аналогичные флажки будут установлены в настройке параметров расчета зарплаты в разделе «Настройка» – «Расчет зарплаты» – ссылка «Настройка состава начислений и удержаний» – закладка «Почасовая оплата».
Все параметры мы установили, далее нажмем кнопку «ОК», и график «Неполный рабочий день (20 часов)» заполнится в соответствии с установленными настройками. Теперь в документе «Прием на работу» или «Кадровый перевод» мы можем указать данный график.
Настройка графика работы в режиме неполной рабочей недели выполняется аналогично вышеизложенным настройкам, за исключением реквизита «Вид неполного рабочего времени» – «Неполная рабочая неделя». Расписание работы в данном случае заполняется индивидуально, в зависимости от количества рабочих дней в неделю.
Обратите внимание, что показатели «Норма дней» и «Норма часов», используемые в формулах большинства начислений фиксируются в графике работы сотрудника, и, в случае, если установлен флажок «Считать норму по другому графику», то норма рабочего времени сотрудника соответствует норме «другого графика».
Расчет зарплаты сотрудника, работающего на неполной ставке
Рассмотрим два варианта оплаты сотрудника, работающего на полставки на графике «Неполный рабочий день», но при различных плановых начислениях.
В документе «Прием на работу» на вкладке «Оплата труда» назначим работнику плановое начисление «Оплата по окладу (по часам)». В настройках данного вида начисления указано, что результат рассчитывается по формуле:
Оклад * ВремяВЧасах / НормаЧасов.
Зарплата этого сотрудника будет рассчитана из следующих показателей:
- Оклад – задан из расчета работы на полной ставке;
- ВремяВЧасах – это отработанное время по графику неполного рабочего времени;
- НормаЧасов – это часы по графику полного рабочего времени.
В другом случае, в документе «Прием на работу» на вкладке «Оплата труда» установим работнику плановое начисление «Оплату по окладу». В настройках данного вида начисления указано, что результат рассчитывается по формуле:
Оклад*ДоляНеполногоРабочегоВремени*ВремяВДнях/НормаДней.
Зарплата этого сотрудника будет рассчитана из следующих показателей:
Оклад — задан из расчета работы на полной ставке;
ДоляНеполногоРабочегоВремени – количество ставок, на которое устраивается сотрудник;
Время в днях – это фактически отработанное количество дней за месяц по графику «Неполный рабочий день (20 часов)»;
Норма дней – определяется по графику «Пятидневка».
Расчет начислений выполняется в документе «Начисление зарплаты и взносов».
Таким образом, для корректного расчета зарплаты в режиме неполного рабочего времени необходимо при приеме на работу правильно указать размер ставки и настроить график неполного рабочего времени.
Неполный рабочий день и сохранение пособия по уходу за ребенком до 1,5 лет
Рассмотрим также частный случай работы в режиме неполного рабочего времени при выходе на неполный рабочий день сотрудницы, находящейся в отпуске по уходу за ребенком.
Для регистрации выхода сотрудницы из отпуска по уходу за ребенком необходимо ввести документ «Изменение условий оплаты отпуска по уходу за ребенком» (раздел «Кадры» – «Отпуска по уходу за ребенком» или раздел «Зарплата» – «Отпуска по уходу за ребенком»).
В документе на закладке «Начисления» необходимо установить галку «Изменить начисления» и указать список начислений, которые действуют после выхода сотрудницы на работу.
При нахождении в отпуске по уходу за ребенком сотрудница выходит на работу на условиях неполного рабочего времени, поэтому необходимо указать соответствующий график работы. Изменение графика регистрируется документом «Изменение графика работы списком» (раздел «Кадры» – «Все кадровые документы» – «Изменение графика работы списком»).
Расчет зарплаты за месяц оформляется документом «Начисление зарплаты и взносов» (раздел «Зарплата» – «Начисление зарплаты и взносов»). Также на вкладке «Пособия» сотруднице будет начислено пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет за целый месяц.