Надежда Игнатьева, и. о. заместителя начальника отдела бухгалтерского учета ООО ВЦ «ГЭНДАЛЬФ сервис».
Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер», июль 2019.
Канцтовары, счета поставщиков, проездные билеты, командировочные расходы и много всего другого оплачивают сотрудники от имени организации. При этом деньги чаще всего пока еще выдаются под отчет. С этим связаны определенные неудобства: затраты времени и бумаги. Более быстрый и удобный способ – корпоративные банковские карты.
В чем удобство
Все расходы по карте автоматически считаются выданными под отчет. После возвращения из командировки или после закупки чего-либо, сотрудник должен предоставить в бухгалтерию документы, подтверждающие расход: чеки, билеты и прочее. Все траты работника могут оформляться одним авансовым отчетом – тут следует понимать, что не все траты за год, а траты за время его командировки или время предоставления карты на закупку материалов.
С какой именно периодичностью должны отчитываться сотрудники и кто будет заполнять авансовые отчеты (форма АО-1), регламентируется внутренними распоряжениями самой организации.
Удобство корпоративных карт и в том, что работник может не только расплачиваться ею, но и снимать с нее наличные. Например, сотруднику нужно поехать в местность, где нет возможности расплачиваться картой, он может заранее снять требуемую сумму и не волноваться о возможных затруднениях оплаты счетов.
Кто использует и что оплачивает
Чтобы понять, кто может использовать карту, рассмотрим два их вида: именная и на предъявителя. Именная оформляется на определенного сотрудника и воспользоваться ею может только он, с картой на предъявителя все просто – у кого она в руках, тот и использует. Отсюда следует, что услуги корпоративной карты доступны всем сотрудникам организации.
Иногда руководителей в карте на предъявителя смущает то, что каждый работник организации может воспользоваться ею: а вдруг не устоит и растратит то, что ему не причитается? Переживать, что вы не найдете этого растратчика, не стоит, у кого карта – вы знаете, списания с нее вы видите по банковской выписке ежедневно, так что карта «общего пользования» не принесет вам больше хлопот, чем именная. Для полного успокоения можно утвердить список сотрудников, имеющих право пользоваться картой.
Перейдем к списку того, что можно ею оплатить: вот тут уже все сложнее. Некоторые пользователи этих карт полагают, что оплачивать можно все: коктейль в кафе, симпатичные солнечные очки, но, к великой нашей досаде, это не так. НК РФ в ст. 252 четко указывает, что расходы должны быть обоснованы и подтверждены. Чтобы учесть расходы для уменьшения налогооблагаемой базы мы должны подтвердить их «нужность» для бизнеса. Можно и нужно оплачивать командировочные расходы: билеты, проживание в гостинице; можно оплатить встречу с деловым партнером (обед, а не вечеринку в клубе) – достигнутые договоренности или решенные вопросы вы сможете обосновать при ответе на требование из налоговой, но вряд будет принято пояснение: «клиент согласился подписать договор только благодаря моей неотразимой улыбке» (расходы на помаду – 1500 руб.)
Также хочется обратить внимание на еще один момент: лимит в 100 000 руб. по расчету наличностью в рамках одного договора (Указание ЦБ РФ от 20.06.2007 № 1843-У). Не важно, часто или редко производится оплата наличкой поставщику – если с ним один договор, и был превышен лимит на наличный расчет – оба попадают в нарушители. К чему все это было упомянуто: я встречала разные варианты трактовки этого Указания в отношении оплаты банковскими картами: кто-то считает, что это не относится к наличному расчету, кто-то считает наоборот. С этой ситуацией сталкивалась и я, перечитывала Указание несколько раз, и могу посоветовать вам поступать в этой ситуации так: если у вас есть хоть малейшая возможность избежать превышение лимита, используйте ее. Не стоит вступать на зыбкую почву пограничных решений, которые могут привести к неприятным последствиям.
Правила открытия и использования
В декабре 2004 г. ЦБ РФ выпустил Положение № 266-П «Об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием», в котором отражены основные принципы работы с картами. В п. 1.12 Положения указано, что карта не может существовать сама по себе – она должна быть привязана к расчетному счету. Значит, чтобы открыть карту, нужно иметь расчетный счет. Если вам не хочется привязывать ее к вашему «рабочему» счету, то можно открыть новый счет, специально для карты.
После выбора банка, в котором вы планируете оформить карту, следует запросить в банке список документов для ее открытия. У каждого банка могут быть свои требования. Но обычным набором документов являются: заявление на выпуск карты, заверенная выписка из ЕГРЮЛ, копия паспорта заявителя и доверенности на держателей карты с правом распоряжения денежными средствами, имеющимися на карте.
Если вас все же грызет червь сомнения о возможных нецелевых тратах по карте, ведь возместить их из заработной платы работника можно только по его письменному согласию согласно ст. 137 ТК РФ, то можете поступить следующим образом: банк всегда вам предлагает установить лимит по карте (это не обязанность, а право). Лимит может быть временным и постоянным. Например, вы прикинули, что на 10-дневную командировку сотруднику потребуется 20 000 руб., после этого установите на 10 дней лимит на снятие не более 20 000 руб.