Далеко не все организации могут себе позволить содержание собственного склада. Если возникла необходимость в хранении материалов, оборудования или готовой продукции. Таким компаниям приходится пользоваться услугами складских организаций, и в этом случае необходимо правильно организовать хранение ценного имущества. Для его передачи на склад оформляется форма МХ-1. Этот документ позволяет вести учет и контроль, чтобы не допустить пропажи.
Требования к заполнению документации
При передаче товарно-материальной ценности на краткосрочное или длительное хранение между организациями составляется договор, правила его заключения прописаны в 47 главе Гражданского кодекса. К этому договора прикладывается специальная форма, которая подтверждает, что ценности были переданы и приняты на хранение. Договор должен составляться между любыми организациями, передающими и принимающими ТМЦ вне зависимости от того, занимается ли компания хранением профессионально.
Госкомстат РФ в 1999 году утвердил специализированную форму МХ-1, она представляет собой акт приема и передачи материальных ценностей между организациями. В дальнейшем эта форма перестала быть обязательной для заполнения: компании могут разрабатывать свои варианты этого документа, в которых должна присутствовать та же информация.
Однако до сих пор большинство предприятий выбирают унифицированную форму МХ-1, так как она содержит всю необходимую информацию.
СКАЧАТЬ БЛАНК МХ-1Правила заполнения акта
Форма МХ-1 должна заполняться стороной, принимающей ценности на хранение. Компания, передающая ТМЦ, должна предоставить он них полную подробную информацию в соответствии с сопроводительными документами. В акте должны быть зафиксированы следующие сведения:
- Информация о предприятии-хранителе. Прописывается наименование фирмы и ее контактные данные.
- Информация о компании, передающей ценности. Также указывается название, контактные данные и ФИО уполномоченного лица.
- Данные о договоре хранения, заключенном между сторонами.
- Информация о ценностях, переданных на хранение. Указывается название ТМЦ, количество, вес, стоимость и другие параметры.
- Условия хранения. В акте должно быть указано, что продукция требует специальных условия хранения, в этом случае фирма должна обеспечить выполнение требований.
- Особые отметки о товаре или материалах, если это необходимо.
- ФИО и подпись передающего лица.
- ФИО и подпись принимающего лица.
Обычно составляется два экземпляра – для передающей и принимающей стороны. Документы скрепляются подписями уполномоченных лиц.
ОБРАЗЕЦ ЗАПОЛНЕНИЯ МХ-1Что дает заполнение формы?
Документальное оформление договора хранения и заполнение специальной формы по всем правилам предотвращает неприятные ситуации, связанные с пропажей товара на складе. После ее подписания на принимающую сторону ложится материальная ответственность за сохранность товара, ему должны быть обеспечены необходимые условия на складе. Хранитель принимает на себя все риски на случай утраты или порчи.
Если товар по каким-либо причинам был утерян или поврежден во время хранения на складе, его владелец вправе получить компенсацию причиненного материального ущерба. Документы станут основанием для подачи заявления в суд, если сторонам не удастся договориться между собой о размере неустойки.
Если же акт не был составлен или при его заполнении были допущены ошибки, передающая компания не сможет доказать факт передачи товара на хранение и потребовать компенсации за утерю. Заполнение документа гарантирует честное сотрудничество и предотвращает материальный ущерб.