Расходный кассовый ордер-2024: когда применяется и как оформляется

СКАЧАТЬ БЛАНК РАСХОДНОГО КАССОВОГО ОРДЕРА В 2024 ГОДУ

Когда требуется заполнить бланк расходного кассового ордера

Любая организация или предприниматель имеет кассу. В данном контексте имеется в виду не кассовый аппарат (онлайн-касса), а место, где хранятся деньги компании и происходит их прием и выдача. Каждая операция должна документироваться. Принимаются деньги в кассу на основании приходного кассового ордера, а выдаются по расходному (РКО).

Документ оформляется, когда:

• Выдается зарплата
• Производится оплата поставщику
• Выдаются подотчетные суммы
• Оформляется выдача наличных денег по иным операциям, не запрещенным законодательством.

Способ оформления документа зависит от того, какая форма ведения бухгалтерского учета принята в компании. Если документы оформляются вручную, то заполнение РКО подчиняется этому правилу. Большинство юридических лиц и ИП используют специальные бухгалтерские программы.

Общие правила заполнения кассового ордера

В верхней части документа обозначается название организации, составившей документ. Если этот реквизит отсутствует, то сложно идентифицировать, по какой компании прошла операция. С этой же целью в расходном кассовом ордере присутствует реквизит «ОКПО». Это – индивидуальный код, который органы статистики присваивают вновь созданному юридическому лицу и предпринимателю.

Обязательными реквизитами являются:

• Дата составления документа
• Номер РКО. Он должен быть уникальным. Не может выдаваться два документа в одним номером и числом. Нумерация обычно начинается с начала календарного года и заканчивается 31 декабря. Но небольшие компании могут не придерживаться этого правила
• Фамилия лица, получившего деньги. Здесь нужно обратить внимание, что компания не может получать деньги и подписывать документ. Это делает ее представитель. Поэтому правильной формулировкой будет «Выдано ООО «Восток» ч/з Иванова И.И. Если выдается зарплата по ведомости, то в качестве вида операции будет «Зарплата», а в строке «Основание» указываются реквизиты ведомости: номер и число
• Сумма. Это – основной реквизит, который прописывается цифрами и прописью. Лицо, получившее деньги, должно собственноручно написать сумму прописью и поставить подпись
• Подписи руководителя и главного бухгалтера.

РКО обычно заполняет кассир, но он не вправе распоряжаться средствами компании, поэтому подпись ставят руководитель – главный распорядитель финансов – и главный бухгалтер, отвечающий на бухгалтерский учет организации.

Все расходные ордера фиксируются в кассовой книге и журнале регистрации. В кассе документы подшиваются за каждый день и нумеруются. Регистрационные книги также должны быть прошиты и пронумерованы. Они могут вестись в ручном варианте или в электронном.

Заполнение расходного кассового ордера в 1С: Бухгалтерия

Программа позволяет автоматизировать процесс заполнения документа. Найти бланк можно, зайдя в раздел «Банк и касса»

В подразделе «Касса» выбираются «Кассовые документы». Во вкладке «Выдача» находится перечень выданных РКО.

Для создания нового документа нужно нажать на «Выдачу». На экране появится форма, которую нужно заполнить.

1. Номер заполняется автоматически
2. Дата также появляется на экране в реальном времени
3. Нужно выбрать «Вид операции». Предлагается несколько вариантов: оплата поставщику, выдача заработной платы, выдача подотчетному лицу, другие варианты
4. Далее нужно выбрать получателя
5. Заполняется сумма
6. Вводятся реквизиты договора
7. Ставка НДС. Сумма рассчитывается автоматически
8. Комментарий.

При выводе на печать документ будет выглядеть так:

Как заполнить РКО при расчете с поставщиками

Наличными деньгами можно расплатиться за товар, услугу. При этом нужно учитывать, что товарно-материальные ценности/оказанная услуга поступают от компании или ИП, а за деньгами обычно приходит представитель. Он имеет право на получение оплаты только при наличии доверенности.

Кассир формирует кассовый ордер, распечатывает его и дает на подпись лицу, получающему деньги. К РКО прилагается доверенность, также могут быть сопроводительные документы-основания: накладная, акт выполненных работ, иное.

на заметку

Юридические лица вправе выдавать доверенность за подписью руководителя, а предприниматели должны заверять ее у нотариуса.

Кроме того, нужно помнить, что в Указаниях банке 5348-У от 09.12.2019 установлен лимит расчетов наличными между юридическими лицами и предпринимателями.

на заметку

Самозанятые, не имеющие статуса ИП, не попадают под действие Указа. Поэтому на них лимит не распространяется.

Как заполнить РКО при расчете с подотчетными лицами

Закон не обязывает составлять перечень лиц компании, которые вправе получать деньги под отчет. Более того, средства могут выдаваться не только работнику, но и постороннему лицу, например, если подписан договор подряда.

Для кассира важно, чтобы был распорядительный документ от руководителя. Ранее перечень документов и требования были жесткими:

• От сотрудника требовалось заявления
• Выдача денег могла производиться только лицам, состоящим в штате компании
• Подотчетное лицо должно было отчитаться за предыдущие суммы.

Сейчас таких ограничений нет. Кассиру достаточно приказа руководителя или заявления сотрудника, на котором руководитель поставил подпись и сделал распорядительную надпись: «Выдать».

Внимание!

Лимитов по расчету с физическими лицами не существует, поэтому кассир вправе выдавать ту сумму, которую указал руководитель.

Как заполнить РКО при выдаче зарплаты

Основанием для выдачи зарплаты является ведомость. Сумма средств, выданная по ней, фиксируется в расходном кассовом ордере. Если сотрудник по каким-либо причинам не получил зарплату, то через три дня она депонируется. Что это значит?

Ведомость закрывается с пометкой «Выдано ХХ ХХХ рублей, депонировано ХХ ХХХ рублей». Неполученные суммы вносятся в отдельную ведомость, которая хранится до получения выплаты, а деньги сдаются в банк.

на заметку

В законодательстве нет ограничений по сроку получения депонированных сумм.

Сотрудник может доверить получение зарплаты родственнику, знакомому. Кассир вправе выдать деньги, если обратившееся лицо имеет доверенность от сотрудника.

Если зарплату или аванс получают один или два человека, то не имеет смысла составлять ведомость. Можно на каждого из них выписать отдельный расчетно-кассовый ордер.

Как заполнить РКО при сдаче денег в банк

Деньги сверх лимита нельзя хранить в кассе. Они сдаются на расчетный счет. Для проведения этой операции на лицо, которое повезет деньги в банк выписывается РКО. В основании не нужно указывать, что средства выданы в подотчет, а следует написать: «Для зачисления на р/ счет в ВТБ ООО «Лабиринт». К расходному кассовому ордеру прикладывается квитанция банка о принятии наличных.

Сколько хранятся РКО

Ордера относятся к бухгалтерским документам. Исходя из этого, срок их хранения равен пяти годам.

Коротко о главном

Наличные расчеты оформляются кассовыми документами. Для выдачи денег предусмотрен документ – «расходный кассовый ордер». С его помощью выдаются наличные деньги в счет выплаты зарплаты, в подотчет, при расчете с поставщиками и подрядчиками, при прочем движении денежных средств.