Зачем нужно готовить приказ?
Автомобиль – источник повышенной опасности. Чтобы компания могла использовать его в коммерческой деятельности, транспортное средство должно соответствовать комплексу норм. Их можно учесть только в случае, если за состоянием авто следит и несет за него ответственность конкретный человек. В организации, где автомобилей много, процесс усложняется. В результате возникает потребность в закреплении ТС за конкретным лицом, которое будет осуществлять контроль. Обычно такие обязанности делегируют водителю, занимающемуся управлением транспортным средством.
Сотрудников, за которыми закрепляется автомобиль, может быть несколько. Например, если водители работают посменно, они несут идентичную ответственность во время своей работы. Однако предусмотрены ограничения. 1 транспортное средство не может быть закреплено более, чем за 4 работниками. Действует и прямо противоположное правило. 1 работник не может отвечать более, чем за 1 автомобиля.
Факт закрепления автомобиля должен быть отражен официально. Для этого готовят соответствующий приказ. Его можно подготовить в отношении:
- легковых транспортных средств;
- грузовых автомобилей;
- спецтехники.
Лицо, фигурирующее в приказе, несет материальную ответственность за транспортное средство. Если оно получит какие-либо повреждения, ущерб могут взыскать с ответственного водителя.
Правила подготовки
Поручить подготовку приказа можно любому ответственному лицу, которое знакомо с правилами оформления распорядительной документации и требованиями законодательства. Обычно обязанность возлагают на:
- юрисконсульта;
- руководителя подразделения;
- специалиста кадрового отдела;
- секретаря.
Готовый документ обязательно подлежит удостоверению. Для этого его приносят на подпись директору. Если она отсутствует, приказ считается недействительным. Кроме того, документ предоставляют для ознакомления работнику, информация о котором указана в бланке. Он подтверждает факт изучения данных и согласия с ними, также проставляя подпись. Ставить печать необязательно. Ее оттиски используется только в том случае, если она есть в компании и была оформлена ранее.
Чтобы документ был подготовлен, должно присутствовать основание для его составления. В его качестве рассматривают ранее составленную служебную записку или приказ. Ссылку на основание приводят в тексте документа. Иногда достаточно сослаться на требования законодательства.
Сам процесс подготовки проводится с учетом стандартных требований делопроизводства. Единый стандарт оформления отсутствует. Для разработки приказа можно использовать внутренний бланк организации. Обычно документ оформляют на стандартном листе А4, однако отступление от него допустимо и не будет признано ошибкой.
Сам текст приказа пишут от руки или набирают на компьютере, а затем распечатывают. Важно, чтобы в документе не было ошибок, и он хорошо читался. Наличие исправлений недопустимо. Если возникла неточность, придется оформить приказ заново.
Готовый приказ не должен противоречить требованиям действующего законодательства. Любые нарушения делают документ недействительным. Приказ всегда готовят только в 1 экземпляре. Если необходимо, с него можно снимать копии. Чтобы они приобрели юридическую силу и подтвердили ту информацию, которую содержат, документы также подлежат заверению.
Содержание и образец приказа
Несмотря на отсутствие единого образца для подготовки приказа о закреплении транспортного средства за водителем, в процессе подготовки документа важно придерживаться определенных норм. В частности, необходимо отразить обязательные сведения.
Чтобы приказ признали действительным, в нем должны присутствовать следующие данные:
Чтобы не допустить ошибки, лучше использовать образец приказа о закреплении транспортного средства за водителем.
Образец приказа о закреплении автомобиля за водителем
Таким образом, подготовка приказа позволяет закрепить ответственность за транспортное средство за конкретным лицом, которое осуществляет распоряжение им. В результате удастся обеспечить сохранность имущества, уменьшить возможные риски. Однако приказ должен быть подготовлен правильно. Для этого в нем отражают обязательную информацию.