Приказ подписывают руководитель организации и командированный работник. Расскажем, как оформить такой документ и что запросить у сотрудника для подтверждения расходов после возвращения из поездки.
Кто и как составляет приказ на командировку
Бланк приказа может заполнить бухгалтер или кадровый работник на основании распоряжения руководителя. Форму Т-9 использовать необязательно, поскольку с 1 января утратил силу закон ФЗ № 129 “О бухгалтерском учёте”, в соответствии с которым нужно было применять унифицированные формы первичных документов. Однако бланк Т-9 отвечает требованиям, предъявляемым к документации такого рода, поэтому его можно использовать. Также организация вправе разработать собственный шаблон для внутрифирменного применения.
Приказ о направлении в командировку составляется только на тех работников, чья работа в обычном режиме не связана с постоянными поездками. К таким относятся водители, курьеры и представители других профессий, чья работа имеет разъездной характер.
Некоторых сотрудников можно отправить в командировку только при условии предварительного согласия. К ним относятся::
У остальных категорий работников спрашивать согласия не нужно. Руководитель на своё усмотрение выбирает, кого и когда отправить в служебную поездку.
Порядок заполнения приказа
Структура формы Т-9 включает 3 раздела. В верхней части указывают полное юридическое наименование работодателя, включая организационно-правовой статус. Справа вписывают код формы по ОКУД и по ОКПО, проставляют дату составления приказа и его номер.
Во втором разделе находится основная информация. Здесь указывают фамилию, имя и отчество работника без сокращений, отдел, в котором он работает, должность и табельный номер. Ниже указывают место командировки с точностью до населённого пункта.
В специальных графах проставляют количество календарных дней, в течение которых будет длиться поездка, даты её начала и окончания. Данные указывают цифрами.
При расчёте количества дней в срок командировки следует включать дни отъезда и приезда, даже если транспорт отправляется за несколько минут до полуночи, а возвращение происходит в самом начале суток.
Пример
В третий раздел вносят сведения о цели поездки и о том, кто её оплачивает. Командировка может быть за счёт работодателя или другого лица.
Цель поездки можно указать кратко. Она может быть общей или узконаправленной. К общим целям относятся:
- обмен опытом, обучение, получение навыков, научные исследования;
- увеличение рынка сбыта, увеличение объёмов продаж, поиск новых поставщиков и покупателей;
- заключение сделок, переговоры с партнёрами, клиентами;
- закупка оборудования и материалов для нужд компании;
- консультации по оборудованию.
Более узкие цели — это встреча с инвесторами, проверка работы подразделения, обучение персонала, ремонт техники и оборудования в филиале. Ниже в отдельной строке указывают, что послужило основанием для командировки. Это может быть служебное задание, оформленное отдельным документом. Вписывают дату цифрами и номер.
Следующие строки предназначены для внесения сведений о руководителе и работнике. В графе, предназначенной для руководителя, проставляется должность, подпись и расшифровка. В следующей строке работник ставит подпись рядом со словами “С приказом ознакомлен”. Рядом указывается дата составления. Заверять документ печатью не нужно, поскольку он относится к внутреннему документообороту.
Образец приказа о направлении работника в командировку в 2024 году
Подтверждение командировочных затрат
Вернувшись из поездки, работник предоставляет документы, подтверждающие расходы. Это могут быть квитанции, билеты на общественный транспорт, чеки, счета и другие платёжные документы.
Командировочные выплачиваются авансом, и подтверждение расходов нужно, чтобы произвести расчёт. Если работник потратил больше, чем сумма аванса, работодатель компенсирует ему разницу. В случае если часть аванса осталась неизрасходованной, сотрудник возвращает её в кассу.
Чем грозит командировка без приказа
Отправив работника в служебную поездку без приказа, работодатель не сможет обосновать связанные с ней расходы. Если это выяснится при налоговой проверке, ИП или организация получит штраф.