Иногда организации необходимо изменить свои реквизиты. Это может быть связано с изменением юридического адреса, банковских данных или другой важной информации. При этом, важно правильно и своевременно уведомить своих партнеров и клиентов об этих изменениях. Ведь, возможно, потребуется изменить текст договоров. Также если не уведомить контрагентов о смене банковских реквизитов, то будут проблемы с зачислением платежей.
СКАЧАТЬ БЛАНК ПИСЬМА О СМЕНЕ РЕКВИЗИТОВ ОРГАНИЗАЦИИ
СКАЧАТЬ БЛАНК ПИСЬМА О СМЕНЕ РЕКВИЗИТОВ ОРГАНИЗАЦИИ
Что такое реквизиты организации
Реквизиты организации – это набор данных, необходимых для формализации юридических, финансовых и других официальных документов. К ним относятся:
- полное и сокращенное название организации;
- юридический адрес;
- ИНН (Идентификационный номер налогоплательщика);
- КПП (Код причины постановки на учет);
- ОГРН (Основной государственный регистрационный номер);
- банковские данные (номер счета, наименование банка, БИК банка и т.д.);
- и другая информация, в зависимости от специфики организации.
- Почему важно уведомлять об изменении реквизитов?
Смена реквизитов организации может повлечь за собой ряд последствий.
- Во-первых, это может затруднить или сделать невозможным проведение финансовых операций. Если, например, банковские реквизиты организации были изменены, но об этом не было сообщено контрагентам, переводы денег могут быть отправлены на старые счета, что приведет к задержке платежей.
- Во-вторых, неправильные реквизиты в документах могут привести к юридическим последствиям. Документы с неверными реквизитами могут быть признаны недействительными.
Как правильно уведомить контрагентов
Определите список контрагентов, которых необходимо уведомить. Это могут быть ваши клиенты, поставщики, партнеры, банки и другие организации, с которыми у вас есть договорные отношения.
- Сформулируйте письмо. Письмо должно быть оформлено на фирменном бланке организации и подписано уполномоченным лицом. В письме должно быть четко указано, какие именно реквизиты были изменены, и приведены новые данные.
- Отправьте письмо всем контрагентам. Это можно сделать по электронной почте, факсу или обычной почте. Если изменения касаются большого числа контрагентов, можно использовать массовую рассылку.
Обновите данные на своем сайте и в других информационных системах. Не забудьте обновить реквизиты на своем сайте, в социальных сетях, а также во всех системах, где это необходимо (например, в системах электронной торговли).
Убедитесь, что информация была получена. Если возможно, получите подтверждение от контрагентов о получении и принятии изменений.
Письмо об изменении реквизитов: образец
Обычно информация о компании указывается в клиентской карточке, которую организация высылает своим деловым партнерам. При необходимости обновления этой информации можно просто выслать обновленную версию этой карточки.
В дополнение к этому, существует возможность отправить деловым партнерам специализированное уведомление о корректировке банковских данных. Если требуется, отправку такого сообщения можно подтвердить официально (например, отправив информацию заказным письмом с уведомлением или получив письменное подтверждение при личной передаче уведомления).
Компания сама выбирает формат данного письма. В нём указывается информация, которая изменяется, а также дата, с которой эти изменения становятся действительными. Уведомление может быть направлено как одному конкретному деловому партнеру (в этом случае его полное наименование указывается в заголовке), так и широкому кругу лиц.
Образец:
Дата: 01.09.2023
ООО “ПримерКомпани”
ИНН: 1234567890
КПП: 123456789
Адрес: 123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 1
ОАО “ПартнерСервис”
ИНН: 0987654321
КПП: 987654321
Адрес: 654321, г. Санкт-Петербург, ул. Партнерская, д. 2
Уважаемые коллеги!
Информируем Вас об изменении банковских реквизитов ООО “ПримерКомпани”.
Новые реквизиты следующие:
Расчетный счет: 12345678901234567890
Корреспондентский счет: 09876543210987654321
БИК: 123456789
Банк: ОАО “ПримерБанк”
Просим учесть данное изменение при проведении расчетов с нашей организацией.
С уважением,
Директор ООО “ПримерКомпани”
И. И. Иванов
Выводы
| № | Вывод |
|---|---|
| 1 | Смена реквизитов должна быть немедленно сообщена всем контрагентам. |
| 2 | Неуведомление о смене реквизитов может привести к финансовым потерям. |
| 3 | Информационное письмо должно содержать все новые реквизиты организации. |
| 4 | Письмо должно быть направлено официальными каналами коммуникации. |
| 5 | В письме должна быть указана дата, с которой новые реквизиты будут действительны. |
| 6 | Отправка письма заказным письмом с уведомлением может подтвердить его доставку. |
| 7 | Письмо должно быть подписано уполномоченным лицом организации. |
| 8 | Следует хранить копию письма для внутреннего учета и возможных дальнейших разногласий. |
| 9 | В договорах с контрагентами желательно предусмотреть обязанность сторон сообщать друг другу о смене реквизитов. |
| 10 | Необходимо обновить реквизиты на всех официальных документах и вебсайтах. |