Что понимают под аутсорсингом
Под аутсорсингом понимают передачу выполнения отдельных бизнес-процессов, производственно-хозяйственных функций сторонним организациям-исполнителям. То есть, необходимый объем работ, не связанных с основной деятельностью компании, выполняют сторонние специалисты, не состоящие в ее штате.
Оценивая возможность применения в организации подобного инструмента, нужно опираться на следующие критерии:
- наличие в компании производственных функций, которые она может выделить без ущерба для результатов своей деятельности;
- присутствие на рынке организации, которая может выполнять необходимые работы такого же либо лучшего качества, в приемлемые сроки, по выгодной цене.
При применении подобного механизма в нем всегда участвуют 3 элемента: работы для выполнения, заказчик работ и их исполнитель.
Заказчик заключает с аутсорсинговой компанией договор на выполнение определенного перечня работ по оговоренной цене и в необходимые сроки, а по итогам их исполнения производит оплату.
В качестве сферы применения аутсорсинга можно выделить множество направлений:
- бухгалтерский и налоговый учет;
- временное привлечение специалистов для выполнения конкретной работы;
- клининг производственных и хозяйственных помещений;
- организация пропускного режима в компании;
- обеспечение работников питанием;
- транспортировка продукции или товаров и т. д.
Форма договора между заказчиком и исполнителем носит гражданско-правовой характер, а его предмет, как правило, – выполнение конкретного перечня работ или оказания услуг.
Кому чаще всего нужен аутсорсинг персонала
Чаще всего аутсорсинг сотрудников актуален для молодых, развивающихся компаний с нерегулярными объемами работ. Держать постоянный персонал ввиду его неполной загруженности для них слишком затратно. Поэтому по мере колебания спроса целесообразно использовать услуги сторонних исполнителей.
Однако это не значит, что подобной потребности не бывает и у крупной действующей компании. Так, в период бурного роста она может просто не успевать нанимать необходимое количество подготовленных кадров в непрофильных для нее, но необходимых направлениях. Тогда целесообразно передать их сторонней фирме – чтобы не потерять клиентов и долю рынка.
Нередко к услугам аутсорсинга прибегают после масштабного сокращения персонала, если впоследствии появляются разовые работы, которые после оптимизации просто некому выполнять. При этом увеличение численности в связи с возникновением таких работ не планируют по экономическим соображениям.
Перечень видов аутсорсинга
Общая классификация аутсорсинга зависит от объема и характеристики работы или бизнес-процесса, передаваемого на сторону. На практике чаще всего выделяют:
- аутсорсинг бухгалтерских услуг – может включать как полное ведение всей документации или выборочных участков, так и только составление финансовой отчетности;
- аутсорсинг IT-сферы – включает установку и настройку электронного оборудования и его компонентов, разработку, внедрение и отладку программного обеспечения и информационных сетей;
- производственный аутсорсинг – связан с передачей сторонней фирме всего объема изготовления конкретного изделия, продукта или его части. На практике его делят на аутсорсинг заготовок и комплектующих для технически сложных товаров. А также на аутсорсинг отдельных работ по производству продукции: текущий ремонт оборудования, пуско-наладочные работы. Сюда же можно отнести и аутсорсинг ПТО (производственно-технического отдела) в строительной компании;
- аутсорсинг юридических услуг – это создание и поддержание всего комплекса организационной документации, участие в судебных процессах от лица компании, оказание корпоративного юридического сопровождения;
- аутсорсинг персонала – предполагает предоставление в распоряжение заказчика людей для выполнения конкретного перечня работ, указанного в договоре. При этом, если функции выполняются на рабочих местах и с использованием ресурсов исполнителя, применение понятия “аутсорсинг” правильно. Но если фактически аутсорсинговая компания предоставляет персонал в полное распоряжение заказчика и при этом выполняются указания последнего на его территории с использованием его ресурсов и средств труда, такую передачу называют аутстаффингом. Он тоже может разделяться в зависимости от направления и содержания конкретных работ: бухгалтерский, юридический, производственный, логистический и т. д.;
- аутсорсинг транспортных услуг – связан с тем, что не все компании могут позволить себе содержать автопарк, это очень затратно. Поэтому доставку продукции и перевозку сотрудников по служебной надобности доверяют сторонним компаниям.
Чем хорош и чем плох аутсорсинг
Можно сказать, что очевидные достоинства аутсорсинга могут быть зеркальным отображением его же недостатков. Поэтому при принятии решения о его применении нужно анализировать весь комплекс имеющихся обстоятельств и возможные последствия.
Компания сама решает, что для нее выгоднее: платить больше, но при этом высвободить рабочее время управленцев и повысить качество услуги/работы либо, напротив, немного поступиться качеством, но при этом значительно сэкономить на затратах.
Также самостоятельно следует оценивать риск разглашения корпоративных секретов в случае привлечения аутсорсинговых фирм к решению юридических или бухгалтерских вопросов. При этом нужно помнить, что привлечение аутсорсинга практически всегда разрушает уже сложившиеся внутрихозяйственные связи. Их будет сложно возродить, если аутсорсинг себя не оправдал и от него в итоге отказались.
Как перевести бизнес-процесс на аутсорсинг
Как и любая другая процедура, требующая взвешенного подхода для принятия по ней решений, процесс перевода функций на аутсорсинг состоит из нескольких этапов.
Обозначим наиболее частые ошибки, которые совершают компании в процессе перехода:
- слишком скоропалительная оптимизация персонала, не дающая возможности аутсорсинговой компании вовремя набрать достаточный персонал;
- отсутствие в договоре конкретных сроков выполнения работы и оказания услуг. Нелюбовь к конкретным срокам со стороны исполнителей – одна из главных проблем аутсорсинга. Поэтому лучше указать в договоре четкие даты или периоды, в течение которых должны выполняться задачи;
- отсутствие мер финансовой ответственности исполнителя в договоре;
- ошибки на стадии расчета эффективности использования аутсорсинга, приводящие впоследствии к росту затрат на требуемые работы в сравнении с той суммой, которую фирма тратила на них, когда делал их сама.