Что стоит за кодами зарплаты в расчетном листе? В первую очередь, это должен понимать сотрудник, получивший его. Расскажем об оптимальном для работодателя подходе к этим кодам.

Есть такая обязанность

Не каждый сотрудник в курсе, что работодатель обязан уведомлять его о размерах частей, составляющих его заработную плату. А если некая часть из нее подлежит удержанию, то должен предоставить подчиненному объяснение – по какой причине и куда эти средства были направлены.

Форма и структура документа

Как правило, кодами зарплаты в расчетном листе и самой формой этого документа заведует руководство предприятия. В утвержденный организацией бланк вносят сведения о получаемом сотрудником доходе, поскольку действующим законодательством обязательной формы листка не предусмотрено.

Подробнее об этом см. «Приказ на утверждение расчетного листка по зарплате: образец».

Чаще всего коды зарплаты в расчетном листе необходимы для того, чтобы:

  1. автоматизировать весь процесс расчетов по оплате труда;
  2. при необходимости за считанные минуты сформировать на конкретное лицо расчетный листок.

В рассматриваемом документе должна быть изложена следующая информация:

  1. размер составных частей зарплаты за определенный временной промежуток;
  2. другие денежные средства, которые были начислены (за невостребованный отпуск, компенсации и т. п.);
  3. все виды удержаний из з/п;
  4. конечная сумма, которую должен получить сотрудник на руки.

Скачать этот примерный бланк расчетного листа на нашем сайте можно здесь.

Подход к кодам

Нужно понимать, что любой сотрудник, видя коды зарплаты в расчетном листе, должен иметь представление о расшифровке приведенных обозначений.

Согласно трудовому законодательству, каждый работник должен обладать информацией о размере и структуре своего трудового дохода. Проще говоря, перечисления одних кодов – недостаточно. Здесь можно выделить 2 подхода, как действовать.

Как раскрывать коды зарплаты в расчетном листе
ПодходСуть
1Пояснение к каждому коду – в самом листкеНаниматель может раскрыть все коды непосредственно в каждом зарплатном листке. То есть, код и далее следует его расшифровка.
2Утвердить отдельный документ с расшифровкой всех кодовЕсли предприятие не применяет подход № 1, то должно в обязательном порядке объяснить сотруднику значение каждого кода.
Если возникает необходимость использовать новые коды, нужно предоставлять сотрудникам информацию об этом.

К формату (структуре) кодов законодательство тоже не предъявляет жестких требований. Поэтому каждый работодатель самостоятельно принимает решение:

  1. разработать собственную кодировку, которую и использовать на предприятии;
  2. взять коды из справки о доходах по форме 2-НДФЛ (либо частично заимствовать их).

Подробнее об этом см. «Таблица с расшифровкой кодов доходов для 2-НДФЛ в 2017 году».

Чтобы в будущем не возникало организационных проблем, рекомендуем также урегулировать процесс выдачи расчетных листов с кодами зарплаты. Можно:

  • сделать к листкам отрывную часть, на которой должен поставить подпись соответствующий сотрудник;
  • завести отдельный журнал для учета всех выданных листков.

В таком случае у работодателя всегда будут доказательства того, что он выполняет все свои обязательства перед сотрудником по информированию последнего о структуре его заработка.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.